Executive summary,只要你曾和Quincy過簡報,估計耳熟能詳。Executive summary,執行摘要,幫助我們向上溝通,讓聽眾快速掌握你的報告重點。有架構的論點,如同流暢的故事線,引領觀眾思緒進入你的大腦。如此對方便能合理地按照你的簡報邏輯思維提出他的意見,達到雙方有效率的溝通。事實上,多數大企業的重要決策也都來自Executive Summary。然而,該如何完成一個好的executive summary?以下公開數銀高標準版本,和大家分享。(部分節錄臉書社團「培養解決問題的能力 CTPS」)
它形式不拘,內容還很粗糙沒關係,口頭報告也沒關係
針對「解決中長期問題」的簡報,可能剛開始的executive summary 都是「猜」的,都是假說。沒有關係,一路再調整就是了,因為它是團隊在解決問題過程中,保持協調一致重要的工具,也是檢視邏輯資料是否充份的工具。每次有新事證,新論點,你都要問自己,我的executive summary是否需要調整?時時在手上保留一份executive summary,並且時時檢視executive summary的更新程度,確保解決陌生問題的效能。
它適用需要10頁說明/10分鐘以上的報告內容
建議任何階段的簡報都要先提出主管摘要,讓對方第一時間知道:
一、我想傳達,對主管最相關的,最重要的,可行動訊息是什麼
二、支持上述行動的主要論點與事證是什麼
三、可行動訊息本身是什麼
第一項,普遍補充兩至三句,就應該講清楚。第二項,可能要兩至三點(bullet-point),才能交代清楚。第三項,應該是一個段落。其中第二三項的分配比重,可再根據簡報的目的調整。
Answer First
所有的溝通情境中,你必須先給出答案(你的觀點、建議、結論等等),接著才再提供詳細資訊。Answer first 適用諸多情境如,進入主管辦公室提出想法;或向小組提出建議時;與同伴談論新方向時。
一般人普遍常犯的錯誤是,反過來做:建構背景資料、決策細節、詳列所有方案內容,最終獲得建議或決策。然而,當你向某人說了一堆文字,卻還沒觸及到重點,你的提案目的就容易被淡化了。
它應該只有一頁,不論報告資料多厚
如果超過一頁PPT,就不叫摘要。初學者,可能會把字縮到16 字元,才可以在有限的一頁空間內多塞一些字。不過隨著能力提升,也可以試著使用18字元。原因是如果無法塞進一頁,「摘要」能力還要加強。寫摘要的時候運用同理心:如果我是主管,我想「怎麼聽」,而不是我想「聽什麼」。
它的目的是提供決策建議,不是提供資訊
許多人誤以為executive summary指的是為整份簡報資料進行摘要。不,這是天大的誤會。它應該要能提供行動建議(recommendation),而非資料彙整(information)。其他的簡報資料都應該是去證明這個建議(recommendation)是值得行動的。
採用金字塔架構寫法
不同的聽眾受到自身背景因素影響,會各自理解講者的報告內容。為了確保讀者快速掌握報告重點,使用金字塔結構寫摘要,可以檢視簡報論點是否完整或有瑕疵。
Executive Summary 範例
原文載自How to Write a Compelling Executive Summary
1. 說明問題、需求、或者目標:
以一至兩句具體表達簡報目的。並提出可量化的衡量指標,如果可以的話。
錯誤:
這份簡報提供了XYZ 方案的細則。以下這3個方案的個別摘要…
正確:
因為斷電的緣故,我們去年利潤短缺了一百萬。
2. 說明預期效益:
以一至兩句說明若問題解決了、需求被滿足、達到目標了,一切會有什麼不同。
錯誤:
在第一章,我們描述了多個符合標準的模擬通量電容器…
正確:
根據我們的預測 (詳第一章),減少斷電發生機率,能提升利潤高達20%
3. 說明提案內容:
使用許多小一段落,說明針對問題的解決方法。在每一段落,使用大量資料說明提案細節。請確保段落句子精省易讀。避免專業術語和不必要的描述。
錯誤:
利用我們現有的基礎架構,可善用過去的技術投資,同時優化再培訓需求。增強的可靠性將導致我們的關鍵任務生產力爆炸,從而創造貨幣化的競爭優勢。在第一章,我們描述了多個符合標準的模擬通量電容器…
正確:
為了解決上述問題,我們提出以下建議:
購買並安裝試用系統。這將使我們能夠測試新軟件,而不會危害我們的日常操作。該試驗系統的要求在第4節中進行了描述。
[更多步驟]
4. 解釋如何克服潛在風險:
所有的行動方案都有風險,請簡短這些風險應如何克服,或者他們不具威脅。
錯誤:
解決方案與供應商無關,並透過客製化的操作手冊,整合多元系統架構。
正確:
為了轉型整個客戶服務部門,我們需要對我們的服務人員進行重新培訓,這可以減少部門的響應時間。但是,我們計劃通過編寫定制的培訓手冊來減少這種可能性。
5. 最後提出你偏好的方案:
若結論需資金支援,請務必提出金額總數;若需要對方在特定期間內做出決定,標明出來。
錯誤:
電話故障的情況持續繼續影響著我們公司,因此應盡快解決。
正確:
為了在當前財年末完成該項目而又不中斷我們的當前運營,我們需要您批准下一季度的IT預算增加200萬美元。
延伸閱讀與參考來源