Méthode organisation et productivité

La méthode qui m’a sauvé de la procrastination.

Getting Things Done

Jérôme Blin
Oct 6, 2019 · 7 min read

Je vais vous parler d’une méthode dont on parle beaucoup aux USA, mais trop peu connue encore en France et qui m’a soignée définitivement de la procrastination. Il s’agit de la méthode GTD ou Getting Thing Done. Le titre parle de lui. Cette technique d’organisation créée par David Allen est une approche extrêmement pragmatique à un problème complexe qui nous a tous concerné à un moment ou un autre de notre vie : la procrastination (c’est-à-dire reporter les choses au lendemain) ou le manque d’organisation.

Le manque d’organisation.

Je pense que pour beaucoup de gens, ce côté bordélique que nous avons tous plus ou moins est une sorte appréhension lorsqu’il s’agit d’affronter un problème. J’emploie le mot problème, car nous avons la fâcheuse tendance à considérer nos tâches comme des problèmes et non pour ce qu’elles sont vraiment.

L’intérêt de la méthode GTD est de nous donner une approche plus ludique et organiser quant à la gestion de nos tâches.

Que m’a apporté la méthode GTD ?

Un peu plus de plénitude dans ce monde de brut.

Auparavant, j’avais tendance à fuir les problèmes, à remettre au lendemain l’administration que j’avais à faire ou encore à bâcler les choses. Depuis que j’ai appris cette technique (qui prend 10 minutes à appréhender), j’en ai fini avec tout ça.

Je ne sais pas vraiment l’expliquer, mais je ne considère plus (ou moins) les tâches que j’ai à effectuer comme des problèmes. GTD nous donne un coup de pied au cul et on fait le boulot sans y réfléchir. En gros, on ne se donne pas le choix et on ne réfléchit pas lorsqu’il s’agit d’exécuter le travail à accomplir.

Par conséquent, tout est organisé. Il y a moins de stress et je suis plus confiant.

Maintenant, vous vous demandez comment ça marche ? Quel est le secret de cette sorcellerie ? Encore une fois, il n’y a aucune recette miracle.

Le schéma Getting Things Done.

Voici le schéma où l’on se posera des questions quant à la nature de la tâche à accomplir.

La première question que l’on va se poser quand un tâche professionnelle ou personnelle arrive est :

Y-a-t-il quelque chose à faire ?

  1. Non, il n’y a rien à faire. Si la réponse est non soit vous la jetez car vous savez que c’est fini; qu’il n’y a rien ou que vous ne pouvez rien en faire. Vous pouvez aussi l’archiver pour pouvoir la ressortir à un autre moment par sécurité.
  2. Oui, il y a quelque chose à faire. Si la réponse est oui, alors on passe à la question suivante.

Est-ce que votre tâche va nécessiter plus d’une action ?

  1. Oui, votre tâche nécessite plus d’un action. Si votre mission nécessite plus d’une action, alors on la considère comme « projet ».

À propos de ce projet, vous vous poserez la question : Est-ce que ce projet est urgent ?

Non, Le projet n’est pas urgent. Si le projet n’est pas urgent, alors on l’épingle pour le faire un autre jour sans préciser de date. Le fait de l’épingle vous permettra d’avoir toujours un œil dessus.

Oui, le projet est urgent. À partir de ce moment, on va pouvoir définir une liste des sous-tâches à effectuer et les administrer dans nos plannings. Dans le cas où votre projet est urgent, il faudra continuer à vous poser les questions de la partie « est-ce à moi de le faire » ci-dessous.

  1. Non, votre tâche ne nécessitera pas plus d’une action. Dans ce cas, on va poursuivre en se posant la question suivante.

Est-ce à moi de le faire ?

Je sais qu’on aimerait tous de délester de nos choses à faire les plus rébarbatives, mais il en est ainsi. Le coup de pied au cul commence vraiment ici.

  1. Non, ce n’est pas à moi de le faire. Là, vous avez de la chance. Il faut alors déléguer la tâche à la personne la plus apte à la faire ou la plus concernée.
    Déléguer ne signifie pas donner des ordres en traitant les autres comme des merdes. Il faut juste expliquer en quoi consiste la tâche et aussi lui expliquer le but clairement, de façon concise et avec tact.
  2. Oui, oui, oui ! C’est à moi de faire la tâche. Vous avez gagné le jackpot. C’est à vous que revient l’immense honneur d’accomplir le devoir. Next question.

L’action durera moins de 2 minutes ?

  1. Oui, l’action se fait rapidement et nécessitera moins de deux minutes. Ne réfléchissez pas. Faites-le. Non, seulement d’un point de vue pratique vous gagnez du temps et vous vous libérez d’une tâche. Mais, il y a le bonus aussi. C’est du point de vue moral. Vous remarquerez qu’en effectuant la tâche directement, vous vous sentirez plus léger en vous libérant l’esprit. C’est une sorte de perpétuel soulagement.

N.B.: si l’action nécessite 3, 5 et même 10 minutes, vous pouvez vous accorder parfois un peu de leste et l’effectuer directement.

2. Non, l’action prendra plus de deux minutes. Il faut alors reporter votre mission à un autre moment.

  • Soit en la planifiant à une date précise que l’on considérera comme du moyen/long terme.
  • Soit ASAP (As Soon As Possible) c’est-à-dire le plus tôt possible.

Le fait de savoir la tâche planifiée est un soulagement en soi. Parfois, on n’a un sentiment d’inquiétude et de méfiance quand on a quelque chose à faire mais dont on ne se rappelle plus. Le fait de poser les choses à plat avec la méthode Getting Things Done permet d’arrêter de vivre dans cette incessante appréhension, d’être plus organisé et plus productif.

Bonus : la mise en pratique avec votre application de to-do list.

Si vous découvrez la méthode GTD maintenant et que vous souhaitez la mettre en pratique. Munissez-vous de votre application to-do comme Rappels, Wunderlist, Microsoft To Do, etc. Honnêtement, inutile de vous emmerder avec un abonnement annuel avec ce genre d’app, c’est généralement du vol puisque les apps gratuites font les mêmes choses.

La boîte de réception : la porte d’entrée vers l’action.

La première chose à effectuer est de créer une catégorie « Boîte de réception ». Dans cette boîte de réception, il vous faudra ajouter toutes les choses que vous avez à faire peu importe le genre. Que ce soit nettoyer le sol, écrire un article, sauver le monde ou aller pêcher le poulpe géant. Notez-le.

Les catégories.

Ici, ce sera à vous de voir. Vous pouvez tout à fait moduler les choses selon votre quotidien. Ceci dit, nos tâches s’articulent autour de trois axes principaux le plus souvent.

  • Notre vie personnelle (bleu) ;
  • L’administration (jaune);
  • Le travail (vert).

Ne faites pas attention au nombre de tâches que j’ai. Je planifie sur du court, moyen et long terme. Il y a donc des tâches que j’aurai à faire dans 6 mois.

Dans cette perspective, on va créer ces trois catégories avec trois couleurs différentes afin que ce soit plus visuel et plus intuitif. J’utilise un code couleur pour chacune des catégories de tâches que j’ai à faire. Étant de nature, plus visuel, ça m’aide énormément.

La planification.

Maintenant que vous avez votre boîte de réception remplie ainsi que les catégories, vous pouvez démarrer la planification ou l’exécution de vos tâches.

Exemple 1 : Je dois « ranger mon blouson et mes chaussures ».

  • Y a-t-il quelque chose à faire ? Oui.
  • Plus d’une action ? Non.
  • Est-ce à moi de le faire ? Oui.
  • Ça prends Moins de deux minutes ? Oui. J’exécute la tâche sans réfléchir.

Ici, je n’ai même pas besoin de l’ajouter dans mon app.

Exemple 2 :

Je dois « écrire un article complet sur les bienfaits de la méditation».

  • Y a-t-il quelque chose à faire ? Oui.
  • Ça nécessite plus d’une action ? Oui, c’est donc un projet.

Liste des actions :

— recherches ;

— Photos ;

— Écriture (on peut encore créer des subdivisions à l’intérieur avec écriture, correction, seo, etc) ;

— Promotion sur les réseaux sociaux (on peut encore créer des subdivisions à l’intérieur)

  • Est-ce à moi de le faire ?

Non, pour les recherches et les images. Je délègue donc cela.

Oui, pour l’écriture et la promotion sur les réseaux sociaux.

  • Est-ce que ça me prend moins de deux minutes ? Non. Je planifie.

Pour finir.

Vous avez bien vu qu’il n’y a aucun miracle. Et, lorsqu’on a le schéma avec les questions bien en tête, ça va tout seul.

Je conseille vivement à tout le monde de pratiquer cette méthode. C’est, selon moi, la panacée de la procrastination et c’est aussi un poids qu’on s’ôte dans notre quotidien.

SI VOUS SOUHAITEZ APPROFONDIR LE SUJET, JE VOUS SUGGÈRE DE VOUS PROCURER LE BEST-SELLER INTERNATIONAL DE DAVID ALLEN SUR SA METHODE.

N’hésitez pas à claper cet article si vous avez aimer et à commenter. C’est une très bonne motivation pour écrire d’autres articles sur des méthodes qui améliorent notre quotidien.

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