Por que mudar para Gestão por Processos.

Veja cada processo na sua empresa como uma engrenagem, se uma não trabalhar de forma correta afeta o todo. É necessário controle processual para garantir que o próximo passo não será dado baseado em informações incorretas.

Os processos quando definidos e ajustados, impulsionam a empresa para frente, quando não medidos, não controlados, atrasam a empresa. E assim uso uma frase de William Edwards Deming, pai da evolução contínua de qualidade e quem ajudou a popularizar o ciclo PDCA que vamos ver a frente, para definir o que se ganha trabalhando com processos, “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.

O primeiro passo para trazer a gestão por processos para dentro da empresa é derrubar a gestão vertical, onde se controlava departamentos, vamos controlar os processos/atividades, isso não quer dizer que a empresa sairá do modelo de departamentalização, pois ainda temos a cultura de criar níveis hierárquicos.

Porém muda-se a figura dos gerentes que agora não trabalham mais isolando-se dos demais departamentos, onde muitas vezes criam seus grupos e os defendem com unhas e dentes. A gestão por processos traz a necessidade da troca de informação recorrente entre todos os indivíduos e departamentos envolvidos nos processos, isso faz com que a comunicação dentro da empresa seja aprimorada.

Outro ganho significativo para as empresas é que cada processo, do início ao fim tem um “dono” ele é o responsável, que deve estar informado de cada detalhe a ser feito.

Um processo pode passar por vários departamentos, absorvendo custos de cada um deles para no fim apresentar os outputs, que é o produto ou serviço que o processo deve entregar.

E falando sobre custo, realizando a gestão por processos, fica mais fácil determinar custos, pois custo é o valor gasto para se criar/transformar produtos ou serviços, seja direto ou indireto visto que as vezes um mesmo processo é utilizado em mais de um produto ou serviço.

Mas como determinar os processos da sua empresa?

Primeiro incido uma conversa com os envolvidos nos processos, eles melhor que ninguém sabem o que é feito e como é feito, depois a ideia é dissecar cada atividade realizada na empresa, quando há uma sequência de atividade iniciada a partir de uma demanda e com objetivo de entregar um resultado, determina-se o processo.

Após criamos o macroprocesso, que é o fim que a empresa espera, no caso de uma padaria o macroprocesso na fabricação de pães é comprar matéria prima, transformar essa matéria-prima em produto acabado (pão) e a vender ao consumidor, criamos os micros processos de cada etapa. Na compra de matéria prima, por exemplo, analisa-se cada passo que tem que ser feito para que a matéria prima chegue a padaria. Depois determinamos o processo de armazenagem e todos os processos que concebem a produção, em seguida o processo de assar, após o processo de exposição, e por último o processo de venda.

Todas atividades realizadas no processo são apresentadas no levantamento e na modelagem de processo, que é a forma de ilustrar os processos, e cada atividade pode ter um procedimento, assim evitando erros e desperdícios. No caso do processo de assar o pão, pode-se definir o procedimento de sempre pré-aquecer o forno até uma temperatura e depois levar as massas para assar por 15 minutos, mas o que isso vai agregar para o produto acabado? Sempre um produto conforme, desde que o processo anterior seja executado corretamente.

Como apresentei acima, a gestão por processos traz além de um melhor controle de cada atividade da empresa, uma forma mais de criar procedimentos, criar pontos de controles e implementar a melhoria contínua. Além disso com procedimentos fica mais fácil aplicar treinamentos aos funcionários, as atividades não ficam na cabeça de algumas pessoas, elas ficam documentadas, assim se preserva o capital intelectual, e qualquer mudança no pessoal não atrapalha o processo.

Quando se adota a gestão por processos, também fica mais fácil criar metas e controlar resultados, tendo em vista estudar e aplicar isso a pequenas atividades que a uma produção inteira, e também inserir políticas que visam melhoria continua como o ciclo PDCA.

O PDCA visa melhoria continua no processo, seu nome é derivado das inicias dos 4 processos Plan(Planejar), Do(Fazer), Check(Verificar) e Action(Agir), foi criado na década de 20 por Walter Shewart, e popularizado pelo professor William Edwards Deming, aquele da frase do começo desse texto.

A ideia é que dentro de cada ciclo de processos determinado, estude-se como melhorar os processos executados, para isso se aplica os quatro elementos que compõe seu nome (Planejar, Fazer, Checar, Agir), vou fazer uma breve explicação do que deve ser feito em cada etapa.

- Plan (Planejar): Nessa etapa devemos analisar o AS IS (Como Está) e o TO BE (Como deve ser), também sinalizar se há falhas e problemas no processo (O que ocorreu?), analisar as causas (Como/Porque ocorreu?), criar indicadores e metas para o processo (Onde queremos chegar?), e criar um plano de ação para corrigir as falhas e métodos para atingir as metas propostas (O que temos que fazer para eliminar o processo e alcançar os resultados, como fazer com qualidade?).

- Do (Fazer): Consiste em pôr em pratica o plano de ação criado na etapa anterior. Nessa etapa são essenciais a educação e os treinamentos dos envolvidos no processo, também se coleta dados para a próxima etapa.

- Check (Verificar): Aqui é onde vamos analisar os indicadores e os desvios de métodos e metas, realizar pesquisa de clima na equipe, avaliação 360º (O problema foi resolvido? As metas estão dentro do esperado?)

- Action (Agir): É nessa etapa que se criam ações preventivas e corretivas, analises de desvios do plano de ação inicial, documentação de procedimentos para padronizar processos, propor melhorias para o próximo processo.

O PDCA não deve ser aplicado uma vez e esquecido, ele deve ser aplicado periodicamente, a fim de sempre melhorar os processos, é um ciclo de melhoria contínua. Uma etapa pode comprometer todo o estudo, então é essencial que cada etapa seja feita com excelência.

Os processos devem estar em constante melhoria, a fim de ficar mais eficientes para a empresa, assim é possível diminuir custos e ganhar produtividade. Outro ponto importante sobre processos, é que cada vez ocorrer uma mudança na empresa, crescimento por exemplo, os processos devem ser revistos e readequados pois podem haver necessidade de aumentar as atividades. E sempre implante ferramentas de melhoria contínua e de qualidade em seus processos. Nos próximos posts vou trazer e detalhar algumas ferramentas de qualidade e melhoria que podem ser utilizadas nas empresas, não só em gestão por processos.