MIC Proyecto Pro-SBDC

Creación de Centros de Desarrollo de Pequeñas y Medianas Empresas

El fundamento de este proyecto es la creación de oficinas para ayudar al desarrollo a nivel nacional de todo negocio que cumpla con los requisitos vistos en la Constitución en la Ley 488–08 y sea denominado una Pequeña o Mediana Empresa (PYMES). Estas oficinas serán creadas con la ayuda de otras instituciones, bajo la supervisión y reglamentación del Ministerio de Industria y Comercio (MIC). Este proyecto se conocerá bajo el nombre de Pro-SBDC.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Las PYMES constituyen un eslabón esencial en la concatenación del movimiento económico y también son una buena fuente de empleos en la sociedad. En la actualidad, las PYMES aportan el 27% del Producto Interno Bruto, y generan alrededor de un 57% de los empleos. Aquí se refleja su importancia en el marco económico nacional y la importancia de fomentar y desarrollar el conocimiento sobre PYMES en la República Dominicana.

Este proyecto nace como una solución ante el problema por el que pasan muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) ante la situación de la economía actual. Estas, las PYMES, muchas veces al ser desarrolladas por personas sin experiencia previa en esta área, se ven en circunstancias que pudieran ser resueltas con la correcta asesoría, en vez de esto se ven muchas veces ante la necesidad de cerrar definitivamente.

Es al observar esta situación que nace dentro del Ministerio de Industria y Comercio (MIC) el crear una respuesta para la ayuda de las PYMES. Se planea la creación del Centro de Desarrollo de Pequeñas Empresas (SBDC), mediante la ayuda de diferentes instituciones de educación superior del país. Se creará un modelo, así como la habilitación de oficinas y personal preparado para ofrecer su ayuda a aquellos empresarios nuevos que deseen ver sus ideas hechas realidad y presenciar el nacimiento de una nueva empresa en la República Dominicana.

Se busca lograr darles apoyo en áreas como administración, innovación, sostenibilidad, manejo del personal, entre otros. Esto mediante asesoría profesional personalizada a cada PYMES, charlas y seminarios, y ayuda en la realización de procesos. Se busca también lograr dar ayuda financiera en la etapa inicial de las nuevas empresas, o en casos que sean considerados necesario y adecuado para mantener una PYMES en acción.

También se espera lograr el apoyo de diferentes SBDC de otros países, para así adquirir de ellos conocimientos dado sus años de trabajo. También lograr acuerdos de ayuda financiera e internacionalización del alcance las PYMES.

Es para el MIC, un compromiso el ayudar y apoyar el desarrollo sostenido de las PYMES, y estas ayudan de forma directa a los objetivos que Industria y Comercio tiene como Ministerio del Estado Soberano de la República Dominicana, para el crecimiento y desarrollo del mismo.

OBJETIVOS

Objetivo General
Desarrollar centros que fomenten y contribuyan a una cultura orientada a PYMES en la República Dominicana, y el crecimiento de las PYMES en todo el territorio nacional.

Objetivos Específicos
§ Organización con una estructura jerárquica funcional para la ayuda a las PYMES.

§ Edificio que alojará esta organización, este será conocido como el centro de ayuda.

§ Página web de la plataforma del Centro para fácil obtención de informaciones para transparencia y solicitud de ayuda por parte del centro.

FASE DE PLANIFICACIÓN

PROCESOS DENTRO DEL PROYECTO

Una lista de los procesos o fases vistas necesarias para el desarrollo técnico del proyecto y sus correspondientes hitos son:

Acuerdo con distintas Instituciones de Educación Superior: Contrato escrito en el cual el MIC y la universidad se comprometen de manera legal al proyecto. Hito: Firma del Acuerdo por ambas partes.

Acuerdo con distintas SBDC internacionales: Contrato mediante el cual el MIC se asocia con distintas SBDC de otras naciones para recibir ayuda de diferentes formas. Hito: Firma del Acuerdo por el MIC y las SBDC.

Estudio de Mercado: Con esta herramienta se pretende conocer las necesidades y la demanda de quienes se espera utilicen este servicio. Hito: Entrega de resultados del estudio.

Obtención de Permisos Legales: Adquirir la aprobación por parte de las instituciones encargadas de los mismos. Hito: Obtención de los permisos.

Estandarización de procesos: Normalizar lo que se espera sean los procesos comunes de las SBDC tanto internos como externos, una vez sean puestas en marcha. Hito: Finalización de los manuales guías para los futuros empleados.

Regulaciones Legales: Velar que los procesos de la SBDC cumplan con los estatutos de los organismos regulatorios nacionales e internacionales. Hito: Aprobación de los procesos por parte de los organismos regulatorios.

Construcción de Oficinas: Edificación de edificios de oficinas para albergar a nuestros empleados en sus horas de trabajo. Hito: Finalización de los edificios.

Extensión al Interior del País: Situar una extensión de la SDBC en varias regiones del país. Hitos: Acuerdos con Universidades en diferentes regiones; Finalización de edificios en estas regiones.

Capacitación de Personal: Preparar a quienes serán los empleados en cada región de las SBDC. Hito: Terminación de cursos necesarios para la capacitación.

CRONOGRAMA DE HITOS 
Se ha estimado una duración de 2 años para el Proyecto, partiendo de noviembre de 2016 hasta noviembre de 2018. Los hitos que serán marcadores del progreso del proyecto serán:

  • Entrega de resultados del estudio de mercado; lun 9/26/16
  • Firma del Acuerdo con INTEC; jue 11/10/16
  • Firma del Acuerdo con UTESA; mar 12/13/16
  • Firma del Acuerdo con SBDC Miami; mar 1/17/17
  • Firma del Acuerdo con SBDC Puerto Rico; mié 1/4/17
  • Obtención de los permisos para construcción; jue 5/11/17
  • Finalización de los manuales guías para los futuros empleados.; jue 7/6/17
  • Aprobación de los procesos por parte de los organismos regulatorios; jue 5/3/18
  • Finalización de los edificios; vie 7/05/18
  • Terminación de cursos necesarios para la capacitación de empleados; jue 16/07/18
  • Lanzamiento de Plataforma WEB; jue 20/7/18

PRESUPUESTO:
El presupuesto aprobado para el proyecto fue estimado con un valor de RD$75,940,000.00 los cuales se distribuirían también entre el INTEC y UTESA partes interesadas del proyecto.

Esto fue manejado mediante el Plan de Gestión de Costos, y los documentos de Gestión de Costos desarrollados en los Procesos de Planificación del Proyecto.

El proyecto despertó el interés de la Unión Europea, la cual al solicitar el cumplimiento de requisitos específicos, aportó cinco veces el presupuesto original, esto elevó el presupuesto a unos RD$379,700,000.00.

EQUIPO DE TRABAJO

A continuación se muestran los encargados de funciones y responsabilidades y sus respectivos cargos dentro del proyecto.

  • Ignacio Méndez: Viceministro
  • Jair Fernández: Gerente del Proyecto
  • Carlos Fernández: Gerente de Proyecto Junior
  • Alberto Feng: Gerente Técnico
  • Mabel Casado: Equipo de Trabajo
  • Luis Machado: Equipo de Trabajo
  • Lidiana Nuesi: Equipo de Trabajo
  • Maurys Santamaría: Secretaria Ejecutiva

EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Durante la ejecución del mismo, se pasó por diferente tipos de obstáculos, cada uno de diferente nivel de dificultad. El MIC se vió en la necesidad de realizar adquisiciones a proveedores externos para los servicios que este no podía generar por sí mismo como transporte aéreo internacional, y servicios de catering.

Durante el primer semestre del proyecto las actividades marcharon a buen paso, luego se vio la oportunidad de agregar valor al proyecto mediante la inclusión de la Unión Europea como interesado al proyecto. Para esto se generaron diversas solicitudes de cambios para lograr reunir y cumplir los requisitos de la UE. Entre estos requisitos el principal siendo: la creación de un departamento de Calidad dentro de la SBDC.

Se trabajó junto a las universidades para lograr el nacimiento de tal departamento y así incluir a la UE en nuestra lista de interesados. Al lograr esto, fueron recibidos fondos provenientes de la misma y con esto se pudo generar más productos y servicios, así como mejores niveles de calidad en todo lo relacionado al proyecto Pro-SBDC.

El proyecto siguió su marcha y luego de recibir los últimos entregables (los edificios y la plataforma web) se procedió a iniciar la fase de cierre.

FASE DE CIERRE

En esta fase se tuvo una reunión de cierre en la cual se presentaron a los interesados los entregables programados así como reportes de desempeño y de la situación y calidad de cada uno de los mismos.

Tras la aprobación de cada interesado se procedió a la revisión del Acta de Cierre del Proyecto. Se certificaron los entregables, y cada interesado firmó el documento, dando por concluido el proyecto Pro-SBDC a cargo del Ministerio de Industria y Comercio de la República Dominicana.

Tras las experiencias vividas durante los años de procesos de este proyecto se encontraron diversas lecciones valiosas las cuales fueron agregadas a las Lecciones Aprendidas de la PMO del MIC. Estas lecciones fueron:

  • “Cuando se negocie el personal para el equipo del proyecto, tener por escrito con sus superiores su duración en el proyecto para evitar inconvenientes”, siendo esta identificada el 12 de septiembre de 2016 durante la fase de planificación.
  • “Al hacer una adquisición nueva de un producto o servicio y obtener buenos resultados, desarrollar un acuerdo con el proveedor para futuras adquisiciones”, esta lección fue identificada el 29 de noviembre de 2016 habiendo iniciado ya la fase de ejecución.
  • “Al hacer viajes internacionales, dar un preaviso al departamento de la Dirección General de Migración del aeropuerto para dar un trato de primera a nuestros representantes”, el 02 de febrero de 2017 se reconoció esta lección también durante la fase de ejecución.
  • “La comunicación y participación activa con el Viceministro asegura un mayor apoyo”, establecida drrante la fase de monitoreo y control, en fecha del 29 de mayo del 2018.
  • “Al momento de ocurrir uno de los riesgos, esta información debe tratarse solo entre los involucrados en su causa y su solución para evitar conflictos y turbulencias en otras áreas del proyecto”, registrada el 28 de junio del 2018, esta lección es aplicable tanto en la fase de planificación como la de ejecución.
  • “Para futuros proyectos, tratar de adquirir el mismo personal del Equipo de Trabajo del Proyecto para un nuevo proyecto”, esta lección concentrada en el área del saber de Recursos Humanos, fue determinada el 14 de abril de 2017.

Para información detallada sobre los procesos del proyecto le ofrecemos el siguiente enlace con acceso a todos los documentos referentes al proyecto Pro-SBDC:

El equipo de trabajo estuvo conformado por:

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