Communicate

Blijf in verbinding, tenzij..

Communicatieregels voor online communities en gedeeld leiderschap

Foto: Jean Francois Gornet

Het oude en het nieuwe vergaderen

Ken je die situatie waarin je samenwerkt in een collaboratief online instrument en nog vergadert en tussendoor dingen uitwerkt? In de ene route worden vlijmscherp en snel besluiten genomen onderweg en wordt tussendoor dagelijks afgestemd en bijgesteld. In de andere route wordt alles zorgvuldig voorbereid om tot een eindbesluit te komen in de vergadering en wordt dan pas afgestemd en bijgesteld.

In dat eindbesluit zit lang niet altijd alle informatie verwerkt die onderweg ook nog gewisseld is in de community.

Een community is een groep in een digitaal platform, waarbinnen je elkaars voortgang, documenten en opmerkingen kunt zien. Voorbeelden zijn Facebook-groepen, Google+ communities, Yammer etc. In een community werk je, het is geen hobby of alleen maar een technisch middel, maar een hele andere manier om met elkaar in contact te blijven en om efficiënt een project vorm te geven en vooruitgang te boeken.

Het gesprek in de vergadering loopt stroef omdat een deel van de groep al veel verder is in informatie uitwisseling dan een ander deel. En bij het opmaken van de agenda een week tevoren, zijn de agendapunten in de vergadering vaak alweer achterhaald door de snelle communicatie in de community.

Ineens heeft er vervolgens iemand de leiding en worden taken verdeeld om misverstanden te voorkomen. Een werkproces in stappen wordt vastgesteld. De gewisselde informatie in de community krijgt geen plaats in het geheel. En vaak moet je weer een stap terug doen in het proces.

Bovenal is er een verschil in vertrouwen in de groep. De groep die klassiek vergadert vertrouwt op het proces en controle, de groep die collaboratief samenwerkt vertrouwt op elkaar.

Kan het anders?

Ja, door leiderschap te delen..

Maar de leiding in het midden leggen en toch allemaal je verantwoordelijkheid nemen, hoe doe je dat? En wat doe je dan niet meer? Een set aan spelregels voor het fijn werken in communities. Voordeel: door niet vrijblijvend te zijn kun je elkaar aanspreken en daardoor veel efficiënter zijn.

Als je heel goed samenwerkt in een community, heb je zelfs nooit meer een formele vergadering nodig. Alleen tussentijdse afstemming wanneer nodig en af en toe een goed gesprek om contact te houden met elkaar. Om met elkaar naar dezelfde doelen, ambities, missie en naar elkaar te blijven kijken.

Foto: Yasin Hasan

In de community komen

Voorwaarden om effectief te werken in een community zijn:

  1. Maak contact met elkaar in levende lijve of als je op afstand bent van elkaar per Skype of via een videocall. Weet wat je aan elkaar hebt en waarom je met elkaar wilt samenwerken. Heb je een goed gevoel? Ben je gelijkgestemd? Ben je gelijkgericht? Dat is precies de voorwaarde om met elkaar in contact te willen blijven. Intuïtie en persoonlijke klik worden dus belangrijker dan alleen de taken die je samen wilt afhandelen. Er wordt verwacht dat je open deelt en iets van jezelf laat zien. Het gaat om vertrouwen en de betrouwbaarheid dat je iets toevoegt, er bent en meedenkt.
  2. Zorg voor een account in veelgebruikte communities. Als je wilt weten hoe en welke precies, kijk dan eens hier.
  3. Zorg voor een compleet profiel MET profielfoto van jezelf, zodat je herkenbaar bent in discussies en in documenten. Anders moet de ander steeds raden wie je bent.
  4. Zorg dat je vrienden bent met de groep met wie je samenwerkt. Regel dat meteen in de eerste ontmoeting of dezelfde dag nog.
  5. Zorg dat als je in Google werkt, je elkaar toevoegt en de juiste rechten toekent in documenten en in de community.
  6. Zorg voor een tweede beheerder of moderator of deel deze taak zoveel mogelijk.

Hoe bereid je een ontmoeting voor?

Stel je eens voor dat je nooit meer echt hoeft te vergaderen. Alleen maar dingen kort hoeft af te tikken. En dat je dan echte oprechte aandacht kunt hebben voor je gesprekspartner. De telefoon kan uit. De computer ook. En je hebt weer tijd om over het leven te praten. Het kan! Maar dat vergt dat je vooruit werkt. Dit zijn daarvoor de spelregels.

  1. Post alle informatie die belangrijk is voor jullie proces in de community.
  2. Werk in dezelfde documenten: Google doc, Hackpad of soortgelijk en zorg dat er geen mail-draden ontstaan. Commentaar dus in het document verwerken.
  3. Pas het document samen aan. De revisies zijn zichtbaar en terug te zetten, dus geen schroom.
  4. Verstuur documenten niet per mail! Maar upload of creëer ze in de gezamenlijke map op Google docs en post ze in de community en laat discussies daar plaatsvinden. Liever nog: chat of werk live samen.
  5. Ruim het hoofddocument regelmatig samen op, kort het in en zorg dat je de hoofdlijn bewaakt. Doe dit in een overleg op Skype, via chat of telefonisch overleg. Of heb een co-work sessie samen. Dus niet praten over werk, maar samen aan het werk.
  6. Vergader niet.. maak geen notulen en geen agenda’s lange tijd vooraf. De tijd beweegt te snel en jullie nu ook. Brainstorm, tast af, houdt contact tussendoor en als je elkaar ziet: ontspan. Bespreek vooraf kort de punten die je wilt inbrengen als je een werkoverleg hebt.

https://www.youtube.com/watch?v=cWypWe9UAhQ

https://www.youtube.com/watch?v=cWypWe9UAhQ

Misverstanden

Een top 10 aan misverstanden die ertoe leiden dat werk dubbel gedaan wordt:

  1. Gebrek aan vertrouwen: er wordt niet echt contact gemaakt. Herkenbaar wanneer taken vooruit worden geschoven, iemand tijden niet beschikbaar is om mee af te stemmen, een vraag redelijk zakelijk wordt afgedaan. Echte community werkers stemmen ook met elkaar af wanneer zij even niet beschikbaar zijn, er iets aan de hand is waardoor hun bereikbaarheid anders is. En zij letten op elkaars stemming, gevoel en betrokkenheid. Het is de basis om op samen te werken.
  2. Een probleem creeren voordat er een probleem is. Hierdoor komt er onnodig veel nadruk te liggen op problemen oplossen, terwijl er nog mogelijkheden zijn. Denk in je echte ambitie, in wat je wilt bereiken met elkaar en spreek elkaar erop aan om eerst vanuit de mogelijkheden te vertrekken.
  3. Maar een persoon zet alles in Google, de community en de rest is niet interactief bezig. De oude opvolging van taken, vergaderen en terugkoppelen blijven dan in stand om elkaar bij te praten. Beperk het aantal feedback-loops door er allemaal interactief bij te blijven.
  4. Gebrek aan openheid: communicatie vindt niet plaats in de community maar in de email en veel 1-op-1 gesprekken. Besluiten worden niet open genomen in het bewustzijn van de hele groep. Collaboratief werken vergt dat alle besluiten in de groep worden neergelegd en dat zij die erover willen of kunnen meepraten of meebeslissen de kans krijgen. Niet iedereen hoeft in consensus mee te beslissen. Het gaat erom dat je de kans krijgt.
  5. Gebrek aan verantwoordelijkheid: er wordt gevraagd om leiding, de projectleden nemen niet zelf de verantwoordelijkheid voor de voortgang en de taken die gedaan moeten worden. Spreek elkaar aan op de voortgang van taken en op wat er NU nodig is. Niet alleen op gemaakte afspraken in het verleden. Stel op tijd bij. Hou elkaar scherp.
  6. Gebrek aan actie: wachten met werken tot er een vergadering ingepland wordt. Geen communicatie over de voortgang van taken in de community tussendoor.
  7. Dubbel werk: Naast community voortgang worden er ook ergens anders takenlijstjes bijgehouden. Houdt contact, overleg met elkaar en hou de communicatie centraal.
  8. Geen bijsturing: er wordt samengewerkt in de community, maar in inefficiënt. Niemand durft elkaar echter aan te spreken op afspraken of op het feit dat het niet goed loopt. Gedeeld leiderschap is ook verantwoordelijkheid nemen en naar voren stappen. Constructief ten behoeve van het resultaat en de groep.
  9. Alleen maar werken en monitoren, nooit meer vrije tijd: zorg dat je ook ruimte aan elkaar biedt om uit te pluggen en om even offline te zijn. Geef dit gewoon aan wanneer je dit nodig hebt en respecteer dit ook van elkaar. Wees een monitor voor elkaar voor genoeg rust en een goede relatie met elkaar. Gun elkaar ruimte.
Foto: Ville Mietinen
Show your support

Clapping shows how much you appreciated Amanda Jansen’s story.