UI/UX Case Study: Pengembangan Fitur Simple CRM Aplikasi Krealogi
Program ini merupakan bagian dari program Skilvul Digital Talent Scholarship PROA UI/UX Design Batch 3–2022, yang diselenggarakan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika. Krealogi merupakan salah satu Challenge Partner yang kami pilih. Saya bukan bagian dari pihak Challenge Partner dan karya ini merupakan bagian dari program Skilvul Digital Talent Scholarship PROA UI/UX Design Batch 3–2022.
Latar Belakang
Krealogi adalah teknologi berbasis aplikasi untuk rantai pasok yang didasari oleh pengalaman Du Anyam dalam menjalankan dan mengembangkan manajemen dan sistem rantai pasok Kriya dari daerah-daerah terpencil di Indonesia, selain itu Krealogi juga membentuk sebuah ekosistem atau komunitas sebagai wadah bertemunya pelaku UMKM di Indonesia, serta berpartisipasi dalam peningkatan kompetensi dan pengetahuan terkait manajemen usaha kreatif melalui program pembelajaran. Krealogi merupakan sebuah aplikasi pencatatan pembukuan usaha, yang memfasilitasi beberapa fitur. Beberapa fitur utamanya adalah Pengelolaan Inventaris, Rencana Produksi, Pencatatan Pesanan Masuk, Pencatatan Pengeluaran/Pemasukan, dan Laporan.
Dalam perjalanan waktu ditemukan beberapa permasalahan yaitu Antarmuka Pengguna (User Interface) yang kurang ramah pengguna (user friendly) dan beberapa kekurangan pada fitur lainnya. Krealogi memberi tantangan untuk membuat beberapa fitur baru untuk pengembangan aplikasinya. Saya dan tim memilih untuk mengembangkan fitur Simple CRM (Customer Relationship Management), dengan menambahkan beberapa fitur pendukung seperti fitur Pesan Baru dan Daftar Pelanggan, fitur Informasi Pelanggan dan Detail Pesanan, fitur Tambah, Simpan dan Edit Daftar Promosi.
Objektif
1. Membuat fitur Simple CRM agar mempermudah penjualan produk oleh pelaku usaha serta membuat jangkauan dan keterikatan yang lebih baik antara pelaku usaha dan pelanggan-pelanggannya.
2. Memgembangkan Antarmuka Pengguna (User Interface) aplikasi Krealogi agar ramah pengguna (user friendly)
Peran dalam Tim
Pada tantangan ini, dalam tim Saya berkolaborasi dengan anggota tim lainnya, yaitu: Dadan Hadi Permana, Riandi Darma Putra, Farida Sunar Primastuti, Eva Camelia Sembiring.
Dalam proses pengerjaan ada pergantian anggota tim kami, Eka Putri Suantari digantikan dengan Eva Camelia Sembiring. Saya bertugas mengumpulkan anggota tim untuk bekerjasama dan memastikan keseluruhan proses berjalan tepat waktu. Tanggung jawab dan tugas yang kami lakukan antara lain:
- Melakukan riset terhadap aplikasi Krealogi
- Mengumpulkan/ brainstorming ide-solusi
- Memilih prioritas ide yang akan dikembangkan
- Merancang User Flow dan Wireframe
- Membuat Prototype
- Melakukan Usability Testing pada responden.
Seluruh proses pengerjaan tantangan ini dilakukan dengan Figma.
Design Process
Pada tantangan ini, digunakan metode Design Thinking sebagai pendekatan pada proses UX design, karena metode ini menekankan pada kebutuhan/permasalahan pengguna sehingga banyak ide/ solusi yang dapat dikembangkan. Selain itu, tahapannya pun fleksibel, tidak perlu berurutan, bahkan dapat tidak dilakukan, sesuai dengan kebutuhan.
Tahap I — Empathize
Tahap awal dari Design Thinking adalah Empathize. Pada proses pengerjaan tantangan ini, kami tidak melakukan tahapan Empathize, namun langsung ke tahapan berikutnya.
Tahap II — Define
Berdasarkan informasi singkat yang kami dapatkan dari Krealogi mengenai permasalahan pengguna, proses berlanjut ke tahapan Define. Pada tahap ini ditentukan Pain Point (permasalahan) dari pengguna, lalu ditentukan tujuannya apa dan mengelompokkannya di dalam How-Might We.
Tahap III — Ideate
Pada tahapan ini dimulai dengan brainstorming ide berdasarkan apa yang sudah didapatkan dalam How-Might We. Kemudian dari ide-ide tersebut didapatkan solusi yang akan dikeompokkan ke dalam Solution Idea.
Setelah itu akan berlanjut klasifikasi ide fitur-fitur yang akan dikumpulkan pada Affinity Diagram. Ide-ide serupa akan dikelompokkan menjadi satu.
Selanjutnya masuk ke dalam Prioritization Idea, pengelompokkan fitur-fitur yang akan dikembangkan ke dalam diagram prioritas. Diagram ini terbagi dua sumbu, vertikal (sumbu y) yaitu User Value (nilai/efek pengguna) dan secara horisontal (sumbu x) yaitu Effort (upaya). Berdasarkan upaya, maka di dalam diagram terbagi menjadi 4 kuadran, yaitu:
- Kuadran Lakukan Sekarang (Do It Now) pada bagian kiri atas, dengan efek pengguna tinggi namun usahanya minim.
- Kuadran Lakukan Setelahnya (Do Next) pada bagian kanan atas, dengan efek pengguna besar dan usaha besar.
- Kuadaran Lakukan Nanti (Do Later) pada bagian kiri bawah dengan efek pengguna minim dan usahanya minim.
- Kuadran Lakukan Terakhir (Do Last) pada bagian kanan bawah dengan efek pengguna minim namun usahanya besar.
Ide fitur yang terdapat pada kuadran Lakukan Sekarang akan di-vote oleh anggota tim. Ide fitur dengan vote tertinggi akan menjadi fokus utama dalam pengembangan fitur Simple CRM dan fitur penunjang lainnya.
Tahap IV — Prototype
Pada tahap awal Prototype akan dibuat User Flow, diagram langkah-langkah yang harus dilakukan pengguna untuk menyelesaikan sebuah task.
User Flow kemudian akan diterjemahkan ke dalam Wireframe, sebuah layout dalam versi Low-Fidelity (Lo-Fi) untuk mempresentasikan interaksi dalam interface dan memberikan gambaran Lo-Fi dari sebuah task.
Untuk tahap selanjutnya, dibutuhkan sebuah aturan/ UI Styleguide dalam pembuatan UI Design yaitu Design System, yang berfungsi sebagai komponen yang dapat digunakan berulang untuk keperluan UI Design dan pengembangan produk dari sisi desain maupun code programming.
Selanjutnya masuk ke dalam Prototype, khususnya Digital Prototype dimana merupakan bentuk 1:1 dari tampilan UI yang akan dikembangkan, namun belum nyata. Aspek visualnya sudah mempresentasikan produk asli dan berfungsi untuk mendapatkan feedback pengguna pada aspek usability.
Tahap V — Testing
Setelah melewati beberapa tahapan dalam pembuatan tampilan UI Design, maka tahapan selanjutnya adalah User Research untuk memberikan informasi dan menguji kegunaan (usability) fitur langsung dari real-user (pengguna). Metode yang saya dan tim pilih adalah metode In-Depth Interview dan Usability Testing.
Usability Metric
Untuk mengukur tingkat kegunaan dan menentukan tingkat keberhasilan fitur yang dipakai adalah Single Ease Question (SEQ). SEQ memakai skala 1–7 untuk parameter keberhasilan fitur.
Tujuan Penelitian
1. Menggali kebutuhan serta kebiasaan user dalam melakukan pencatatan, perencanaan usaha, menjaga alur operasionalnya.
2. Mencari tahu kemudahan, penggunaan, dan kepuasan dari user.
3. Mencari tahu tingkat keberhasilan dari fitur Simple CRM dan fitur pendukung lainnya pada aplikasi Krealogi melalui SEQ (Single Ease Question).
Kriteria Responden
1. Usia 25–45 tahun
2. Pekerjaan sebagai wirausaha, pengusaha UMKM/ kriya
3. Berdomisili di seluruh wilayah Indonesia
4. Paham / melek teknologi
5. Memiliki device smartphone dan akses internet
6. Memakai komputer untuk pekerjaannya sehari-hari
7. Tingkat ekonomi menengah ke atas
Skenario Riset
1. Perkenalan sekaligus penjelasan tujuan, dan alur proses
2. Sesi Tanya Jawab
3. Tahap Usability Testing
4. Tahap menanyakan tingkat SEQ
Responden
User Research kami dilakukan pada satu responden, Bapak FKP seorang pengusaha online produk fashion berusia 35 tahun berdomisili di Cisauk, Kabupaten Tangerang.
Kesimpulan
Berdasarkan evaluasi keseluruhan dari Usability Testing, kami menyimpulkan:
1. Aplikasi mudah digunakan oleh target user yang sudah terbiasa memakai aplikasi serupa
2. Fitur Simple CRM perlu penambahan untuk melengkapi informasi produk khususnya pada Card Detail Produk
3. Alur (user journey) diperingkas agar lebih mudah mencapai tujuan
4. Jangan terlalu banyak button, harus tepat sasaran
5. Penyebutan kosakata (UX writing) CRM kurang familiar. Saran untuk mencari padanan kata yang lebih mudah dipahami.
Untuk keseluruhan task didapatkan rata-rata hasil PASSED, dengan nilai 6
Penutup
Setelah melewati proses dari awal hingga akhir maka terciptalah fitur Simple CRM dan beberapa fitur pendukung lainnya, yang dibuat untuk memenuhi challenge dari tim Krealogi, sehingga bisa menjadi bahan pembanding untuk pengembangan aplikasi Krealogi ke depannya.
Terima kasih sudah membaca.
Bisa kontak saya via email jbs.intan@gmail.com atau DM di IG @iinintansari