11 consejos para mejorar la productividad con OneNote
[Artículo original: https://medium.com/@gruberjl/10-tips-to-improve-productivity-using-onenote-85dee4a32cf2 by @gruberjl]
¿Qué es OneNote?
OneNote es un bloc de notasdigital que se almacena automáticamente en la nube de Office 365 de Microsoft. Microsoft ha desarrollado aplicaciones para cada dispositivo, incluyendo Windows PC, Mac, iOS, Android. Los blocs de notas de OneNote se pueden compartir con colegas para la colaboración en tiempo real.
¿Por qué OneNote?
OneNote te permite capturar casi cualquier cosa. Escribir notas, grabar audio, crear un esquema rápido, añadir imágenes, vídeos, y cualquier otro documento. Después organiza todo en bloc de notas, secciones y páginas. OneNote puede ser tan estructurado o desestructurado como quieras que sea. Y como todas las notas están en la nube, OneNote te permite cambiar entre dispositivos y tomarlo justo como lo dejaste.
Por último, pero no menos importante, ¡integración! Puedes tomar una nota en OneNote mientras estás en una llamada telefónica, rápidamente añadir casillas de verificación y convertirlas en una lista de cosas por hacer. Después, añadir una bandera de Outlook para recordarte más tarde que lo sigas. O enlazar una cita del calendario de Outlook a una página de OneNote y compartir las notas con todos los de la reunión. Las posibilidades son infinitas.
1. Crear una Nota Rápida
¿Con qué frecuencia pasa esto? Por la mañana, vas conduciendo al trabajo y recuerdas que necesitas llamar a un cliente y seguir con tu última reunión. Las Notas Rápidas son perfectas para capturar un pensamiento en un dispositivo, como tu teléfono mientras conduces, y después recuperarlo en otro dispositivo, como tu ordenador cuando estés en la oficina.
Usa Notas Rápidas para anotar pensamientos e ideas, como notas adhesivas. Cada Nota Rápida se guarda instantáneamente como una página en la sección Unfiled Notes del bloc de notas Notas Rápidas.
Notas Rápidas son el equivalente electrónico a los pot-it. Cuando creas una Nota Rápida, se guarda inmediatamente como una sección en el Bloc de notas <tu nombre>. OneNote usa las Notas Rápidas y el Bloc de notas <tu nombre> para sincronizar tus notas con OneDrive. Por esta razón, no debes renombrar el Bloc de notas <tu nombre> ni la sección Notas Rápidas.
Cómo crear una nota rápida en un smartphone
Las siguientes indicaciones son para un smartphone Android pero son similares en iPhone.
Una vez que has descargado la app OneNote para Android y logueado con tu cuenta de Office 365 puedes empezar a utilizar OneNote en tu smartphone en cualquier momento y lugar. OneNote para Android tiene widgets para crear una nueva nota de texto, nota de audio, y nota de imagen. Para usar estos widgets, simplemente toca y arrástralos a la página inicial del teléfono.
Desde la pantalla de inicio de tu Android, toca y mantén hasta que aparezca la vista de administración. Clic en WIDGETS.
Haz scroll hasta que aparezca la app OneNote. Navega entre los diferentes widgets y añádelos a tu pantalla de inicio.
Cómo crear una nota rápida desde Windows 10
Las Notas rápidas están en la esquina inferior derecha. El icono se parece al símbolo de OneNote más unas tijeras.
Cómo acceder a tus Notas rápidas
Abre OneNote y haz clic en Notas rápidas.
2. Buscar entre todas tus notas
Cuanto más utilices OneNote, más contenido almacenarás. Puede llegar a ser tu sitio para almacenar todas las cosas. La estructura de OneNote tiene opciones ilimitadas. Si eres como yo, rápidamente olvidarás dónde guardaste las cosas! Afortunadamente la búsqueda es fantástica.
OneNote puede ayudarte a encontrar notas sin importar dónde están. Para encontrar notas, selecciona la lupa o pulsa Ctrl+F y escribe la palabra o frase a buscar. OneNote busca texto escrito, notas escritas a mano, e incluso palabras dentro de imágenes. Si quieres afinar la búsqueda, selecciona la flecha desplegable y escoge una opción. Y OneNote resalta las palabras en imágenes y en notas. Cuando hayas terminado, selecciona la X para cerrar los resultados.
Con OneNote, encuentra tus notas, estén donde estén.
3. Comparte tu bloc de notas u colabora en tiempo real
Las posibilidades de OneNote no terminan con lista de la compra y listas personales de cosas que hacer. Hoy en día los equipos necesitan colaborar en tiempo real, desde cualquier sitio. Los blocs de notas de OneNote se pueden usar para mantener proyectos organizados, compartir notas sobre clientes con tu equipo, compartir los aspectos importantes de las reuniones y proporcionar un Wiki interno para almacenar procesos.
Puedes invitar a personas a ver tu bloc de notas con un mensaje de correo generado por OneNote. Sólo las personas invitadas podrán abrir tu bloc de notas
- Escoge Fichero > Compartir.
2. Bajo Share with People, escribe los nombre o correos electrónicos de las personas con las quieres compartir tu bloc de notas.
3. En el desplegable de la derecha, selecciona si cada persona puede editar o sólo ver tu bloc de notas.
4. Añade una nota personal, si quieres, y pulsa Compartir.
Las personas que has seleccionado recibirán una invitación por correo para abrir tu bloc de notas.
4. Dibuja y escribe notas a mano alzada
A veces los ordenadores pueden interferir. hasta que empecé a usar OneNote tenía siempre papel y lápiz en mi escritorio. Era fácil anotas notas rápidas en una llamada de teléfono, hacer un dibujo rápido para capturar una idea compleja o rodear alguna cosa importante. En OneNote, puedes escribir notas, escribirlas a mano, convertir tus notas manuscritas en texto e incluso dibujar directamente en la página.
Desde cualquier página de OneNote selecciona la pestaña Dibujo en la cinta y clic en la pluma que quieras.
5. Utiliza etiquetas para categorizar y dar prioridad a las notas
Las etiquetas son una forma de categorizar y priorizar notas en OneNote 2016. Con las etiquetas puedes volver rápidamente a ítems importantes, recordarte acciones, o filtrar notas que quieres compartir con otros. Puedes etiquetar cualquier cosa, desde una línea de texto a un párrafo completo.
Pistas: Cuando hayas terminado con una nota etiquetada, puedes quitar la etiqueta para que no se muestre en los resultados de las notas etiquetadas.
- Para quitar una etiqueta simple, clic con el botón derecho y clic Quitar etiqueta.
- Para quitar múltiples etiquetas, selecciona todo el texto que contiene las etiquetas que quieres quitar y pulsa Ctrl+0 (cero).
Si has añadido etiquetas antes a alguna de tus notas, puedes buscar las etiquetas usando palabras clave. En OneNote 2016, los resultados aparecen en un sumario fácil de leer. Si quieres ver los resultados de la búsqueda como página de notas, clic el botón “Crear Página de Sumario” al final del panel de tareas Sumario de Etiquetas.
6. Integrar OneNote con Flags de Outlook
Ya estamos viendo el verdadero potencial de OneNote! Mientras tomas notas y planeas proyectos en OneNote,
Now, we’re getting to OneNote’s true potential! As you take notes and plan projects in OneNote, puede que te preguntes cómo manejar los plazos y recordar las cosas en tu lista-por-hacer. Una forma es crear tareas de Outlook. Después puedes verlas y seguirlas en Outlook e incluso crear recordatorios.
También puedes:
- Buscar una tarea en OneNote.
- Marcar una tarea como completada.
- Borrar una tarea.
OneNote y Outlook trabajan juntos también de otras formas. Por ejemplo, puedes administrar detalles de reuniones y enviar notas en mensajes de correo.
7. Protege tus notas con contraseña
La protección con contraseña en OneNote está diseñada para mantener tus notas a salvo de miradas indiscretas. Tanto si usas OneNote para tus notas de clase en el colegio, notas de reuniones en el trabajo, un diario personal en casa o información personal sobre ti mismo o amigos y familia, las contraseñas juegan un papel crucial en el control de esas notas.
Puedes mantener tus notas a salvo de miradas indiscretas protegiendo una sección de un bloc de notas de OneNote con una contraseña. Cuando se protege una sección con contraseña, todas sus páginas están bloqueadas hasta que se introduce la contraseña correcta.
Nota: Escoge tu contraseña con cuidado. Si la olvidas, nadie podrá desbloquear tus notas (ni incluso el Servicio Técnico de Microsoft).
También puedes:
- Bloquear las secciones protegidas de tu bloc de notas.
- Cambiar la contraseña de una sección protegida.
- Quitar la contraseña de una sección protegida.
- Establecer varias opciones de protección con contraseña.
- Mira la Ayuda de OneNote 2016 (F1).
8. Crear y Usar Plantillas de páginas
En OneNote, una plantilla es un diseño de página que puedes aplicar a páginas nuevas de tu bloc de notas para darles un fondo atractivo, una apariencia uniforme o un diseño consistente.
OneNote viene con varias plantillas entre las que puedes elegir, incluyendo fondos decorativos, planificadores, listas que hacer. Si quieres, puedes crear tu propia plantilla o personalizar una existente.
Nota: Muchos diseños de plantillas incluyen contenido que aparece en ubicaciones específicas de la página. Por esta razón, las plantillas de OneNote sólo se pueden aplicar a páginas nuevas que no contienen notas. Si quieres aplicar una plantilla a una página que contiene notas, primero crea una página nueva a partir de la plantilla que quieres y después copia tus notas en ella.
9. Organiza Páginas y Subpáginas
Las subpáginas con una buena forma de agrupar y organizar las notas. Por ejemplo, si tienes notas mensuales y anuales, las notas anuales puede ser la página principal y puedes degradar las notas mensuales para que sean subpáginas.
Si tienes muchos blocs de notas y páginas y ves que es difícil encontrar lo que buscas, puedes buscar las notas y navegar entre los resultados. Otra forma de ser eficiente es organizar tus blocs de notas, secciones y páginas.
Cuando mueves una página que contenido subpáginas, el grupo se mueve junto si las subpáginas están colapsadas. Si quieres mover una sola subpágina, conviértela en página arrastrándola a la izquierda, y después haz clic y arrastra arriba o abajo hasta la ubicación que quieres.
10. Usa OneNote como Wiki de Equipo
Si quieres compartir tu bloc de notas con otras persona, asegúrate de crearlo en OneDrive para que otros puedan acceder. Si ya has creado un bloc de notas en tu ordenador, primero muévelo a OneDrive. Sólo que tu bloc de notas está en OneDrive no significa que las personas puedan verlo. Está disponible en todos tus dispositivos. Tienes que compartirlo con otros antes de que ellos puedan verlo.
- Puedes generar un enlace a tu bloc de notas para que otros puedan verlo o editarlo. (Pestaña Fichero> Compartir > Enlace para compartir). Si alguien envía el enlace a otra persona, también podrá ver tu bloc de notas.
- Si cambias de opinión, puedes cambiar los permisos o dejar de compartir el bloc de notas. Aún estará en OneDrive y podrás acceder desde todos tus dispositivos.
Gracias a las etiquetas de OneNote y a la capacidad de búsqueda, es un gran sitio para usar un wiki de equipo. Cuando se comparte desde OneDrive o SharePoint también está disponible offline. Recomiendo usar sitios de SharePoint Online para equipos de diez o más.
Pistas:
- Sigue una estructura específica. Tu primer bloc de notas debería decir a los usuarios cómo usar y actualizar el OneNote.
- Utiliza las etiquetas con propiedad. Hacen que sea fácil de encontrar las cosas.
- Escoge una estructura de organización. En TierPoint, agrupamos nuestras notas por aplicación/tecnología. Haz que OneNote trabaje por ti, no al revés.
11. Administra Proyectos a través de OneNote
Yo administro muchos proyectos con OneNote. Mantengo estructuras específicas, plantillas y notas para una fácil reutilización. Esta es mi estructura:
Crea una sección para cada proyecto en curso. Nombra la sección con el nombre el proyecto. Crea un grupo de sección llamado Cerrado. Cuando se termina un proyecto, muévelo a la sección Cerrado.
La primera página siempre se llama como el nombre del proyecto. Es un sumario y donde poner la información importante a la que hay que hacer referencia a menudo. Marca el título de la página para que el proyecto se muestre en la lista Para-hacer de Outlook.
Después creo una página para las Tareas. Esta lista será por lo general una lista de cosas a hacer para cada proyecto como este. Creo subpáginas con tareas adicionales. Estas son las cosas especiales que necesito para completar cada proyecto particular. También creo una sección con notas de las reuniones. Por cada reunión, creo una página con las notas sobre la misma. Por último, creo una sección Comunicación donde pongo apuntes importantes y correos electrónicos que necesitaré como referencia.
Esto es todo. Utilizo bastante la integración con Outlook.
Gracias por tomarte el tiempo de leer mi artículo. Espero que lo encuentres beneficioso. Si tienes alguna pregunta o comentario, no dudes en comunicarte. No olvides suscribirte al newsletter.
Agradecimientos especiales a TierPoint!
Traducido por @jfernandezs
