Krealogi — Studi Kasus UI/UX — Simple CRM
Catatan :
Proyek ini merupakan bagian dari program pelatihan UI/UX yang dilaksanakan oleh Skilvul , untuk program Kampus Merdeka yang diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia. Krealogi — PT Karya Du Anyam adalah Mitra Tantangan. Saya tidak bekerja atau dikontrak secara profesional oleh Krealogi — PT Karya Du Anyam.
- Durasi :
4 Minggu (Oktober — November 2021) - Peran Dalam Tim :
Saya sebagai UI/UX Designer berkolaborasi dengan Reza Muzhaffar F dan Sena Bayu. Kami memiliki peran dan tanggungjawab yang sama. Tanggungjawab tersebut meliputi :
— Melakukan secondary research pada tahap Emphatize
— Melakukan brainstorming masalah dan solusi dengan tim pada tahap Define dan Ideate
— Membuat wireframe (Low Fidelity & High Fidelity) dan interaksi prototype pada tahap Prototype
— Sebagai Observer saat User Research dan Usability Testing - Tools :
Figma, Useberry, Google Docs, dan Google Spreedsheet. - Mentor :
Dalam proses pengerjaan proyek ini, tim kami dibimbing oleh mentor, Kak Erricson Hardiansyah.
Latar Belakang
Seperti yang telah disebutkan, proyek ini adalah proyek yang saya lakukan ketika mengikuti pelatihan UI/UX di Skilvul yang diselenggarakan oleh program Kampus Merdeka. Saya memilih tantangan dari tantangan mitra Krealogi — PT Karya Du Anyam sebagai tugas akhir pelatihan ini. Berikut ini informasi mengenai produk tantangan dan tantangan yang harus diselesaikan.
Tentang Produk Tantangan — Krealogi
Krealogi — PT Karya Du Anyam merupakan platform yang digunakan untuk pencatatan operasional dan perencanaan bisnis UMKM. Saat ini, Krealogi hanya tersedia untuk perangkat Android. Fitur yang ditawarkan aplikasi Krealogi meliputi:
- Pencatatan Pesanan
- Pengelolaan Persediaan
- Perencanaan dan Monitor Produksi
- Pencatatan Biaya
Pengguna aplikasi Krealogi memiliki latar belakang profesi sebagai pemilik usaha kecil, mikro, atau ultra mikro. Pengembangkan aplikasi ini berfokus pada tipe pengguna seperti Bu Nuning dan Pak Patrisius. Tipe pengguna tersebut dapat dilihat seperti gambar di bawah ini :
Tantangan
Saat ini, banyak dari pengguna aplikasi Krealogi tidak memiliki database pelanggan. Informasi pelanggan disimpan dalam bentuk catatan manual atau disimpan sebagai kontak WhatsApp. Di dalam aplikasi ini juga belum terhubung dengan database pelanggan. Hal tersebut, membuat pengguna menemui kendala untuk melakukan dua aktivitas sekaligus yaitu mengecek catatan penjualan dalam aplikasi ini dan menghubungi konsumen. Penyimpanan data pelanggan pada aplikasi diharapkan dapat membantu pelanggan dalam mengetahui siapa saja pelanggannya untuk melakukan penjualan berdasarkan data penjualan yang sudah tercatat.
Berdasarkan kondisi saat ini, aplikasi membutuhkan sistem CRM (Customer Relationship Management) sederhana yang dapat digunakan untuk mengelola data pelanggan dan mengelola hubungan dengan pelanggan atau potensial pelanggan.
“Tujuan dari CRM adalah untuk mengetahui sebanyak mungkin tentang bagaimana kebutuhan dan perilaku pelanggan, untuk selanjutnya memberikan sebuah pelayanan yang optimal dan mempertahankan hubungan yang sudah ada…”
Dikutip dari : https://lintasmediadanawa.com/
Proses Desain
Design Thinking digunakan sebagai metodologi dalam proses desain proyek ini. Berikut ini tahapan desain yang dilakukan dari minggu pertama sampai minggu ke-empat :
1 — Emphatize
Kami melakukan secondary research untuk mengumpulkan informasi dan memahami permasalahan yang akan diselesaikan. Secondary research dilakukan dengan cara membuat resume dari sesi tanya jawab dengan mitra, menganalisis aplikasi kompetitor yang serupa, dan menganalisis feedback aplikasi dari Play Store. Selain itu, karena sebelumnya kami bukan pengguna aplikasi Krealogi sehingga kami perlu mengunduh dan mengekplorasi aplikasi agar dapat memahami alur aplikasi serta kebutuhan pengguna nantinya. Informasi yang didapatkan dari tahap ini akan digunakan pada tahap selanjutnya.
2 — Define
Pada tahap ini kami melakukan brainstorming pain points permasalahan pengguna berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari tahap Emphatize. Di bawah ini 4 pain point utama yang dirasakan pengguna.
Pain Point 1 : Belum tersedianya penyimpanan data pelanggan dalam aplikasi ini
Pengguna menyimpan data pelanggan secara manual atau disimpan di penyimpanan kontak telepon mereka. Jika disimpan dalam penyimpanan kontak telepon, pengguna akan mengalami kesulitan ketika menghubungi pelanggan karena kontak pelanggan tercampur dengan kontak pribadi lainnya. Selain itu, data pelanggan yang tidak tersimpan dalam aplikasi ini membuat pengguna perlu memasukan kembali nama pelanggan yang sama di banyak pesanan. Hal ini tentunya kurang efisien karena pengguna harus memasukkan berulang kali informasi pelanggan yang sama.
Pain Point 2 : Pelanggan mengalami kesulitan ketika mengecek pesanan dan menghubungi pelanggan secara bersamaan
Pengguna akan melakukan pengecekan pesanan yang dapat dilakukan dalam aplikasi ini. Untuk menghubungi pelanggan, pengguna perlu berpindah ke aplikasi lain lalu mencari kontak pelanggan tersebut.
Pain Point 3 : Belum ada media untuk menyebarkan informasi usaha pengguna kepada pelanggan atau potensial pelanggan
Pengguna perlu menjaga hubungan dan komunikasi dengan pelanggan ataupun pihak yang berkepentingan dengan usaha pengguna. Selain itu, pengguna perlu menarik potensial pelanggan yang tertarik dengan usahanya. Salah satu caranya adalah membuat pelanggan atau potensial pelanggan mengetahui informasi usaha pengguna terutama bagaimana cara usaha pengguna tersebut dapat dihubungi.
Pain Point 4 : Belum tersedia informasi penjualan yang terintegrasi dengan data pelanggan
Pengguna mengalami kesulitan untuk mengecek perkembangan transaksi dari pelanggan yang bersangkutan. Selain itu, belum tersedia laporan penjualan pelanggan yang dapat mengetahui siapa saja pelanggannya sehingga pengguna dapat melakukan rencana penjualan berdasarkan data penjualan yang sudah tercatat. Laporan penjualan dapat membantu pengguna dalam mengambil keputusan dalam perencanaan usahanya.
Setelah mendefinisikan pain points pengguna, selanjutnya adalah membuat pertanyaan How-Might We (bagaimana cara kita..). Pertanyaan tersebut akan memudahkan dalam merumuskan ide solusi di tahap selanjutnya. Berikut ini How-Might We dari 4 pain points di atas :
3 — Ideate
Identifikasi ide solusi dilakukan pada tahap ini, ide solusi tersebut dapat dihasilkan melalui proses brainstorming bersama tim. Setelah melewati proses pengelompokan prioritas ide dan voting anggota tim, dimana ide solusi yang terpilih adalah yang dapat dikembangkan dengan usaha yang rendah tapi dapat menghasilkan nilai pengguna yang tinggi, berikut ini ide solusi yang dihasilkan dari bantuan pertanyaan How-Might We :
Pain point 1 dan 2
Pertanyaan : Bagaimana cara kita membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas aktivitas pengguna yang berhubungan dengan pelanggan dalam aplikasi ini?
Ide solusi :
- Menyediakan fitur pendataan pelanggan di dalam aplikasi yang dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu memasukkan data melalui isian form atau memasukkan data dari kontak yang tersimpan di telepon.
- Pengisian informasi pelanggan pada pencatatan pesanan dilakukan dengan memilih data pelanggan yang sudah disimpan sebelumnya.
- Tersedia aksi [tombol] untuk menghubungi pelanggan di halaman pengecekan pesanan pelanggan. Pengguna dapat menghubungi pelanggan dari halaman transaksi pelanggan tersebut.
Pain point 3
Pertanyaan : Bagaimana cara kita memudahkan pengguna menyebarkan informasi mengenai usahanya kepada pelanggan dan potensial pelanggan?
Ide solusi :
- Menyediakan fitur Kartu Nama yang berisi informasi usaha pengguna. Kartu nama adalah cara untuk membagikan informasi usaha kepada orang lain. Kartu nama dapat disimpan dalam bentuk file gambar atau pdf dan dapat dibagikan melalui beberapa media seperti WhatsApp. Kartu nama yang dibagikan akan memudahkan pelanggan/orang lain menemukan atau menghubungi usaha pengguna.
Pain point 4
Pertanyaan : Bagaimana cara kita membantu pengguna mengetahui perkembangan usaha dari data pelanggan?
Ide solusi :
- Menambahkan fitur laporan pelanggan yang dapat diunduh dan dibagikan.
- Pada setiap halaman pesanan pelanggan terdapat riwayat transaksi yang pernah dilakukan oleh pelanggan tersebut
- Tersedia chart yang menunjukan pesanan setiap pelanggan yang sudah selesai dan sedang diproses.
Crazy 8's
Ide solusi yang dihasilkan akan diterapkan menjadi tampilan UI dalam bentuk sketsa kasar terlebih dahulu dengan teknik Crazy 8’s. Berikut ini sketsa hasil Crazy 8’s dari masing-masing anggota tim :
User Flow — Task Flow
Masing-masing ide solusi akan diubah dalam gambaran alur aplikasi yang berbentuk task flow. Terdapat 5 task flow yang menggambarkan ide solusi setiap pain point.
Task Flow 1 — Proses Pendataan Pelanggan
Menggambarkan sebuah alur ketika pengguna membuat informasi pelanggan baru dengan fitur pendataan pelanggan.
Task Flow 2— Proses Pencatatan Pesanan
Menggambarkan alur ketika pegguna membuat pesanan baru dengan memasukkan data pelanggan yang sudah tersimpan sebelumnya.
Task Flow 3— Proses Pengecekan Pesanan
Menggambarkan alur ketika pengguna mengecek pesanan dan menghubungi pelanggan secara bersamaan.
Task Flow 4— Kartu Nama
Menggambarkan alur ketika pengguna membuat kartu nama baru dan membagikannya dengan fitur Kartu Nama.
Task Flow 5— Laporan Pesanan Pelanggan
Menggambarkan alur ketika pengguna melihat laporan pelanggan dan mengunduh laporan tersebut.
4 — Prototyping
Tahap selanjutnya adalah menerapkan ide solusi ke dalam bentuk desain UI. Wireframe dibuat sesuai alur user flow dan ide solusi di tahap sebelumnya .
Low Fidelity Wireframe
Pertama, kami membuat Low fidelity wireframe terlebih dahulu. Jika informasi dan kebutuhan yang terdapat dalam Lo-Fi wireframe ini dirasa sudah cukup, selanjutnya Lo-Fi wireframe ini akan menjadi acuan ketika membuat desain Hi-Fi wireframe. Berikut ini Lo-Fi Wireframe sesuai dengan alur user flow yang dibuat sebelumnya :
High Fidelity Wireframe
Berikut ini Hi-Fi Wireframe dari ide solusi yang ditawarkan. Hi-Fi Wireframe yang ditampilkan di gambar ini hanya bagian utama yang berhubungan dengan ide solusi, untuk lebih lengkapnya dapat dilihat di interaktif prototype. Gambah di bawah ini juga disertakan keterangan bagian mana saja yang merupakan ide solusi.
Pain Point 1 : Belum tersedianya penyimpanan data pelanggan dalam aplikasi ini
- Fitur pendataan pelanggan di dalam aplikasi.
- Pengisian informasi pelanggan pada pencatatan pesanan dilakukan dengan memilih data pelanggan yang sudah disimpan sebelumnya.
Pain Point 2 : Pelanggan mengalami kesulitan ketika mengecek pesanan dan menghubungi pelanggan secara bersamaan
- Tersedia aksi [tombol] untuk menghubungi pelanggan di halaman pengecekan pesanan pelanggan
Pain Point 3 : Belum ada media untuk menyebarkan informasi usaha pengguna kepada pelanggan atau potensial pelanggan
- Menyediakan fitur Kartu Nama yang berisi informasi usaha pengguna.
Pain Point 4 : Belum tersedia informasi penjualan yang terintegrasi dengan data pelanggPain Point 4 : Belum tersedia informasi penjualan yang terintegrasi dengan data pelangganan
- Menambahkan fitur laporan pelanggan.
- Tersedia chart yang menunjukan pesanan setiap pelanggan yang sudah selesai dan sedang diproses.
- Pada setiap halaman pesanan pelanggan terdapat riwayat transaksi yang pernah dilakukan oleh pelanggan tersebut. Ide solusi ini dapat dilihat pada Hi-Fi Wireframe Pengecekan Pesanan.
Interactive Prototype
Berikut ini interactive prototype aplikasi Krealogi fitur simple CRM :
5 — Testing
Testing dilakukan menggunakan metode Usability Testing dengan pengukuran SEQ (Single East Question). Metode SEQ digunakan untuk mengukur tingkat kemudahan pada task dengan skala 1 [sangat sulit] sampai 7 [sangat mudah]. Task di usability testing kali ini dibuat berdasarkan user flow tahap sebelumnya. Berikut ini detail usability testing yang dilakukan dengan 1 orang responden.
Task 1 — Pendataan Pelanggan
Scenario
Meminta responden melakukan pencatatan pelanggan baru secara manual, pelanggan tersebut bernama Bayu Reza Febrian . Setelah data pelanggan berhasil disimpan, selanjutnya menambah beberapa data pelanggan baru dari kontak ponsel yang ada yaitu Alesha, Athayya, dan Berlyn.
Hasil Usability Testing
Responden sempat gagal menyelesaikan task karena responden merasa kurang memahami instruksi task dan masih ragu untuk mengeksplorasi prototype. Namun, setelah memahami instruksi task, responden berhasil menyelesaikan task. Responden memberikan nilai 7 karena fitur pendataan pelanggan mudah diakses.
Task 2 — Pencatatan Pesanan
Scenario
Meminta responden menambahkan pesanan dengan pelanggan yaitu Amaranggana yang memesan tas rajut sebanyak 30 item dan akan dikirimkan pada tanggal 22 Januari 2022.
Hasil Usability Testing
Responden sudah mulai percaya diri dalam mengekplorasi prototype dan dapat menyelesaikan task ini dengan lancar. Responden memberikan nilai 7 pada task ini karena informasi yang disampaikan mudah dimengerti dan fitur pencatatan pesanan mudah dijangkau. Responden memberikan umpan balik untuk pencatatan pesanan bisa ditambahkan informasi metode pembayaran dan keterangan pembayaran.
Task 3 — Cek Pesanan Pelanggan
Scenario
Meminta responden mengecek pesanan pelanggan yang bernama Reza Muzhaffar lalu mencoba menghubungi Reza melalui WhatsApp.
Hasil Usability Testing
Responden merasa kesulitan ketika menyelesaikan task ini dan ia memberikan nilai 5 karena responden mengira tombol [catat pesanan] hanya untuk pencatatan pesanan saja padahal di dalamnya ada beberapa fitur lagi. Pengecekan pesanan susah dijangkau oleh responden karena teks tidak mengarahkan responden untuk menuju ke halaman pengecekan pesanan. Responden juga mengira pengecekan pesanan dapat dilakukan dari fitur kontak.
Task 4 — Kartu Nama
Scenario
Meminta responden membuat kartu nama untuk memperkenalkan bisnisnya, dan membagikannya melalui WhatsApp.
Hasil Usability Testing
Responden dapat menyelesaikan task ini dengan lancar dan memberikan nilai 7. Menurutnya informasi dalam fitur kartu nama sudah cukup baik, tapi ia memberikan umpan balik untuk menambahkan informasi bidang usaha dalam kartu nama dan juga template pesan ketika membagikan kartu nama.
Task 5 — Laporan Pelanggan
Scenario
Meminta responden mengecek pesanan tiap pelanggan yang telah diselesaikan bulan ini dan kekurangan produknya. Selanjutnya meminta responden membuat laporan pesanan pelanggan. Laporan pelanggan tersebut disimpan dalam bentuk Excel dan dibagikan melalui WhatsApp.
Hasil Usability Testing
Responden dapat menyelesaikan task tanpa kesulitan. Ia memberikan nilai 7 karena fitur mudah dijangkau dan informasi yang ditampilkan cukup jelas.
6 —Iterasi Desain
Hasil usability testing dan umpan balik responden digunakan untuk bahan melakukan perbaikan ide solusi. Namun, tidak semua umpan balik diterapkan dalam revisi kali ini. Revisi dilakukan pada UI desain dari 3 user flow yaitu proses pencatatan pesanan, proses pengecekan pesanan, dan fitur kartu nama. Berikut ini hasil revisi :
Kesimpulan
CRM berfungsi untuk mengelola data pelanggan dan mengelola hubungan dengan pelanggan atau potensial pelanggan. Kebutuhan dan permasalahan yang terkait CRM dalam aplikasi Krealogi diselesaikan dengan proses desain yang menghasilkan ide solusi dan hasil akhirnya adalah prototype UI aplikasi. Ide solusi yang dihasilan dalam menyelesaikan kebutuhan CRM sederhana aplikasi Krealogi ini masih memiliki kekurangan dan perlu perbaikan.
Proyek ini adalah proyek UI/UX dengan studi kasus real pertama saya. Dari proyek ini saya belajar banyak hal, salah satunya yaitu sebelum merumuskan ide solusi permasalahan, langkah pertama adalah mencari informasi pendukung agar meningkatkan pemahaman terhadap permasalahan yang akan diselesaikan.
Rekomendasi Pengembangan Selanjutnya
Beberapa rekomendasi yang dapat dilakukan untuk rencana pengembangan aplikasi selanjutnya :
- Menambahkan notifikasi pengingat pembayaran pelanggan untuk mengingatkan pengguna jika terdapat kekurangan pembayaran pelanggan.
- Menambahkan fitur update status pesanan pelanggan.
- Menyediakan template pesan untuk tujuan tertentu seperti menagih hutang atau memberi tahu status pesanan pada saat menghubungi pelanggan ataupun vendor.
