Projet-pilote sur l’approvisionnement « Ouvert par défaut » du Canada : Une expérience en matière de souplesse

Entre les mois de juillet et septembre 2017, deux ministères du gouvernement du Canada ont collaboré pour mettre à l’essai une nouvelle approche d’acquisition de services numériques. Je travaille pour l’un de ces ministères et je souhaite faire part de ce que nous avons réalisé.

La nouvelle approche d’approvisionnement est plus rapide que les approches traditionnelles. Elle cible le point de vue du soumissionnaire et tente de simplifier autant que possible la tâche des fournisseurs de se faire concurrence en vue d’un contrat.

La nouvelle approche n’est pas parfaite, mais nous croyons qu’elle constitue un pas dans la bonne direction. Dans la présente publication, je veux vous faire part des étapes que nous avons suivies. Surtout, je veux vous inviter à nous aider à améliorer la façon dont nous faisons l’acquisition de services numériques.

Commençons par le début…

Le gouvernement du Canada a pris un engagement ambitieux visant à assurer l’ouverture et la transparence. Jetez un coup d’œil aux lettres de mandat, c’est-à-dire les directives que le premier ministre a données à tous les ministres du Cabinet visant à établir leurs priorités. Toutes les lettres indiquent que « le gouvernement et les renseignements du gouvernement devraient être ouverts par défaut ».

L’un des outils clés que nous utilisons pour assurer l’ouverture est le site web du gouvernement, ouvert.Canada.ca. Mon équipe du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) est responsable des engagements du gouvernement concernant le gouvernement ouvert et nous avons durement travaillé avec nos partenaires dans l’ensemble du gouvernement afin de remplir le site web de contenu. Aujourd’hui, plus de 60 ministères et organismes fédéraux ont publié environ 120 000 éléments d’information (surtout des données) sur notre site web.

Au début du mois de juillet, nous avons ajouté un nouvel élément à notre site : un portail pour le projet-pilote « Ouvert par défaut ». Selon nous, le nouveau portail pour le projet-pilote « Ouvert par défaut » constitue une expérience de transparence radicale. Nous avons créé une façon permettant aux personnes d’accéder aux documents provisoires internes, de jeter un coup d’œil derrière le rideau et d’être témoin des types de documents que nous produisons sur une base quotidienne. Vous pouvez en apprendre davantage sur ce que nous avons effectué en consultant notre blogue.

Nous avions finalement un outil pour commencer à incarner la vision de l’ouverture par défaut. Malheureusement, nous avons également eu un problème. Nous avons tellement mis de contenu sur notre site web qu’il commençait à être difficile à utiliser.

Nous avons décidé de demander à des gens de nous aider à résoudre le problème. Notre équipe du SCT a uni ses forces avec le ministère qui se spécialise dans l’acquisition de solutions aux problèmes comme le nôtre, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

Services publics et Approvisionnement Canada a travaillé avec nous pour élaborer une méthode d’approvisionnement adaptée et fondée sur les défis. L’objectif consistait à chercher des concepts novateurs qui correspondaient à nos exigences et qui nous permettraient à nous, le client, d’obtenir de meilleurs résultats tout en étant plus facile d’utilisation pour les soumissionnaires potentiels.

Contexte : Comment nous avons appris à cesser de nous inquiéter et à aimer l’approvisionnement

« Finies les demandes de propositions de 200 pages. Nous allons plutôt avoir de la concurrence. Finis les mariages à l’aveuglette avec les grands fournisseurs de la TI, nous ferons du « dating » de façon continue (…) plus d’action et moins de baratin, une attention plus particulière aux prototypes fonctionnels qui permettent de voir ce qu’une compagnie ou un fournisseur peut faire, plus de compétition et de fournisseurs plus agiles. » 
 — L’honorable Scott Brison, président du Conseil du Trésor, mai 2017

Le gouvernement ouvert est une culture de gouvernance qui favorise une meilleure ouverture et responsabilité, accroît la participation citoyenne à l’élaboration de politiques et de conception de services, facilite l’innovation, et crée un gouvernement plus économique, efficace et à l’écoute.

Alors, comment nous sommes-nous retrouvés dans un projet-pilote sur l’approvisionnement ? Passez à la section suivante si vous êtes uniquement intéressés par ce que nous avons fait. La présente section donne un aperçu du contexte dans lequel nous menons nos activités.

Le site web du gouvernement ouvert

Le site ouvert.Canada.ca est l’un des outils que nous utilisons pour le gouvernement ouvert au gouvernement du Canada. Il a été lancé en 2012 uniquement comme portail de données. Il a depuis évolué de façon à comprendre un ensemble complet de ressources documentaires et à faciliter la mobilisation à l’égard de l’initiative sur le gouvernement ouvert et des activités connexes.

Nous croyons que nous avons fait du bon travail lors de la conception de notre site web. Il s’agit d’une source entièrement libre (voici notre code [anglais]) et nous avons récemment été reconnus comme chef de file mondial des données ouvertes (nous sommes enchantés d’avoir été classés deuxièmes au monde par le baromètre Open Data). Cependant, alors que nous continuons de faire la promotion du gouvernement ouvert et de publier un nombre croissant de ressources, nous avons réalisé que nous devions rendre la tâche de trouver des renseignements sur notre site plus facile pour les utilisateurs. De plus, nous voulions rendre le site plus intéressant et son utilisation plus amusante.

Nous ajoutons constamment de nouvelles informations dans le site ouvert.Canada.ca. Nous voulions donc qu’il devienne un centre de données, de renseignements et de possibilités de participer et d’apprendre.

Le projet-pilote « Ouvert par défaut »

Nous avons convenu qu’il était temps de commencer à chercher de façon sérieuse un moyen de devenir ouvert par défaut. En tant que gouvernement, nous avons une réputation solide d’ouverture, mais nous souhaitions aller plus loin. Nous voulions savoir si nous pouvions élaborer une solution technique dans le but d’inviter les citoyens à l’arrière-scène pour consulter nos documents de travail avant qu’ils ne soient mis au point et officiellement publiés. Non seulement la solution pouvait-elle donner accès à des renseignements essentiels, mais nous avons aussi cru qu’elle contribuerait grandement à signifier à quel point nous sommes sérieux à l’égard de l’ouverture en plus de commencer à faire la promotion d’une culture qui appuie l’ouverture par défaut.

Afin de mettre les choses en branle, nous avons demandé à quatre ministères clients de nous faire parvenir des documents qui sont maintenant accessibles sur ce nouveau portail. Les partenaires initiaux étaient Environnement et Changement climatique Canada, Patrimoine canadien, Ressources naturelles Canada et nous, le SCT. Nous avons aussi travaillé en étroite collaboration avec SPAC afin d’élaborer une solution technique rigoureuse et d’élaborer notre stratégie d’approvisionnement, que je décrirai ci-dessous.

Le portail contient actuellement 543 documents, une goutte d’eau dans l’océan compte tenu de l’étendue des connaissances que le gouvernement du Canada possède. Pour les besoins de ce projet-pilote, nous avons pris soin d’adopter une stratégie qui n’entraînerait pas de risques inutiles en excluant des documents possiblement problématiques (p. ex., des documents contenant des renseignements personnels). Le projet-pilote donne une vue d’ensemble sur le monde gouvernemental ou une sorte de laissez-passer pour l’arrière-scène.

En résumé, nous avons réussi à construire le portail « Ouvert par défaut » en connectant notre répertoire de documents interne, GCDocs, à notre catalogue de contenu externe que vous voyez sur ouvert.Canada.ca et que nous utilisons pour assurer le suivi de nos données ouvertes. Le portail tire parti des systèmes opérationnels actuels, dont le site web du gouvernement ouvert et les répertoires de documents ministériels internes, afin de fournir la plateforme technique.

Le défi

Pendant que nous construisions notre nouveau portail « Ouvert par défaut », nous avons réalisé que nous faisions face à un problème d’utilisation urgent croissant. Non seulement le site web contenait-il déjà une énorme quantité d’information, mais proposions-nous d’en ajouter beaucoup plus!

Nous avons décidé de demander de l’aide aux Canadiens. Nous voulions trouver un fournisseur pour élaborer une solution source ouverte pré-commerciale novatrice qui rehausserait et améliorerait l’expérience utilisateur sur notre site web. Nous voulions surtout faciliter la tâche de trouver et de récupérer des renseignements hébergés dans le nouveau portail du projet-pilote « Ouvert par défaut » pour les utilisateurs.

Problèmes particuliers auxquels nous avons été confrontés

Voici quelques exemples des types de problèmes que nous avons cernés auprès des soumissionnaires potentiels :

  • nos fonctions de recherche ne répondaient pas bien aux requêtes en langage simple;
  • nous devions répertorier manuellement tout ce que nous mettions dans le site web, ce qui prend du temps et peut introduiredes erreurs;
  • l’utilisation du vocabulaire contrôlé était incohérente, rendant ainsi la fonction de recherche moins efficace que ce qu’elle pouvait être;
  • il était difficile de trouver du contenu dans le site web;
  • les options de consultation des renseignements et des données étaient limitées;
  • de façon générale, l’interface du site web était assez difficile à utiliser.

Vous pouvez obtenir plus de renseignements concernant notre défi ainsi que les critères que nous avons utilisés pour évaluer les soumissions dans notre demande de propositions. Celle-ci est accessible sur notre appel d’offres.

Limites

Nous avons toutefois insisté sur le fait que la solution choisie devait être en fait viable. Nous avons donc précisé qu’elle devait être intégrée à l’infrastructure numérique actuelle du site web du gouvernement ouvert. Elle devait rehausser l’expérience utilisateur du portail du projet-pilote « Ouvert par défaut », mais compte tenu de l’infrastructure commune, nous nous attendions également à ce qu’elle améliore le site web du gouvernement ouvert dans son ensemble.

Par ailleurs, nous avons précisé que la valeur du contrat devait s’élever à un maximum de 75 000 $ en plus des taxes applicables. Nous avons aussi précisé que nous avions besoin d’une solution de source libre et nous avons fourni les critères de sélection dans notre appel de propositions. Nous avons volontairement évité d’établir trop d’exigences afin de permettre le plus d’innovation et créativité possible.

Objectifs du SCT quant au Projet-pilote sur l’approvisionnement « Ouvert par défaut »

Nous nous sommes fixés quelques objectifs quant au projet-pilote sur l’approvisionnement :

  • Fondé sur le défi — Nous voulions lancer un défi illimité fondé sur le caractère utilisable et l’innovation dans le but de tirer parti de la créativité des experts pour améliorer notre site web.
  • Rapide — Nous voulions octroyer un contrat très rapidement, réaliser le processus entier à l’intérieur de deux mois et octroyer un contrat le jour où nous avons terminé notre évaluation.
  • Ouvert — Nous voulions être accessibles en tant que clients, fournir des réponses aux soumissionnaires potentiels grâce à un webinaire et réaliser notre évaluation grâce à un événement de style « Dans l’œil du dragon ».

Essentiellement, nous voulions rapidement tirer profit de ces investissements à construire le portail « Ouvert par défaut » pour rehausser l’expérience utilisateur dans notre site web de façon considérable.

Échéanciers

En plus d’avoir fait face à quelques défis de taille, nous voulions réaliser un progrès assez rapide. Voici les échéanciers que nous nous sommes imposés :

Échéanciers que nous avons établis pour le portail « Ouvert par défaut » et le projet-pilote sur l’approvisionnement

Approche d’approvisionnement

Nous étions enthousiastes de pouvoir travailler sur ce processus avec SPAC. Services publics et Approvisionnement Canada a agi en tant qu’autorité contractante, protégeant l’intégrité du processus, alors que le SCT était le client et l’autorité technique. En collaborant avec SPAC, nous avons choisi une approche qui, selon nous, allait mener à l’atteinte de bon nombre de nos objectifs. Voici les caractéristiques principales de l’approche :

  • Fondé sur le défi — Défi illimité fondé sur le caractère utilisable et l’innovation.
  • Concurrentiel — Fournisseurs canadiens admissibles, publiés dans le site www.achatsetventes.gc.ca.
  • Rapide — Échéanciers raccourcis et une attribution de contrat très rapide.
  • Webinaire — Séances de questions et réponses interactives au cours de la période de sollicitation.
  • Évaluation du comité du centre d’expertise — Style « Dans l’œil du dragon » avec des experts externes.
  • Code source ouverte — Permettre l’utilisation d’une solution d’une source ouverte.
  • Adaptable — Commencer petit, visant à établir les bases sur lesquelles prendre de l’expansion et répéter.

Étapes suivies

Nous avons travaillé avec nos collègues de SPAC pour concevoir un processus d’approvisionnement qui répondrait à nos besoins tout en respectant nos exigences en matière d’approvisionnement. Voici les étapes de l’approche que nous avons suivies : pré-sollicitation, évaluation multi-phases et attribution de contrat.

Étapes que nous avons suivies dans le cadre de notre projet-pilote sur l’approvisionnement

Si vous êtes curieux, voici notre joyeux groupe d’évaluateurs de la phase 2. Nous avons expliqué notre rôle dans ce billet de blogue.

De gauche à droite : moi, Alannah Hilt, Gareth Keane, Mélanie Robert, Nicole Verkindt

Prochaines étapes

Notre prochaine étape consiste à l’évaluation exhaustive de notre approche d’approvisionnement souple. Demeurez à l’affût pour les résultats. Nous diffuserons un sondage officiel pour recueillir les leçons de l’industrie. Continuez de surveiller de près achatsetventes.gc.ca pour le sondage de SPAC. Nous avons besoin de vos commentaires.

Une fois que nous aurons terminé de recueillir les leçons tirées, nous diffuserons les résultats et nous recevrons heureusement d’autres commentaires concernant les points à améliorer en vue du prochain projet-pilote. Nous sommes très heureux des résultats jusqu’à présent, mais il existe probablement de nombreuses façons de nous améliorer davantage. Nous sommes aussi impatients de connaître les améliorations possibles de la part de nos collègues internationaux.

Une fois que SPAC aura terminé son évaluation du processus d’approvisionnement, nous envisageons d’élargir et de poursuivre rapidement notre deuxième projet-pilote. Demeurez à l’affût!

Remarque : Je travaille pour le gouvernement du Canada, mais il ne s’agit pas d’une de ses publications officielles. Il s’agit d’une initiative personnelle pour appuyer un gouvernement ouvert par défaut et pour joindre le geste à la parole quant au gouvernement ouvert.