Experimentando Ideação — Inserindo a abordagem de design dentro Agência Espacial Brasileira

Isabela Miranda
May 30, 2018 · 9 min read

Texto escrito por Isabela Miranda


A Agência Espacial Brasileira é um orgão do governo responsável por formular, coordenar e executar a Política Espacial Brasileira. Comum a diversos orgãos do governo, a Agência apresenta algumas inconsistências para a execução do seu trabalho, sejam elas na parte de gestão, cultura organizacional ou na realização de projetos.

Se tratando de uma cenário de menor proporção dentro da AEB, o Departamento de Informática ao perceber que essas inconsistências afetavam diretamente o resultado de seu trabalho decidiu inovar para solucionar essa questão. Foi feito uma proposta de utilizar metodologias de design e trabalhar centrado no usuário para solucionar problemas relacionados a execução de projetos e também problemas internos do departamento.

O PROBLEMA RAIZ

Dentre as diversas questões a serem resolvidas foi apontado por grande parte da equipe que existia uma dor devido a falta de gestão de conhecimento dentro do departamento e a falta de atenção para conteúdos produzidos pela equipe. Conteúdos os quais poderiam de alguma forma contribuir para o time, mas que ao não serem distribuídos de forma adequada se perdia e não gerava conhecimento para o restante da equipe.

A partir da percepção dessa dor foi proposto que através de colaboração e co-criação se desenvolvesse uma solução. A sugestão foi a desenvolver rodadas de ideação para descobrir o real problema, a causa, e como solucionar de forma efetiva para os reais afetados pela dor, os funcionários da DInf da AEB.

DESAFIOS

Foi possível perceber que a vontade da equipe de resolver problema era real, porém haviam alguns desafios. Para muitos da equipe seria a primeira vez a participar de uma rodada de ideação, com ferramentas e métodos desconhecidos pela maioria.

Outro desafios foi o de a DInf não ter nenhum processo ou toolkit desenvolvido. Dessa forma foi necessário estudar e escolher ferramentas que pudessem melhor se adequar ao perfil da equipe e do problema. As ferramentas escolhidas para um primeiro experimento foram retiradas do Toolkit da Nesta, e foram divididas para: Identificar o problema, identificar as causas do problema, gerar ideias, e desenvolver protótipo.

IDENTIFICANDO O PROBLEMA E CRIANDO SOLUÇÕES

Essa primeira rodada experimental de ideação foi dividida em 3 dias, onde em um período desses dias, manhã ou tarde, parte da equipe se dedicou a idendificar e solucionar problemas relacionados a gestão de conhecimento.

  • Média de participantes: 7
  • Perfil dos participantes: Servidores da área de desenvolvimento da DInf AEB; Pesquisadores da área de desenvolvimento e UX da DInf AEB; Faixa etária de 20 a 50 anos.
  • Ferramentas utilizadas: Canvas de Definição de Problema; Canvas de Diagrama de Causas; Gerador rápido de ideias; Plano de testes de protótipo.

DIA 1 — DEFINIÇÃO DO PROBLEMA

O primeiro dia foi dedicado a preencher dois canvas para identificar o problema e as causas para a falta de gestão de conhecimento dentro da DInf da AEB.

CANVAS DE DEFINIÇÃO DO PROBLEMA

“Esta ferramenta funciona tanto para abrir um problema — apresentá-lo de uma forma que pode ser analisada a partir de um número de ângulos -, bem como ajudar a definir o contexto mais amplo e identificar problemas relacionados.”

Canvas de Definição de Problema

A estrutura do Canvas de Definição de Problema consiste em responder 5 perguntas a fim de se apronfudar em fatores que influenciam um problema inicial, e a partir de novas percepções reformular esse problema com mais clareza sobre o que colabora para que ele exista.

Durante 1h os participantes trabalharam juntos para responder as perguntas do canvas e ao final apresentar um problema reformulado sobre as falhas quanto a gestão de conhecimento dentro da DInf da AEB.

A DEFINIÇÃO DO PROBLEMA

“As pessoas não distribuem conhecimento por falta de estímulo”

O ponto de partida para o preenchimento do canvas foi a primeira coluna, onde os participantes definiram alguns pontos do porque poderia existir um défice de gestão de conhecimento. Dentre os pontos apresentados estavam:

  • Falta de cultura coorporativa
  • Falta de visão, entendimento de suas funções
  • Desperdicio de conhecimento adquirido
  • Falta de planejamento

Seguindo com o preenchimento das próximas colunas foram discutidos diversos pontos sobre quem era afetado pelo problema, os fatores que influenciavam para o problema existir e porque tentar resolve-lo. Após análise dessa variedade de pontos e com uma visão mais porfunda e abrangente sobre a situação o time concluiu que o real problema era que “as pessoas não distribuem conhecimento por falta de estímulo”, sendo esse estímulo através de cobrança, desafio ou recompensa.

CANVAS DE DIAGRAMA DE CAUSAS

“Ele o estimula à desconstruir todas as possíveis causas para o problema, em vez de olhar as mais óbvias. Você pode usá-lo tanto para analisar um novo problema, quanto para destacar as lacunas em um já existente.”

Canvas de Diagrama de Causas

O segundo canvas do dia foi o de Diagrama de Causas. A intenção ao utilizar esse canvas era de que o time identificasse as causas para o problema. Após preencher o canvas não fugiu muito do que havia sido percebido no canvas anterior, mas foi possível evidenciar que a causa para a não distribuição de conhecimento dentro da DInf era a falta de estímulo.

Dessa forma foi possível finalizar o primeiro dia com o que havia sido proposto, a definição de um problema a ser solucionado.

DIA 2 — GERAR IDÉIAS

Após a definição do problema o segundo dia foi dedicado para gerar ideias e buscar soluções para a falta de estímulo para a distribuição de conhecimento.

CANVAS GERADOR RÁPIDO DE IDEIAS

“Essa ferramenta permite que uma equipe gere ideias ao olhar para um problema ou oportunidade de uma variedade de perspectivas. Isso ajuda a criar novas ideias para soluções em potencial, e também fortalece atuais ofertas, já que as desafia via abordagens diferentes.”

Canvas Gerador Rápido de Idéias

O Gerador Rápido de Idéias tem como objetivo auxiliar uma equipe a criar ou distorcer idéias. Para iniciar o preenchimento do canvas é necessário ter um ponto de partida(problema, oportunidade, ideia conceitual ou proposta existente) bem definido. No caso que estavamos trabalhando o ponto de partida foi que “as pessoas não distribuem conhecimento por falta de estímulo”. A partir do problema definido é necessário pensar em fatores e situação atuais relacionados ao problema e então trabalhar em novas ideias baseado nas abordagens do Gerador de Ideias.

A partir desse problema os participantes trabalharam individualmente para o preenchimento do canvas. Com 5 min estabelecidos para o preenchimento de cada sessão. Após as ideias criadas os integrantes tiveram mais um tempo para avaliar suas ideias individualmente e escolherem as duas que julgaram ser mais eficazes para solucionar o problema e possíveis de serem desenvolvidas.

AVALIANDO AS IDEIAS

Depois de escolhida as duas ideias cada participante colocou suas ideias em um novo canvas desenhado no quadro, para assim construir um canvas organizado com as ideias gerais de todos. Rapidamente os participaram apresentaram suas ideias para o grupo. Conhecendo todas as ideias foi necessário fazer uma votação para escolher aquelas que seriam prototipadas.

Cada participante teve um total de 3 pontos para votação, os quais deveria votar 2 pontos na ideia que mais o agradou e 1 na segunda opção. Dessa forma foi possível perceber se o time estava de acordo com a escolha da ideia a ser prototipada.

Com a votação foi possível estabelecer duas hipóteses a serem seguidas para a prototipação:

  1. Gestão do conhecimento e gamification são duas coisas diferentes. E se gamificação fosse introduzida para estimular a gestão do conhecimento?
  2. O conhecimento está sendo gerido em diferentes plataformas. E se uma única plataforma/método gerisse todo o conhecimento?

DIA 3 — PROTOTIPAR

Com hipótese de solução definida o terceiro dia foi dedicado a prototipação dessa ideia.

PLANO DE TESTE DE PROTÓTIPOS

“…prorotipar é mais do que “testar”; é uma forma estruturada de conferir se você tem uma solução ou abordagem e ciente e adequada antes de implementar ou fazer um grande investimento.”

Canvas de Plano de Teste de Protótipos

Prototipar é uma prática feita para validar uma idéia ou produto antes de concentrar esforços para a produção final. A prototipação pode ser feitas diversas vezes até que se encontre um resultado satisfatório que valha a pena investir na produção.

O Plano de Teste de Protótipos auxilia no caminho a ser seguido para a criação e validação de um protótipo. O primeiro passo é definir a hipótese a ser trabalhada, após a definição as próximas etapas são basicamente criar modelos da sua ideia e testar com os usuários do produto, receber feedback, ter insights e a partir dessas percepções desenvolver novos protótipos com as devidas adaptações até que se chegue a um resultado final.

Devido ao tempo estabelecido para a rodada de ideação não foi possível realizar todas as etapas do Plano. O que foi feito foi definir uma hipótese, traçar um pequeno modelo do produto.

HIPÓTESE

Partindo das duas suposições votadas na fase de gerar ideias foi definida a segunde hipótese:

  • “Unificar o conhecimento gerado em uma plataforma gamificada vai estimular os colaboradores da DInf a compartilhar e consumir esse conhecimento.”

MODELO

Através de um modelo simples de storyboard os participantes buscaram definir as características e elementos da plataforma, assim como traçar a jornada desse usuário ao utilizar o produto. Dentre o que foi definito estava:

  • Opção de postagem de dúvidas com respostas pelos colaboradores da DInf;
  • Feed com os commits feitos do GitHub;
  • Material de projetos passados;
  • Materiais sobre eventos em que houve participação dos colaborares;
  • Opção de receber pontos para perguntas respondidas e postagens feitas;
  • Opção de acompanhar a pontuação.

PRÓXIMOS PASSOS

Seguindo o Plano de Testes de Protótipos os próximos passos seriam validar o modelos com usuários e continuar iterando as ideias em outros protótipos. Devido ao tempo estabelecido para essa oficina não foi possível dar continuídade dessa forma. Dessa forma a atividade seguinte da equipe foi de estabelecer um cronograma para desenvolver um protótipo a partir das ideias do modelo e planejar como seriam realizados os testes.

Visão Geral

Durante 3 dias colaboradores da DInf da AEB foram apresentados na prática a novas ferramentas e métodos de trabalhos jamais utilizados por eles antes. De forma geral os resultados foram satisfatórios e a equipe demonstrou interesse no novo método de trabalho. Apesar dos efeitos positivos aconteceram algumas adversidades que serão levadas em contas para próximas atividades, sempre buscando melhores resultados e bem estar da equipe.

A seguir é possível acompanhar algum dos pontos levantados durante a experiência:

Pontos negativos

  • Nem todos os participantes puderam participar em todos os dias da oficina, gerando muita rotatividade de pessoas e equipe desalinhada em alguns momentos;
  • Equipe muito grande. Todos quiseram participar mas a quantidade de pessoas gerou muitas conversas atrapalhando o fluxo da dinâmica em alguns momento;
  • Ao utilizar ferramentas em que toda a equipe deveria fazer parte algumas pessoas não se sentiram muito confortável em participar.

Pontos positivos

  • Foi possível definir um problema e uma hipótese de solução;
  • A solução busca resolver uma dor real da equipe;
  • A equipe estava aberta a trabalhar com novos métodos;
  • A equipe conseguiu perceber a importância de trabalhar centrado no usuário.


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Isabela é designer de experiência, serviços e interface. Ama entender problemas complexos e desenvolver soluções centradas nos usuários.

Isabela Miranda

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Product and Research Designer

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