Lo fácil es culpar al responsable político. Lo difícil, tener buenos sistemas de gestión

Javier García
Jul 24, 2017 · 6 min read

Lo que hace que subamos, más o menos, tranquilos en un avión son básicamente cuatro cosas: 1) la fiabilidad en su construcción. Empresas muy sólidas con tecnología puntera, donde trabajan cuerpos de élite de la ingeniería siempre buscando lo mejor. 2) Un adecuado mantenimiento cada vez que vuela el avión, para asegurarnos de que todo está en orden para el siguiente vuelo. 3) La persona que pilota, alguien entrenada para llevarnos de un punto A a otro B y capaz de tomar decisiones complejas e inmediatas si algo se complica. Y, 4) los controladores aéreos, sin ellos regulando el tráfico, caos seguro.

Todo el sistema para llevarnos del punto A al punto B es tremendamente complejo. Lleno de variables que no se pueden controlar (muchísimas). Pero hemos sido capaces, los humanos, de sintetizar esa complejidad, trocearla, especializarnos y cada agente que interviene en los cuatro puntos anteriores son distintos. Hemos sido capaces de hacer volar a estos mastodontes y además hacerlos cada vez más eficientes, baratos y accesibles.

Pero si hay un campo donde todo se pone, literalmente, todo patas arriba es la aviación. La aviación es un apasionante campo de disección continua de información, errores y aprendizajes continuos que se comparten de una forma muy eficaz –a través de simuladores, información accesible a los pilotos o programas formativos muy actualizados. Todo esto permite, de forma sistemática, reaccionar antes de que ocurran accidentes mortales. Pero para lograrlo esto esconde un minucioso método de trabajo.

Fíjate lo que dice el famoso pensador, escritor y economista Matthew Syed en Pensamiento Caja Negra:

“Aprender de los errores no siempre es fácil, incluso en términos conceptuales, por no hablar de los emocionales. Son precisos un razonamiento minucioso y una voluntad de ir más allá de las suposiciones superficiales. A menudo, significa sobrepasar los datos obvios para sonsacar las lecciones subyacentes. Y esto es cierto tanto para la aviación como las las empresas, la política y muchas cosas más”

Información convertida en datos, que a la vez se tienen que convertir en conocimiento, y a la vez éste tiene que servir para aprender de los errores y trazar nuevas hojas de ruta que permitan hacer las cosas mejor en el futuro. Es un trabajo de todo un sistema para abrirse y automejorarse. Es la forma de que volemos seguro.

Pero eso pasa en pocos sitios, en la mayoría de las organizaciones, gremios y empresas cerradas el objetivo es lo contrario: no aprender de los errores, porque no se reconocen. No trabajar con los datos, porque requiere estructurar formas de pensar para evaluar lo que se está haciendo (y siempre hay alguien que sale mal parado) y, sobre todo, al no tener estos condimentos, es imposible trazar estrategias, políticas o acciones que puedan transformar la realidad. Después se echa la culpa al superior, que a la vez buscará la forma de salir de ese envite más o menos airoso.

El problema último es que no se progresa, no se mejora y no se genera el impacto real que se podría conseguir.

Un ámbito donde podemos y debemos mejorar, como sociedad, está en la gestión pública. Las Administraciones públicas son un lugar donde a la complejidad se suma la seguridad jurídica. Como he comentado en otro artículo, en ellas se gestan cosas absolutamente determinantes para nuestro bienestar y actividad cotidiana. Pero que exista seguridad, procesos muy estructurados y personal muy especializado en cada ámbito muy concreto no quiere decir que no podamos mejorar, autoanalizarnos y lograr más impacto por cada hora, proceso, energía y acciones que se diseñan y ejecutan desde las Administraciones públicas.

Las Administraciones públicas tienen datos de todo. Existe un rigor importante en materia de ejecución del presupuesto, de los pagos, los cobros y todos los movimientos contables que se hacen allí. Por otro lado, cada departamento va controlando, como puede, qué número de acciones hacen con su presupuesto. La elaboración de un presupuesto es una tarea que lleva asociada cierta inercia, a veces incrementalista. Mantener unas partidas, las más relevantes, y luego ir jugando con los escasos márgenes que suelen existir.

Los procesos de ejecución son casi procesos contables y administrativos, poco relacionados con lo que está haciendo, cómo se está haciendo, con qué impacto, qué errores y cómo cambiar (a mejor) lo que se está haciendo de cara al futuro.

En nuestra línea de trabajo, fruto de una trayectoria importante en procesos organizativos en varios ámbitos (financieros, de estrategia y de personas), hemos asentado una metodología que, como los SEAL, pretende aterrizar, analizar, hacerse con los líderes de la organización, que a la vez «arrastren» al resto y, con ello conectar los números fríos, que no deja de ser información y convertirlos en conocimiento útil.

Siguiendo el símil de la aviación, queremos llegar a un Ayuntamiento o una Diputación o una Comunidad Autónoma, y crear el cuadro de mandos, las lucecitas, y diseñar todo un sistema inteligente que ayude al piloto a manejar las decisiones difíciles. Siempre con el diseño de abajo-arriba, apoyándose en los profesionales -nadie mejor para detectar problemas y oportunidades de mejora-.

Por esa razón trabajamos casi de manera simultánea en dos ámbitos muy concretos:

1º.- Creación de un mapa de procesos de la Administración.

Con el mapa de procesos de la Administración se dispondrá de una completa radiografía de su estructura económico-financiera al máximo detalle, lo que permitirá en siguientes fases estudiar la viabilidad y el sostenimiento de los servicios y su calidad con los flujos de ingresos actuales y previstos:

  • Conocer con precisión todos los servicios prestados
  • Conectar los servicios con los centros de costes.
  • Evaluar todas y cada una de las partidas de gasto de esos centros de costes
  • Conectar la estructura de costes con indicadores de productividad de ese centro de costes.
  • Analizar la estructura de ingresos
  • Analizar la estructura de la deuda: tipología (bancaria, proveedores, otras administraciones), condiciones, vencimientos,…

2º.- Análisis de la Organización y Competencias del Personal

Conocer en detalle el personal, sus competencias y posibilidades de mejora es una tarea esencial para implementar nuevas actuaciones de largo alcance en la organización. Por ese motivo, se plantean los siguientes dos grandes objetivos:

— > Mapa de los perfiles del personal propio

  • Formación
  • Experiencia
  • Especialización
  • Funciones realizadas dentro del mapa de procesos

— > Elaboración de un diagnóstico del desempeño:

  • Motivación y desempeño
  • Potenciales áreas de mejora y formación
  • Grado de proactividad para afrontar cambios organizativos

El gran reto es recabar información para convertir el talento de la Administración en una fuerza para seguir avanzando y ofreciendo servicios de alto impacto para la ciudadanía. Es un asunto de máxima importancia que se tiene que abordar bajo un prisma de integración, que SUME, que FACILITE herramientas para potenciar la mejora CULTURAL y de GESTION dentro de la organización.

A partir de este trabajo CON las personas, CON las finanzas, CON las estrategias, CON las acciones y el impacto en la ciudadanía; la Administración tendrá un mecanismo para poder pilotar su avión con más y mejores garantías. Conocerá mejor sus componentes, para detectar dónde están los problemas y cómo evitarlos. Puede abrirse a evaluaciones concretas con objetivos concretos. Puede integrar acciones -políticas- con motivación del personal y una cultura proactiva de mejora.

Lo fácil es decir que el avión se estrelló porque el piloto (político de turno) obró mal. Lo difícil es tener todos los indicadores y análisis pertinentes para averiguar qué pasó y cómo volver a evitarlo.

En un contexto donde la Administración Pública está digitalizándose, y esto acaba de empezar, se están abriendo canales de transparencia y diálogo con la ciudadanía. Y por ello, la gestión también tiene que estar a la altura. Una gestión moderna, flexible, útil, que sepa convertir la materia prima del siglo XXI, la información y los datos, en el mejor producto: conocimiento. Ese conocimiento nos hará efectivos y el impacto es masivo. Todo un reto apasionante.

Javier García

Written by

Socio de SensunFinanzas.com y de Sintetia.com; apasionado de la #Economía las #Finanzas y la #Estrategia. Me gusta escribir y a veces divagar :)

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