Canvas Diseño de Talleres Co-Diseño
Comparto en este post una herramienta que uso en los cursos de Facilitación de Procesos de Diseño para planificar las sesiones tipo taller de co-diseño de soluciones, ya sean estas de negocio, diseño de producto/servicio, estrategia o simplemente toma de requisitos.
El Canvas de Diseño de Talleres tiene una doble finalidad: por un lado nos servirá para pautar la conversación con las personas responsables del encargo, o desafío, (check list de cosas que necesitamos saber), y por otro, nos servirá de lienzo para ordenar toda la información que tenemos sobre dicho encargo (puzzle de contenidos y necesidades).
El canvas está organizado entorno a dos tipos de contenido diferenciados, así se ha reflejado incluso visualmente: materia prima del desafío, es decir la información que nos permite comprender el encargo (parte circular, izquierda), y la pauta de lo que vamos a hacer durante el taller, es decir la distribución de tareas, dinámicas, horarios y materiales que vamos a usar (parte lineal, derecha)
Empecemos con la parte izquierda del canvas.
Propósito del Taller: Aquí va el motivo por el cual las personas encargadas del taller lo quieren llevar a cabo. Tip: hay que tener en cuenta que hay objetivos explícitos y latentes, indaga bien.
Participantes: Con ello me refiero a todas las personas que estarán presentes durante el taller. A parte del número de participantes es importante dejar reflejado los motivos por los cuales las personas responsables del taller quieren que estén presentes. Como expertos, por nuestra parte, incluso podríamos proponer personas que consideremos de interés para el objetivo del taller. Tip: Averiguar los roles de cada participante, y anotar cualquier anécdota o comentario que os hagan sobre ellos. En un sistema lo importante no son las partes, sino las relaciones entre ellas.
Resultados esperados: A diferencia del objetivo del taller, los resultados esperados tienen que ver con los entregables, tangible o intangibles, que las personas que hacen el encargo esperan obtener al final del taller. Sería algo así como los artefactos de las expectativas de las personas que han realizado el encargo del taller.
Contenido: Se refiere a toda aquella información que necesitamos tener durante el taller, y necesitamos tener previamente preparada, porque de una u otra forma va a ser usada durante el mismo. Me refiero a información tipo informes de estadísticas/métricas, informe de estrategia, resultados de una investigación, etc. Es decir, todo aquello que nos servirá para poner a todas las personas participantes al mismo nivel de información, o la información que nos servirá para co-crear las soluciones. Tip: Llevar impreso, al menos, lo más importante, una vez contada la información tiene que quedar visible durante el taller para trabajar con ella.
Dinámicas: A partir de lo visto anteriormente, lo que haremos será una ideación sobre qué dinámicas, tareas, herramientas, juegos, etc, usaremos para abordar las necesidades que tenemos en el taller. Tip: No te preocupes, a estas alturas de rellenado del canvas, sobre la calidad de las dinámicas. Lo importante en este momento es lanzar muchas ideas sobre lo que podemos hacer durante el taller para conseguir nuestros objetivos. Ahora nos importa la cantidad, no la calidad.
Ya tenemos rellenado todos los círculos con contenido relativo al desafío, de alguna manera ahora comprendemos mejor el encargo. Si tenemos alguna laguna, siempre podremos hacer una llamada, o tomar un café, con las personas responsables del encargo para ampliar información.
Vayamos ahora a la parte derecha del canvas.
Lo primero que vemos es una tabla de n columnas y cuatro filas. En las columnas pondremos el título de cada una de las partes del taller, por eso solamente se han dejado las obvias de Bienvenida y Cierre, el resto dependerá del tipo de encargo. En las filas ponemos aquellos conceptos que sí o sí tenemos que tener en cuenta para cada parte del taller, si lo ves necesario puedes añadir más filas.
Objetivo: Me refiero al objetivo de cada una de las fases dentro del taller. Tip: La mejor forma de rellenar estos objetivos es hacerse las siguientes preguntas ¿para qué ponemos esto en el taller?, ¿qué nos aporta?
Dinámicas: ¿Recordáis que dejamos el apartado de Dinámicas en la parte izquierda con muchas dinámicas sin importar la calidad?, pues bien, ahora es el momento de traer el juicio y la sabiduría para elegir aquellas dinámicas que mejor van a cumplir el objetivo que hemos asignado a cada fase.
Duración: El taller tendrá unos límites de tiempo, por lo tanto cada parte del taller deberá estar delimitada temporalmente para que entre todas, den espacio a tratar todo aquello que nos llevará al objetivo final.
Materiales: Esto está para que no dejemos nada al azar, todo se pauta y se anota. Este apartado es para dejar constancia de los materiales que usaremos en cada parte del taller (bolígrafos, post-its, presentación en soporte digital o impresa, materiales que daremos a las personas asistentes, impresiones para poner en la pared, etc.) Tip: Los talleres tienen mucho de improvisación, pero toda improvisación se basa en el trabajo previo y un hilo conductor.
Como es un canvas y tiene que quedar todo en un mismo espacio, no está de más poner el título del taller, el lugar y la fecha, de esta forma si tenemos más talleres nos será fácil volver a trabajar a cada uno.
Por último comentar que este Canvas de Diseño de Talleres es el resultado de mi experiencia personal de más de 17 años en el mundo de la innovación y el diseño de estrategia. El aspecto visual es una inspiración a partir del Vision Backcasting canvas de Kaospilot. Comparto este Canvas de Diseño de Talleres y lo dejo a disposición de la comunidad bajo licencia Creative Commons Reconocimiento-NoComercial 4.0 Internacional License para que lo adaptes a tus necesidades. Lo único que pido es que si se utiliza y se menciona este canvas se haga referencia a la autoría www.jesuscarreras.com
Si lo modificas estaría bien poner un enlace a tu versión en los comentarios de este post, así la comunidad podrá enriquecerse con todas las versiones.
Enlace al archivo PDF del Canvas de Diseño de Talleres listo para imprimir.
