淺談 Remote work

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每週 1 日在家工作的意義

在 job description 裡,有一項叫 benefits。

近年很常見的一種 benefits,叫「每週 1 日在家工作 (Work from Home, WFH)」。除了因 WFH 而購買的裝備津貼外,我看不透這工作模式如何能被量化為員工福利。

寫上「每週 1 日」而非「每天」,說明在辦公室工作是常規而 WFH 是不尋常,有額外成本,不然為何還吝嗇另外 4 日 WFH?

可能老闆不會要求 WFH 時和平時表現一致,當天員工無需額外付出 (例如加長 online 時間) 來追貼另外 4 天表現。如果公司預期每星期有一天效率會較低,不如規定只返 4 天半,那會更好理解這是奉旨減產的福利。

逆向思考,如果 Day 1 就完全實行 remote work,租用辦公室變成額外成本,「每週 1 日在辦公室工作 (Work from Office)」有車船津貼,也被預期效率會降低,那算不算一項福利?

在家 / 辦公室工作是兩套不同的工作模式。要同時容納和操作兩套模式就是要兩份成本,只有一份成本的預算不會到位,執行起來自然高不成低不就。

每週 1 日在家工作,意義在於噱頭。但一闊三大,不想自尋煩惱,不要出這種「福利」。

除非每個員工都已把辦公室當成自己的家。

基本面

把 remote work 視為福利,一唔返 office 就當自己是放假,兼拿車船津貼。

用放假的效率處理工作,也不會有罪惡感,因為那是應得的「福利」。

福利是加於基本面上的開支,回報可以是使僱員更有動力,或是沒有效果,或是被濫用,有贏有輸。

而 remote work 是一個基本面,之上可以加些福利,如公司贊助家中添置一台可站立式電動升降桌。

本質

Remote work 本質上是個 asynchronous over-communication 的工作模式,可比較對象是工業時代流水作業式的工廠生產線。是否值得應用要看團隊工作性質和公司營運上能有多配合。

Remote work 是正式的工作模式,不存在「Remote work 是調皮的 gimmick」的想法而視其實踐為一種福利。

例如打卡是一種監工的實踐,沒人會視其為一種福利。

普遍迷思

若 WFH 使公司會「輸」在冇王管,其實代表聘用員工時未有效考核其工作主動獨立性和團隊合作性的能力。

這樣的人才就算是 on-site 工作,也要上司安裝閉路電視監察著才能有表現。

一個務實的做法,在面試你認為勝任工作的候選人時,把真實的工作分割出數小時內可完成的範圍,給予合理報酬,寫好規格,「外判」給他,有任何問題,直接跟相關的團隊溝通。

像縮短版的試用期。未夠信心做到這個水平,那暫時不要 remote work 了。

準備這件事的難處,跟團隊在 remote work 時要面對的困難是一樣的。

效率

工作的模式與性質不配合,依然可做,只是內部損耗會很大很大。

損耗大,是低效的一個原因。

這個時代的 nomads,如旅遊 blogger,或 freelance designer,被規定在客戶的 office 裡朝 9 晚 6 地工作,是可以的,但多餘。

多餘即浪費。浪費了有效的社會資源分配,浪費了機會成本。

把原先浪費的資源成本放對回位置,整體效率會更高。

Remote work 提供了一個重新思考工作模式的機會,從工作流程裡拿出每個可動部件來研究,揭露了以往視而不見的成本。

以往這類成本是以人治的方式來標,隻眼開隻眼閉沒有準則,執行效率因人而異。

原本那個人走了,新人治的效率又成了變數。最終效率的品質還是要靠請到對的人,擺脫不了人治。

取捨

不想完全人治那就開始滲入法治。

把系統的最基本命題都淬煉,歸納出一套準則來法治。

準則被淬煉到無論再思考多幾次也不會提高質素時,就不用去挑戰這套「權威」,直接跟指引執行。

平衡點是,每天花時間去挑戰權威的人力就應花實際工作上,「權威」準則本身也要靠用家評論,才夠貼地,避免不切實際的框架。

針無兩頭利,有時要作出高效和有效的取捨。

高效地做無效的事,依然是多餘。

只能二擇其一時,寧願低效地做有效的事,默默耕耘。

溝通文化

有不少朋友,問我如何找到 remote work 的工作。

通常大家只記得好處,卻忘了 remote work 對團隊工作的影響。

衝擊最大的,莫過於從 synchronous under-communication 走向 asynchronous over-communication。

Communication approaches

Remote work 跟 sync 或 async communication 沒有必然關係。

我們知道,面談除了談話內容和即時回饋外,還可以從音調語氣、面部表情及身體語言裡得到額外語境,所以面對面溝通是最高效的溝通方法。其次是少了身體語言的視像會議。最後是冷冰冰的文字。

預設上,關鍵緊急的事才需要 sync。就二八定律而言,關鍵少數佔 20%,所以有 80% 的是 async。在 20% 的關鍵裡,又有 80% 是 remote call,20% 是 face to face meeting。

Remote work 的另一個預設是 over-communication。

在 sync 的世界,每個動作都會鎖住參與者的時間。為減少被鎖住的時間,要少廢話。

在 async 裡,我們預期當下的內容會在將來被多人多次使用。為了將來的聽眾們,包括未來的自己,都掌握足夠知識去跨過此刻的閱讀智力門檻,故此 mutual knowledge 也要變成 common knowledge。團隊裡維持著 common knowledge,靠的是囉嗦地 over communicate。

就是說,團隊的溝通文化,既要擁抱 async,又要擁抱 over-communication,才適合 remote work。

在擁抱 remote work 的同時,卻不擁抱 async overcommunication 的文化,就會出事。

因為當一個人 remote work 時,和他合作的人也自動被 remote 了。

那就是整個團隊的事。

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