Cómo implementar un ERP y no morir en el intento

Un ERP es una mega herramienta. Puede ahorrarle cientos de horas de trabajo a una empresa, mejorar las utilidades y hacer el trabajo de todos más fácil.

Cuando algo es así de bueno, se necesita algo de esfuerzo para que funcione a la perfección.

En este artículo veremos 8 de los desafíos más importantes cuando se quiere implementar un ERP o migrar a uno nuevo. Junto con trucos de que es aquello más importante a fijarse para superar cada uno de los desafíos.

Definir los objetivos

Si es primera vez que implementas un ERP, te doy un truco: una sabia decisión es no apuntar a mejorar absolutamente todo.

Eso dificultará el proceso y te pondrá mucho estrés, por la necesidad de optimizar muchos parámetros al mismo tiempo.

Mejor opta por elegir un par de métricas que quieres mejorar. Y ojalá que todas sean medibles.

Por ejemplo: podrían ser:

  • Reducir el tiempo necesario para calcular los impuestos mensuales a pagar de las 12 horas que demoramos hoy a sólo 4 horas.
  • Que el gerente pueda ver día a día un reporte actualizado de las ventas del día anterior, dividido por sucursal. Y, al final del mes, ver un reporte detallado de todos los costos.
  • Poder generar un reporte de las facturas emitidas en los últimos 30 días en menos de 5 minutos.

Esos podrían ser los objetivos de una empresa que requiere resolver principalmente problemas en el área de finanzas y ventas. Otra empresa podría optar con objetivos más cercanos a inventario y área operativa. U otra podría optar por algo más transversal.

En resumen, como “quien mucho abarca, poco aprieta”, parte con metas más acotadas y a futuro vas optimizando el resto.

Por otra parte, si estás migrando a un nuevo ERP, lo que puedes hacer es definir un par de métricas que te gustaría que permanezcan intactas y otro set de métricas que te gustaría que mejoren, con respecto al ERP anterior.

Saber que integrar

Si tu empresa usa otras aplicaciones, es muy importante que definas si necesitas integrar tu ERP con alguna de esas aplicaciones y con cual es crítico que lo hagas.

Es difícil que un ERP pueda integrarse con todas, por eso elige sólo las aplicaciones críticas en tu evaluación.

Usualmente no es tan grave que algunas aplicaciones se mantengan “aisladas”, especialmente si igual puedes hacer carga y descarga de datos importando y exportando planillas.

Lograr entusiasmar al resto de la empresa

Este es un desafío difícil.

Para que a mitad de camino no te quedes sólo, necesitas que antes de partir el proceso, haya un entusiasmo por implementar el ERP de forma transversal: desde la cúpula de la compañía hasta quienes usarán la aplicación día a día.

Un truco: aprovecha la información que los proveedores te aportan sobre como ayudarán a tu empresa y a los que trabajan en ella, para “copiar” ese mensaje y hacérselo llegar a tus colaboradores y superiores.

Y otro truco más: haz participar a personas clave de cada área en el proceso de planificación y de elección del software. Si el líder de cada área participa, es más probable que se comprometa con el objetivo y defienda la idea entre sus colaboradores.

Elegir a un proveedor

Hay cientos de proveedores. Necesitas hacer un primer filtrado, para que puedas comparar entre un par.

Un truco para lograr esto es partir por el factor “país”. Si tu empresa tiene fuerte presencia internacional, entonces limítate a aquellos ERP diseñados para empresas internacionales.

En cambio, si te limitas a un país, puede ser mejor opción un proveedor local, así te aseguras que está alineado con marco legal y la realidad del país y, además, es muy probable que su costo sea menor que el de un gran software pensado para multinacionales.

Tras el factor país, elimina de tu decisión aquellos ERP que no tienen clientes de tu industria. A este le podríamos llamar el factor industria.

No necesariamente estarás alcanzando el óptimo, pero si tendrás varias ventajas, como tener confianza de que el proveedor conoce las particularidades de tu industria y posiblemente ha optimizado su software para ella e incluso, puedes pedir referencias a algunos clientes que no sean competencia directa tuya.

Finalmente, descarta aquellos cuyo costo es mucho mayor a tu presupuesto.

Con eso, posiblemente te quedarás con un par de ERP que comparar solamente y estarás haciendo tu decisión más fácil.

Averiguar las capacidades de la tecnología

Si hay una funcionalidad que es crítica para ti. Rápidamente averigua si los ERP que estás considerando la proveen o no.

Mejor descartar rápido esas opciones.

Luego entra en algunos detalles, como:

  • Compatibilidad con sistemas operativos, navegadores y hardware
  • Tipo de respaldo de la información
  • Que tipo de servicio de soporte técnico se provee
  • Que tan nuevo es el software y cada cuanto tiempo se hacen actualizaciones
  • Y, en definitiva, que funcionalidades centrales tiene

Revalidar los datos, si estás migrando

Si ya tienes un ERP, hay un paso que no debes olvidar antes de elegir el ERP al que vas a migrar: pídele a tu proveedor que analice que se requerirá para traspasar tus datos de un ERP al otro.

Podría ser que se requieran gastos y plazos que no habías considerado.

Entrenar a los usuarios

Los usuarios van a necesitar aprender a usar el software, por lo que esta fase es parte importante del proceso y de la decisión.

¿En qué debes fijarte?

  • Costo del entrenamiento (algunos ERP ofrecen entrenamiento gratis, pero otros cobran… y a veces bastante)
  • Plazos ¿Cuanto demora un usuario promedio en aprender?
  • Forma ¿El proveedor hará sesiones de entrenamiento? ¿Entregará manuales de uso? ¿Habrá que contratar una empresa externa de capacitación? ¿Qué pasa si surgen dudas tras el entrenamiento?
  • Y algo que muchos olvidan ¿Qué pasará cuando contrate a un nuevo empleado? ¿Cómo recibirá entrenamiento?

Definir fases de la transición

Así como en el primer desafío, “ir por partes” es la opción más sabia.

Define las fases y los hitos de la implementación, junto con los objetivos que deben cumplirse en cada fase antes de pasar a la siguiente.

Una típica división de fases podría ser:

  • Enrolamiento: Comprometer a personas claves. “Vender” la idea de implementar un nuevo ERP. Definir quienes participarán del proceso.
  • Elección: comparar opciones y hablar con proveedores, hasta encontrar el ERP correcto.
  • Enrolamiento 2: esta fase no es tan evidente y puede ser de mucha ayuda. Tras elegir un ERP, promuévelo dentro de la empresa. Aprovecha de contarle las ventajas que tendrá a las personas que deberán usarlo y hazlos que “sueñen” con la forma en que les hará el trabajo más fácil.
  • Traspaso de información (si se está migrando)
  • Pruebas sobre nueva información
  • Entrenamiento
  • Fase “en paralelo”: es buena idea operar un tiempo con el ERP antiguo (o método antiguo, si no se contaba con un ERP), por algunas semanas. Para asegurarse de que todo está OK antes de dar por muerto el ERP o método de trabajo anterior.
  • Fin de implementación
  • Métricas de los primeros meses: tras unos meses de funcionamiento, toma algunas mediciones para saber si se cumplieron los objetivos. Si se cumplieron y, además ocurrieron otras optimizaciones, difúndelas dentro de la organización. Será una buena forma de saber que el esfuerzo valió la pena y de mantener al equipo entusiasmado con el cambio.

Ojalá te haya parecido valioso y puedas aplicar esto que aprendiste.

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