Enhancing Team Performance with Effective People Management and Dynamics
People Management
People management adalah sekumpulan praktik yang mencakup proses optimisasi bakat yang ada dalam seseorang secara menyeluruh dengan cara memberi motivasi dan bimbingan yang berkelanjutan. Tujuan dari people management adalah memastikan bahwa orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut tetap termotivasi, produktif, dan bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Manfaat People Management
People management yang efektif akan memberikan banyak manfaat bagi anggota tim ataupun tim tersebut. Beberapa manfaatnya antara lain:
- Meningkatkan keterlibatan anggota tim. Ketika anggota tim merasa dihargai, maka mereka akan lebih termotivasi untuk bekerja dalam tim tersebut
- Meningkatkan produktivitas. Sejalan dengan poin sebelumnya, jika setiap anggota tim lebih termotivasi untuk bekerja, maka produktivitas tim juga akan meningkat
- Meningkatkan angka retention. Ketika suatu anggota tim merasa nyaman dan dihargai, maka ia akan lebih mungkin untuk bertahan dalam tim tersebut. Jika di dalam dunia kerja, maka angka resign-nya akan lebih menurun jika people management-nya efektif
- Kolaborasi yang lebih baik. Dengan menerapkan praktik people management, maka secara otomatis komunikasi dan kerja sama tim akan lebih baik sehingga akan meningkatkan kolaborasi intra tim.
5 Komponen Utama People Management
- Create — building a workforce that builds a better future
Dimulai dari tahap create, yaitu proses membangun tim. Ketika membentuk suatu tim, kita perlu mengetahui tujuan dari tim tersebut dan tujuan dari masing-masing anggotanya untuk memastikan kedua bagian tersebut memiliki tujuan yang selaras. Proses ini meliputi perekrutan dan masa orientasi untuk memberikan peluang pengembangan bagi anggota tim. Fokus dari komponen ini adalah membangun tim yang mampu menjadikan timnya lebih baik di masa depan. - Comprehend — understanding the present and the future better
Setelah Membentuk tim sesuai komponen sebelumnya, langkah selanjutnya adalah memahami kondisi tim dan masing-masing anggota saat ini. Setiap orang pasti memiliki kepribadian dan keterampilan yang berbeda-beda. Sangat penting bagi kita untuk memahami kemampuan masing-masing anggota. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan menghabiskan waktu bersama anggota tim. - Communicate — opening channels to connect effectively
Komunikasi menjadi salah satu komponen penting dalam membangun suatu tim. Cara seseorang berkomunikasi sebagai tim akan mempengaruhi caranya bekerja dalam satu tim. Bentuk komunikasi yang efektif antara lain memberikan kesempatan bagi setiap anggota tim untuk menyampaikan pendapat atau kendalanya secara jujur, memberikan umpan balik kepada setiap anggota tim, dan mendorong active listening. - Collaborate — cooperating smarter, faster and stronger
People management melibatkan pengetahuan bahwa sebuah pekerjaan tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya komunikasi atau pemahaman dengan anggota atau sub tim lain. Ini juga menekankan bahwa kesuksesan maupun kegagalan merupakan milik bersama. Oleh karena itu diperlukan kolaborasi antar anggota tim atau sub tim. Dalam pengembangan software, kita bisa menggunakan tools kolaborasi seperti Git, GitLab, Jira, dan berbagai tools lainnya - Confront — optimizing on healthy differences
Ketika bekerja dalam tim, tentu setiap anggota tim tidak mungkin selalu sependapat dengan anggota tim lainnya. Ada kalanya, perbedaan pendapat antar anggota tim mengarah ke konflik yang buruk. Oleh karena itu, sangat penting agar kita menanggapi perbedaan ini secara positif. Menyelesaikan konflik ini menjadi bagian penting dalam people management karena konflik ini dapat berujung ke hal negatif (seperti dendam) atau ke arah positif seperti meningkatkan solidaritas tim. Peran ketua tim dalam menyelesaikan konflik sangat penting pada komponen ini.
Skill Penting dalam People Management
- Empathy
Empati merupakan kemampuan untuk memahami dan merasakan perasaan orang lain. Pada konteks people management, empati sangat penting untuk membangun hubungan yang kuat dengan anggota tim agar kita dapat memahami kebutuhan dan kekhawatiran mereka, dan menanggapi emosi mereka dengan tepat - Communication
Dengan kemampuan komunikasi yang baik, kita dapat menyampaikan informasi dengan baik juga. Selain itu, komunikasi juga akan membangun solidaritas tim. Perlu dicatat juga bahwa komunikasi ini dapat berupa secara langsung ataupun secara tertulis - Active Listening
Active listening berarti kemampuan untuk mendengarkan seseorang dengan atensi penuh dan memahami apa yang dibicarakan olehnya. Active listening dapat membantu kita memahami opini dan perspektif anggota tim serta mengetahui kebutuhan dan kekhawatiran dari anggota tim tersebut. - Creativity
Dalam people management, dibutuhkan kemampuan untuk berpikir out of the box untuk mencari solusi dari suatu permasalahan. Dengan adanya kreativitas, seseorang dapat memiliki banyak ide baru untuk memotivasi anggota tim lainnya sehingga mendorong pertumbuhan tim - Organizational aptitude
Organizational aptitude merupakan kemampuan untuk memahami dan menavigasi suatu organisasi atau tim. Salah satu praktik yang dapat diterapkan adalah menggunakan waktu seseorang secara efisien. Praktik ini dapat diterapkan dengan menyusun agenda meetings, aktif menanggapi pertanyaan orang lain, dan memanfaatkan tools dalam berkolaborasi
How to Develop People Management
- Memilih satu skill individu untuk difokuskan terlebih dahulu
People management memerlukan keterampilan yang banyak. Sebaiknya kita fokus untuk mengasah satu skill terlebih dahulu agar skill tersebut dapat dipelajari dan diimplementasikan dengan baik. Setelah cukup terampil dengan skill tersebut, kita dapat beralih untuk fokus mempelajari skill yang lain - Mencari mentor
Perhatian khusus dan terarah dari seseorang yang berpengalaman sebagai mentor kita merupakan cara yang bagus untuk mengembangkan keterampilan people management kita dengan cepat. Mentor dapat memberi feedback secara langsung dan spesifik kepada kita untuk segera dievaluasi. - Meminta feedback dari orang lain
Selain dari mentor, feedback dari orang-orang yang ada di sekitar kita juga penting. Agar kemampuan people management kita semakin baik, sebaiknya kita meminta feedback dari mereka terkait hal-hal yang dapat diperbaiki dari dalam diri kita.
Team Dynamics
Team dynamics merupakan hubungan perilaku antara anggota tim tertentu. Perilaku ini mencakup interaksi, komunikasi, dan kerja sama dalam tim. Seluruh perilaku ini juga akan berperan penting bagi kesuksesan tim dalam mencapai tujuannya.
Berurusan dengan perilaku seseorang selalu sulit karena kita tidak dapat mengontrol perilakunya secara langsung. Namun demikian, kita dapat membangun dinamika tim dengan menggunakan strategi team building. Melalui strategi ini, kita dapat mengetahui karakteristik seseorang dan mengidentifikasi kesenjangannya
7 Karakter Utama dalam Team Dynamics
Shared Purpose
Perbedaan utama antara grup dan tim adalah grup bisa saja dibentuk tanpa tujuan tertentu, sedangkan tim memiliki tujuan bersama. Ketika sekumpulan orang sedang bekerja, sangat penting bagi grup tersebut memiliki tujuan yang jelas. Jika ternyata sering terjadi perbedaan pendapat antar anggota tim, mungkin itu merupakan saat yang tepat untuk melakukan evaluasi apakah semua anggota memiliki tujuan yang sama. Salah satu metode populer untuk menentukan tujuan adalah SMART. Tujuan yang efektif sebaiknya harus Specific, Measurable, Attainable, Relevant, dan Time-bound.
Pada kelompok kami, tujuan dari tim sudah didefinisikan pada design sprint melalui dokumen-dokumen yang dibuat seperti PRD, SDS, wireframe, dan lain-lain
Trust and Openness
Trust and Openness berarti setiap anggota tim harus dapat merasa aman dan dapat menyampaikan pendapatnya tanpa takut diberi hukuman atau dipermalukan. Dengan adanya kepercayaan dan keterbukaan antar anggota tim dapat membuka pintu dialog yang menghasilkan ide-ide yang lebih baik. Perlu dicatat juga bahwa setiap anggota tim harus percaya bahwa rekan-rekannya dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan baik dan tepat waktu.
Implementasi karakter ini dapat terlihat pada gambar di atas yaitu setiap anggota saling memberi feedback terhadap kode yang dibuat oleh anggota tim lainnya
Willingness to Correct Mistakes
Seseorang tentu saja tidak luput dari kesalahan karena tidak ada manusia yang sempurna di dunia ini. Akan tetapi, yang terpenting adalah ketersediaan untuk mengakui dan memperbaiki kesalahan yang dibuat. Dengan menerapkan ini, maka lingkungan tim kita juga akan menjadi positif karena menciptakan rasa hormat di antara anggota tim. Selain itu, ini juga menunjukkan bahwa anggota tim bersedia mengesampingkan egonya demi kebaikan tim.
Pada kelompok SIEvent, setiap anggota tim saling mengevaluasi kinerja anggota tim lainnya agar menghasilkan kode yang berkualitas. Contoh di atas adalah ketika memperbaiki kode yang seharusnya tidak diperlukan pada suatu file.
Diversity and Inclusion
Diversity mengacu pada perbedaan antar anggota yang meliputi perbedaan latar belakang, pengalaman, keterampilan, dan perspektif. Diversity dapat memberi banyak manfaat bagi suatu tim seperti perbedaan perspektif dalam menyelesaikan suatu masalah. Sedangkan inclusion mengacu pada menciptakan lingkungan yang saling menghargai, menghormati, dan mendukung satu sama lain tanpa memandang perbedaan. Kedua hal ini saling terkait satu sama lain.
Setiap anggota tim kelompok SIEvent memiliki latar belakang yang berbeda-beda. Namun demikian, ini tidak menjadi hambatan bagi SIEvent untuk tetap berkolaborasi menghasilkan software sesuai kebutuhan klien. Contoh di atas adalah ketika terdapat perbedaan antara PBI yang sudah dibuat dengan requirements klien. Oleh karena itu, kami berdiskusi untuk menambahkan requirements tersebut ke PBI.
Interdependence and a Sense of Belonging
Interdependence berarti memahami bahwa setiap anggota tim bergantung pada anggota tim lainnya. Dengan demikian, diperlukan kerjasama dalam tim untuk mencapai suatu tujuan. A Sense of Belonging berarti merasa bahwa diri kita merupakan bagian dari tim. Dengan adanya sense of belonging, maka lingkungan yang suportif juga akan tercipta karena mereka merasa bahwa mereka bagian penting dari tim.
Kelompok SIEvent senantiasa mendukung satu sama lain dan selalu membantu anggota tim jika ada kesulitan dalam mengerjakan suatu hal. Dengan demikian, setiap anggota tim selalu merasa bahwa dirinya merupakan bagian penting dari kelompok SIEvent
Consensus Decision Making
Dalam mengambil keputusan di dalam suatu tim, setiap anggota tim memiliki hak yang sama untuk memberikan pendapatnya terhadap suatu usulan. Karakter ini menekankan bahwa akan lebih baik jika kita melibatkan seluruh anggota tim dalam mengambil suatu keputusan dibandingkan hanya mengandalkan satu orang saja. Tentu saja hal ini juga akan meningkatkan dinamika tim.
Participative Leadership
Karakter ini menekankan gaya kepemimpinan yang alih-alih mengandalkan pemimpin yang membuat semua keputusan dan membagi tugasnya kepada anggota tim, pemimpin secara aktif mencari masukan dan umpan balik dari anggota tim dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian, keputusan yang diambil juga akan lebih sesuai dengan perspektif dari anggota tim dan akan menghasilkan dinamika tim yang positif serta peningkatan kepuasan kerja.
Kelompok SIEvent memiliki product owner dan scrum master. Setiap kali product owner ataupun scrum master ingin mengambil keputusan, setiap anggota tim selalu dilibatkan. Contoh di atas adalah ketika scrum master telah berdiskusi dengan anggota tim dan menghasilkan keputusan di atas. Adapun hasil keputusannya juga masih memperbolehkan setiap anggota tim berpartisipasi memberi masukan.
Kesimpulan
People management yang efektif sangatlah penting bagi tim manapun karena dapat meningkatkan kepuasan anggota tim, mengurangi angka retensi tim, dan meningkatkan performa tim. Di sisi lain, dinamika tim juga berperan penting dalam mencapai tujuan dari suatu tim. Keberhasilan dalam mempraktikkan karakteristik di atas juga akan meningkatkan performa tim dalam mencapai tujuan bersama.