Suprimento: O vilão dos projetos de outsourcing de impressão.

Em projetos de longa duração, uma das principais dificuldades reside na estimativa precisa dos custos e resultados ao longo do contrato. Enquanto os custos fixos podem ser mais previsíveis, desde que dimensionados corretamente, os custos variáveis representam um desafio maior devido à sua imprevisibilidade. Esse desafio é especialmente evidente em projetos de outsourcing de impressão, onde a projeção dos custos é complexa e crucial para o sucesso das empresas.

Se questionarmos os gestores de empresas de Serviços Gerenciados de Impressão (MPS) sobre o maior desafio em seus projetos, a resposta predominante seria: os suprimentos.

É crucial aprofundar essa questão e entender por que os suprimentos são tão significativos e difíceis de controlar. Ao examinarmos minuciosamente os projetos de terceirização de impressão, observamos que seguem um padrão, com a presença de custos tanto fixos quanto variáveis.

Equipamentos, softwares, são exemplos de custos fixos, com valores mais previsíveis. Por outro lado, impostos, logística, suporte técnico e suprimentos são custos variáveis. Agora, por que os suprimentos representam um desafio maior do que outras despesas variáveis?

Suprimento, a principal despesa variável.

Em primeiro lugar, os consumíveis desempenham um papel crucial nos projetos de MPS, frequentemente representando o maior custo do contrato. Esses itens são caros, muitos são importados e estão sujeitos à volatilidade do dólar. Além disso, o custo logístico para entregá-los ao cliente final é significativo, especialmente considerando os altos custos desse setor em nosso país.

Em segundo lugar, a falta de controle sobre o uso dos suprimentos é um desafio significativo. São os usuários finais que decidem quando imprimir e realizar a substituição dos cartuchos de toner e cilindros de imagem. Portanto, a empresa prestadora de serviços não pode proibir ou limitar o comportamento dos usuários, como imprimir uma foto chapada (termo usado quando toda a área do papel é impressa). Da mesma forma, não é possível impedir um usuário de substituir um cartucho de toner que ainda possui, por exemplo, 25% de capacidade de impressão. Sem esse controle, é inevitável a perda de suprimentos.

Em contratos maiores, envolvendo milhares de usuários, a dificuldade se amplia consideravelmente neste cenário. No entanto, calma, é possível mitigar esse risco.

É importante destacar que os suprimentos são dimensionados pelos fabricantes com base em um padrão. Um cartucho, por exemplo, contém uma quantidade específica de pó de toner, e sua duração depende do tipo de material impresso. Por exemplo, se imprimir uma página com apenas uma linha de texto, esse cartucho terá uma vida útil muito maior em termos de número de páginas do que se imprimir imagens em alta qualidade.

Então, como se determina a capacidade de um cartucho de toner? A norma ISO/IEC 19752:2017 estabeleceu procedimentos padronizados para essa finalidade, incluindo o uso de uma página padrão especificada para esse propósito. Dessa forma, as fabricantes ajustam as impressoras e os drivers de acordo com os parâmetros da norma e imprimem sequencialmente a página padrão da ISO até que o pó de toner se esgote. Após várias amostragens, também definidas na norma, é possível determinar a capacidade média em páginas desse suprimento.

As empresas de serviços geralmente estimam seus custos com suprimentos com base nas capacidades nominais dos mesmos, presumindo que seus clientes terão uma média de taxa de cobertura de 5%. No entanto, é raro encontrar clientes que imprimem com essa média ou menos. Muitas vezes, a média é significativamente maior que esse valor de referência. Por exemplo, se um cliente tem uma média de 10% na taxa de cobertura (o dobro da norma), isso significa que os suprimentos terão suas capacidades de impressão reduzidas pela metade.

A questão é: a empresa prestadora estava preparada para uma redução de 50% na capacidade dos suprimentos? Apenas esse fato já seria suficiente para justificar o título de vilão, mas há ainda outros aspectos relacionados aos suprimentos que podem causar ainda mais preocupação aos gestores.

Trocas prematuras

Outro desafio frequente é a substituição prematura dos suprimentos, quando os usuários trocam o cartucho mesmo quando ainda há pó de toner restante. Isso é uma ocorrência comum e causa grandes problemas para as empresas prestadoras de serviços. Como mencionado anteriormente, os suprimentos já sofrem perda de rendimento devido à taxa de cobertura, e ter mais uma perda simplesmente porque o usuário troca o suprimento antes do necessário é ainda mais prejudicial.

Infelizmente, como mencionei antes, os suprimentos não estão sob controle da empresa prestadora de serviços. É comum ouvir relatos de pessoas que trocaram o suprimento porque a impressora indicou pouco toner; ou porque acharam que a impressão estava mais clara; ou ainda trocar o conjunto inteiro de cartuchos coloridos (preto, amarelo, ciano e magenta) quando apenas uma cor deveria ser substituída. Todos esses argumentos não justificam uma troca de toner e resultam em grandes prejuízos.

Eficiência dos suprimentos

Já explanei sobre a média da taxa de cobertura, que, quando ultrapassa os 5%, reduz inversamente proporcional a capacidade de impressão, diminuindo a eficiência do suprimento. No entanto, há outros parâmetros que também afetam essa eficiência. A quantidade de pó de toner depositada em cada ponto impresso pelo equipamento é um fator crucial. Isso é controlado pelo contraste/tonalidade e pela resolução das impressões, ambos configurados no driver de impressão. No que diz respeito ao contraste, quanto mais escuro for selecionado, mais pó de toner será usado para garantir um alto contraste no trabalho impresso. No entanto, no ambiente corporativo, onde o volume de impressão é predominantemente composto por documentos, gráficos e relatórios, não há necessidade de utilizar o recurso de maior contraste.

Quanto à resolução, sabemos que uma impressão é composta pela união de inúmeros pontos. Em equipamentos com tecnologia laser, é comum encontrar resoluções de até 1.200x1.200 dpi (pontos por polegada). Isso significa que há 1.440.000 pontos em uma área de uma polegada quadrada. No entanto, essa alta resolução é realmente necessária para a impressão de documentos corporativos? Se reduzirmos a resolução para 600x600 dpi (diminuindo em 75% a quantidade de pontos impressos e, consequentemente, reduzindo significativamente a quantidade de pó de toner utilizado), a qualidade da impressão será afetada?

Foi demonstrado que o olho humano, a uma distância de 25 cm, não consegue distinguir pontos separados com menos de 0,1 mm. Esse espaçamento entre os pontos já é atingido em resoluções de 300x300 dpi. Abaixo, faço referência a uma notícia que discute resoluções e a capacidade visual humana.

Dessa forma, torna-se claro que realizar impressões de documentos com altas resoluções não é uma necessidade em ambientes corporativos (documentos, relatórios, gráficos, planilhas, etc.). Acima de 300x300 dpi e com o documento posicionado a, pelo menos, 25 cm dos olhos, o usuário não percebe diferença entre os pontos de impressão.

De acordo com o Techtudo, “(…) em artigo publicado no IBM Journal, os engenheiros Paul Alt e Kohki Noda defendem que os seres humanos conseguem distinguir objetos separados em um intervalo de 0,1 mm a uma distância de 25 cm. Os dados estabelecem a capacidade de visão do olho para 300 DPI, pois, nessa resolução, temos 300 pontos a cada 25,4 mm. Ao aplicarmos uma regra de três (300/25.4), tem-se 11,8 pontos para cada milímetro linear, ou seja, 1 ponto a cada 0,1 mm. Isso quer dizer que, por mais que os pixels diminuam a tamanhos ínfimos (a tela Retina tem 78 micrômetros, por exemplo), continuaremos não distinguindo essas informações”.

Curiosidade

Há alguns anos, a Apple introduziu no iPhone 4 uma nova tecnologia de tela com o slogan: “A densidade de pixels é tão alta que o olho humano não é capaz de distinguir os pixels individuais quando visualizados a uma distância normal”. A renomada tela Retina foi a primeira a ultrapassar a densidade de pixels de 300 DPI. Abaixo está um trecho da reportagem:

“Essa prática começou com a chegada da tela Retina no iPhone 4, quando Steve Jobs destacou que os 326 ppi do display superavam a capacidade de distinção de pixels do olho humano, que é de 300 ppi, segundo a empresa”, ressalta o site especializado em tecnologia.

Taxa de cobertura

Embora já tenhamos abordado a taxa de cobertura no início deste artigo, é um tema tão crucial que merece uma exploração adicional. Sem dúvida, é a variável que mais impacta a eficiência dos suprimentos. O fato de a média da taxa de cobertura ser inversamente proporcional à capacidade do toner torna esse aspecto crítico na gestão de suprimentos.

É comum encontrarmos projetos nos quais os custos de suprimentos são estimados com base nas capacidades nominais (taxa de cobertura de 5%), enquanto na prática a média pode chegar a 10%, 15% ou até mesmo 20%. Isso torna o resultado financeiro de qualquer projeto inviável.

A situação é ainda mais complicada pelo fato de que, na maioria dos casos, quando a empresa prestadora de serviços firma um contrato com o cliente, ela não possui histórico sobre o que será impresso. Isso significa que não há informações disponíveis sobre a média de taxa de cobertura, o que representa um risco significativo. Uma abordagem mais conservadora, considerando uma taxa de cobertura de 15% e rendimentos dos suprimentos um terço do nominal, pode parecer uma boa alternativa do ponto de vista financeiro.

No entanto, do ponto de vista comercial, essa abordagem pode ser problemática. Existe o risco de perder o negócio, já que concorrentes podem oferecer preços mais competitivos, sem considerar uma média de taxa de cobertura mais baixa. Por outro lado, optar por essa abordagem mais agressiva aumenta o risco de incorrer em grandes prejuízos com os suprimentos. Portanto, é um dilema complexo que precisa ser cuidadosamente ponderado.

Suprimentos paralelos, alternativos, compatíveis, de serviço.

Quando uma empresa prestadora de serviços se encontra com despesas elevadas e percebe que seu projeto não está gerando resultados satisfatórios, ou precisa adotar uma abordagem mais agressiva para vencer uma concorrência, uma das alternativas mais comuns é substituir os consumíveis originais fornecidos pelo fabricante dos equipamentos por produtos alternativos, como os compatíveis, paralelos ou de terceiros.

Muitos contratos permitem o uso desses consumíveis alternativos. Os clientes concordam em troca de pagar preços mais baixos, e o custo reduzido de um cartucho de toner alternativo (quatro ou cinco vezes menor que o original) é um grande atrativo para as empresas prestadoras de serviços. Considerando que os suprimentos são uma fonte de preocupação constante, quando um fornecedor oferece uma opção muito mais barata e o contrato com o cliente permite, a empresa prestadora de serviços não hesita em escolher o suprimento alternativo. No entanto, a principal preocupação com esse tipo de consumível geralmente é sua qualidade, já que nem sempre é possível encontrar consumíveis alternativos de boa qualidade.

Então surge a pergunta: é vantajoso usar o suprimento alternativo? A resposta é: depende. A empresa prestadora de serviços deve avaliar seus custos e analisar se o resultado será positivo.

No entanto, é comum que os gestores das empresas não tenham elementos e dados concretos para avaliar se o uso dos suprimentos alternativos está sendo financeiramente benéfico no contrato. Eles não realizam simulações de cenários que incluam a redução dos custos com cartuchos de toner, mas consideram o aumento dos gastos com assistência técnica, por exemplo. Assim, em muitos casos, os suprimentos alternativos não cumprem nem mesmo seu principal propósito, que é reduzir custos.

O que fazer?

Até agora, focamos apenas nos problemas. Apresentei vários motivos que exemplificam por que digo que os suprimentos são o ponto fraco dos contratos de outsourcing de impressão. No entanto, dentro dessa realidade, é possível tomar medidas? Sim, é possível. Há espaço para melhorias significativas e para obter excelentes resultados financeiros.

Controle, Gestão e Processos

O primeiro passo para iniciar uma gestão eficaz dos suprimentos é controlar o parque de impressão. Para isso, é essencial contar com uma ferramenta de gerenciamento de impressoras e consumíveis. Entre essas ferramentas, destaca-se o nddPrint MPS, líder de mercado no Brasil. Ele fornece todos os dados necessários para uma gestão de suprimentos eficiente: capacidades nominais e atuais dos suprimentos, previsões de término, taxa de cobertura, eficiência, histórico de substituições, trocas prematuras, estoques, entre outros. É crucial que todas as máquinas passíveis de monitoramento estejam integradas ao software para garantir a precisão e atualização das informações dos suprimentos.

O segundo passo é identificar os principais problemas e suas causas, definir prioridades, elaborar planos de ação e implementar processos para resolver ou minimizar esses problemas. Aqui, o sucesso reside em realizar um diagnóstico preciso e ter uma visão clara das soluções. Muitas empresas prestadoras de serviços enfrentam dificuldades para realizar essa gestão operacional e estratégica e podem precisar de auxílio profissional externo.

Com o objetivo de aliviar essa dor, a NDD oferece um serviço de consultoria em projetos de outsourcing de impressão, o NDD Copiloto. Este serviço traz consigo o conhecimento da empresa líder de mercado em soluções de gerenciamento e bilhetagem de impressão. Contando com uma equipe especializada em negócios e em todos os aspectos relacionados aos projetos de outsourcing de impressão, o NDD Copiloto auxilia as empresas na resolução de problemas por meio das melhores práticas do mercado, otimizando, assim, seus resultados operacionais e financeiros. Para saber mais sobre o Copiloto, clique aqui.

Por fim, não há uma fórmula única de sucesso para a gestão de suprimentos. Cada caso é único e apresenta suas particularidades. É essencial estudar detalhadamente cada caso para encontrar soluções adequadas. Profissionais qualificados, com conhecimento e experiência na área, que já enfrentaram diversos cenários, são um diferencial. Seja por meio de uma equipe interna especializada ou de uma consultoria dedicada, as empresas devem reconhecer a importância de uma gestão de suprimentos eficaz. Essa gestão pode ser determinante para o sucesso ou fracasso do projeto.