[科技業採購筆記]－採購類職務的分工
我決定不再對我的更新週期做任何預告了，因為人生就是會有很多意料之外的事件。譬如這次，COVID-19就讓筆者從農曆年回來之後就深陷在追料循環之中。採購身處供應鏈的一環，這類的突發性事件其實是很大的洗禮和成長的機會，筆者開始做採購工作之後的第一個主管曾經說過：『只有在追過料跟蹲過庫存之後，才算是一個真正的採購。』在撰寫這篇文章的同時，疫情還沒有平息的跡象，希望大家身體都健康平安。在疫情穩定之後，有機會再將這段時間的觀察跟心得整理之後分享給讀者們。
閒聊的部分就到此為止，這篇文章將跟各位分享一下採購類職務的分工。如同在這系列文章的前言中提到，採購的工作範圍很龐大，舉凡與供應商管理相關的工作都能夠歸類在其中。對於想選擇採購領域做為職涯發展的讀者來說，對所應徵職位的工作內容，以及其在採購鍊中的定位能夠提前瞭解是很重要的，可以避免在入職之後才發覺實質工作內容和想像有很大的差距。還是不免俗地要先強調，一個組織中採購單位的編制，與該組織對於採購的重視程度、產品供應鍊的複雜程度以及特定產業的聚落地理分佈都有關係。因此，這篇文章的分類不是標準答案，組織較扁平或是資源有限的公司是會把其中幾種功能合併起來的喔。
筆者個人認為，整個採購鍊的起始點是『供應商開發』(Scouting)，也就是依據組織對於產品、服務、或是地理位置上的需求尋找適合的供應商，譬如在各種B2B(Business to Business)的展覽中看到的採購，其實都是在做scouting的工作。一般來說，屬於『通用商品』(commodity) 的料件才會有持續開發新供應商的需求。如果你是負責資本高度密集或已經是寡占市場的料件，譬如以個人電腦的供應鏈舉例，CPU/GPU/記憶體/儲存這幾種關鍵零組件都已身處高度整合的寡占產業。意即規模比較小的廠商已經退出市場，後續新的供應商加入的機率相對較低，因此，供應商開發在你的工作內容佔比就會相對低。
找到適合的供應商，並且將它們列入『合格供應商清單』(Approved Vendor List, AVL) 後，符合大眾認知的採購－Sourcing 就會接手。Sourcing 主要的工作內容就是負責採購成本，包含但不限於向合格供應商們詢價(Request for quotation, RFQ) 、根據各家報價決定配比 (Allocation) 或制定採購計畫與策略、以及降低成本 (Cost Reduction)…等。Sourcing通常也擔任供應商的主要窗口，在比較嚴謹的組織中，甚至會規定所有與成本相關的資訊只有sourcing能夠觸及。另外，也因為sourcing負責議價和各供應商之間的配比，和供應商的交流也非常頻繁，通常只要是需要和供應商協商談判的議題，sourcing都需要參與。
當sourcing提出的採購計畫與採購成本在組織內外都達成共識之後，會由buyer來執行，也就是依照需求下採購單(Purchase Order, PO)。理想的狀況下，buyer的工作將不只是透過系統開立訂單這麼單純，普遍來說也要負責檢視供應商的交料計畫，並在交期和數量不符預期的時候即時反應，進一步協調生產單位調整生產排程，或是讓sourcing參與其中和廠商進行協商。直觀一點地說，可以把buyer的工作想像成生產單位(組裝廠或代工廠)和供應商的介面，負責匹配供給(供應商交期)和需求(生產計畫)。
上述採購鍊中的三種分工－scouting, sourcing與buyer 是在採購端的普遍配置。只是，在文章的開始有提到，許多組織會因時置宜，將這些分工合併成一個角色或是拆分出更多角色。舉例來說，筆者有看過組織中的buyer就只純下單，交期和料況是由planning和sourcing共同負責的情形。說到底，組織中的詳細分工，通常還是要看組織管理者對於供應鏈的理解與想像來定義。
關於採購類職務分工的分享就先寫到這，短短一千五百字的篇幅沒有辦法寫得很細，有未竟之處還請見諒，若是任何的問題和建議也歡迎各位透過留言回應。下一篇文章見囉！
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