PDCA: Apa Itu Plan-Do-Check-Act Cycle?
Sesuai namanya, PDCA Cycle pada dasarnya merupakan suatu siklus yang terus berulang. PDCA Cycle itu sendiri dikembangkan sekitar Tahun 1950 oleh W. Edwards Deming berdasarkan cetusan Walter Shewhart sebagai suatu Quality Management System atau sistem manajemen penyelesaian masalah secara berkelanjutan. Terdiri dari 4 tahapan, PDCA Cycle bertujuan untuk menghindarkan anggota tim dari melakukan kesalahan yang berulang sehingga bisa memperbaiki proses.
Empat Fase Plan-Do-Check-Act
PDCA Cycle didasarkan pada metode ilmiah yang menekankan pada pentingnya proses pengambilan keputusan berdasarkan data.
Berikut penjelasannya!
- Plan
Pada tahap ini, buatlah hipotesis masalah (gunakan teknik 5W1H) dan tujuan yang harus dicapai. Sebelum melanjutkan proses selanjutnya, pastikan tim sudah mengetahui:
a. masalah utama untuk diselesaikan
b. sumber daya yang dibutuhkan
c. sumber daya yang tersedia
d. solusi terbaik untuk perbaikan dengan sumber daya tersebut
e. metrik atau parameter untuk mengukur keberhasilan perbaikan - Do
Mulai tahap ini dengan menguji solusi yang telah direncanakan dalam skala kecil untuk mengukur hasil dari solusi yang telah dirancang. Carilah solusi terbaik dan analisa apakah hal tersebut bisa memberikan hasil sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Standarisasi setiap proses pada tahap Do agar semua pihak yang terlibat benar-benar memahami tugas dan tanggung jawabnya maisng-masing. - Check
Menurut Kanbanize, Check merupakan fase yang paling penting untuk memperbaiki rencana, menghindari kesalahan terulang, dan menjalankan semuanya dengan sukses sehingga harus dilakukan dengan teliti.
Seperti namanya, proses Check dilakukan untuk mengaudit eksekusi rencana dan melihat apakah sudah sesuai dengan rancangan awal. Permasalahan yang terjadi pada fase Do akan dievaluasi di tahap ini dan harus berhasil dieliminasi.
Kalian juga perlu tahu, bahwa proses Do dan Check ini bisa dilakukan berulang-ulang hingga hasilnya sempurna. - Act
Dalam tahap ini, seluruh aspek dalam proses telah diperbaiki berdasarkan evaluasi dari fase Do dan Check. Fase Act merupakan yang terakhir dari siklus PDCA. Akan tetapi, seluruh prosesnya akan berulang lagi secara berkelanjutan. Setelah tahap ini, model PDCA yang telah dikembangkan akan menjadi standar baru proses perusahaan.
Key Benefit Dari PDCA Cycle
Faktanya, menerapkan PDCA Cycle dalam perusahaan telah memberikan banyak keuntungan. Misalnya Perusahaan Nike, dengan menerapkan PDCA Cycle sebagai salah satu Quality Management Methodology-nya berhasil melipatgandakan profitnya dari $100 milyar di 2015 menjadi $200 milyar di 2021. Begitu juga dengan Nestle, yang mengaku telah menerapkan PDCA Cycle sejak lama dan berhasil meningkatkan efisiensi perusahaannya.
Lalu apa sebenarnya kelebihan dari PDCA Cycle itu sendiri?
- Continuous improvement: meningkatkan efisiensi kerja internal perusahaan
- Problem-solving: membantu perusahaan memecahkan permasalahan dengan sistematis
- Team involvement: mengedepankan kerjasama dan kolaborasi antar rekan kerja, bahkan hingga lintas fungsi
- Effective communication: meningkatkan efisiensi komunikasi antar rekan kerja dengan lebih terarah
- Increased customer satisfaction: memastikan bahwa proses dalam perusahaan ditinjau secara rutin dengan memperhatikan masukan pelanggan
PDCA Cycle dan ISO 9001 Quality Management
PDCA cycle dan ISO 9001 juga saling berkaitan lho, karena PDCA cycle merupakan salah satu komponen inti dari ISO 9001 Quality Management System (QMS) standard. ISO 9001 adalah suatu adalah standar manajemen mutu yang diakui secara global, yang mengharuskan organisasi untuk menerapkan dan memelihara QMS untuk terus meningkatkan proses dan produk mereka. Siklus PDCA juga dapat digunakan sebagai alat untuk mendukung dan meningkatkan upaya organisasi untuk mencapai dan mempertahankan sertifikasi ISO 9001.
Cukup menarik, bukan? Kamu pun bisa menggunakan PDCA untuk perbaikan dan perkembangan diri maupun tim kamu agar lebih berkualitas & efisien dalam bekerja.
“Most businesses want to improve. But when it comes to actually making needed changes, many fall short. The Plan-Do-Check-Act model helps break companies out of stagnancy and transition to a system of continuous improvement”.
