En Guide Til Basecamp

Basecamp er et online prosjektstyringsverktøy. Basecamp er en av de mest anerkjente og brukte systemene. Det brukes av alt fra Nike til Nasa til National Geographic.

Her er Basecamp’s egen heis-pitch:

«Basecamp helps you wrangle people with different roles, responsibilities, and objectives toward a common goal: Finishing a project together.»

Vell og bra, men hvordan funker det?

Basecamp brukes hovedsakelig via nettleseren på basecamp.com, men også via iPhone/iPad- og Android-appen, og via e-post.

Basecamp kan benyttes til mange formål innen prosjektstyring. Jeg har tidligere brukt det til daglig oversikt og ansvarsfordeling innad i team. Til korrektur og tilbakemelding fra kunde (som forøvrig får kunden til å føle at de virkelig er en del av teamet). Jeg har brukt det for å samle tekster, filer, bilder og innspill fra forskjellige bidragsytere på magasin- og nettsideprosjekter.

I løpet av 3 år har jeg brukt Basecamp på forskjellige prosjekter. Jeg har prøvd andre systemer, men ingen slår hvor intuitivt og helhetlig Basecamp er. Geir Jostein, den 50 år gamle sjefen for en stor ferdighusprodusent, ble så oppglødd av Basecamp at han brukte det natt og dag. Han innførte det også på alle kontorene i firmaet.

Men, har vi ikke dette fra før da?

Basecamp behøver ikke erstatte verken SharePoint, e-post, møteinnkallelser, timeføring, ”fot-i-bakken-møter” eller post-it’er (jo, kanskje post-it’er). Men Basecamp får dem til å jobbe bedre sammen.

Det gir bedre oversikt, ansvarsfordeling og kommunikasjon innad i et team, og ut til kunde (ja, i Basecamp kan man faktisk inkludere kunden). Jeg vil også påstå at det gir bedre prosjektrutiner, skaper mindre stress og sparer tid. Genialt!

Hm, la meg høre mer…

Din bedrift har sin egen Basecamp. Her har alle som har meldt så på en bruker. For å begynne med Basecamp får du en invitasjon, og må opprette et brukernavn og et passord. That’s it.

Brukere er koblet opp til prosjekter de er med på. Alt som skjer i Basecamp, skjer inne i de forskjellige prosjektene. La oss hoppe i det…

Et prosjekt består av:

Kalender-events
Opplastede filer
Todo-lister
Diskusjoner
Redigerbare tekstdokumenter

Kalender-events
Man starter ofte et prosjekt med å sette opp milepæler og deadlines. Da bruker man Events. Disse legger seg i prosjekt-kalenderen. Her kan man opprette events til et bestemt klokkeslett eller markere hele dager. Man kan også sette opp påminnelser, som sender en mail til den ansvarlige. I toppmenyen ligger Calendar. Her ser man en samlet oversikt over alle prosjekter man er med på.

Opplastede filer
Videre i prosjektet er det fint å laste opp filer som PPT-presentasjoner, Word-dokumenter og PDFer fra kunden. Da har alle på teamet lett tilgang og vet hvilket grunnlag de skal forholde seg til. Under Files har man lett oversikt. «Hva var nå de punktene kunden ville ha med i pressemeldingen?» — Sjekk Basecamp

Todo-lister
Etter kunden har godkjent budsjett og sakt GO! Har man ofte dårlig tid. Da er det viktig med ansvarsfordeling. Dette egner todo-lister seg godt til. Her kan man føre opp viktige arbeidsoppgaver, og tilegne ansvar og deadline. “Jens, du må ha designet ferdig infografikken innen Torsdag!”. Inne i en to-do, får opp et kommentarfelt. Her kan man laste opp filer, eller skrive en kommentar til arbeidsoppgaven.

Diskusjoner
For generelle diskusjoner utenom kommentarfeltet til kalender-events, to-do’s og opplastede filer, har vi Discussions. Her har man mulighet for å poste ett generelt spørsmål eller beskjed. Felles for alle kommentarer er at den blir sendt på mail til alle på teamet. Når den dukker opp i inboksen, svarer man bare direkte i mailen, og voilà… den dukker opp i kommentarfeltet i Basecamp. Smart.

Hver gang man oppretter et event, laster opp eller skriver en kommentar blir det sendt en mail. Dette har man selvfølgelig mulighet til å endre. Før man trykker Save får man mulighet til å kontrollere hvem som får mailen. Burde noen som ikke har Basecamp få vite om dette? Skriv inn eposten deres og de er med i loop’en.

Redigerbare tekstdokumenter
Siste punkt på listen er Text documents. Her har man mulighet for å opprette et redigerbart tekstdokument. Flere kan samarbeide om en tekst, og man kan lett holde øye med hva som blir endret og hvem som har gjort det. Tekstdokumenter er perfekt til møtenotater.

Wow, dette er jo løsningen på alle mine problemer!

Bra du er gira, men vent litt. Basecamp er ikke perfekt. Hvem av oss er vell det? Kanksje Jan Egeland.

Det er en fare for at man faller tilbake til å bruke e-post. Som en hver diett eller treningsplan, krever Basecamp at du holder deg til den. Hvis du ikke er fornøyd etter 30 dager og én time med personlig trener får du pengene tilbake.

Prosjektleder burde sørge for at alle datoer og planer er oppdaterte. Alle på teamet må bruke det og følge opp. Når man får en arbeidsoppgave, opprett en to-do. Når man har gjort den, kryss den av. Det beste er å bruke Basecamp aktivt i møter, traffic og «fot-i-bakken-møter».

Basecamp er ikke systemet mer flest funksjoner. Når man begynner å virkelig bruke Basecamp oppdager man fort mangler. Men Basecamp er systemet som kommer med flest oppdateringer. For ett år siden lanserte de iPhone app og de har allerede rukket å oppdatere den flere ganger. Det kommer nye funksjoner og forbedringer månedlig til web-versjonen.

Du trodde kanskje det var alt?

Jeg har fortsatt ett par kort i ermet. Kanskje jeg kan friste deg med flere funksjoner?

Prosjekt-maler
Basecamp har en nyttig funksjon. Man kan lage Templates. Her kan man sette opp events ut fra en start dato. Man kan lage ferdige todo-lister og laste opp filer som er nyttige. Slik er alt klart når man starter et nytt prosjekt. Oppstartsmøte er i kalenderen, PPT-malen ligger klar sammen med kreativ brief og i3.

Total oversikt
Hvis du raskt vil inn og se hva som er nytt, klikker du på Progress. Her loggføres alt som skjer i prosjektene du er knyttet til. Det finnes også en egen oversikt over hvert enkelt prosjekt. Den heter Catch up og ligger inne på prosjektet.

Vårrengjøring
Når man er ferdig med et prosjekt har man mulighet for å arkivere det. Da låses prosjektet og skjules fra oversikten. Prosjektet ligger fortsatt på Basecamp sin server, og du har mulighet for å gjenopprette. Man kan også eksportere prosjekter og lagre på egen server.

Siloer
Uansett hvor integrert et firma er, kan det være nyttig å gruppere brukere. I Basecamp har man mulighet for å lage teams og under-teams. I Basecamp kalles dette Companies og Groups.

Seriøst? Enda ikke overbevist?

Basecamp er en veldig sjarmerende bedrift. De har en utrolig bra blogg, hvor de blant annet tester kaffe.

De har skrevet tre bøker: En New York Times bestselger, en Wall Street Journal bestselger, og en Amazon.com best selger. Bare les denne beskrivelsen av den nyeste boken deres:

«If you like meetings, timesheets, 5 year plans, and would rather not be more productive, do not buy this book.»