ทำไมการทำงานทางไกล ถึงได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า?

Why working remote can improve employee productivity?

ภาพประกอบจากเว็บไซต์ unsplash.com

ปัจจุบันการทำงานทางไกล หรือ remote job เริ่มได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น โดยประเทศเสรีอย่างสหรัฐอเมริกามีหลายบริษัทที่ให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้เพิ่มมากขึ้นในทุกๆ ปี ในที่นี้มีบริษัทยักษ์ใหญ่ที่เป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางเช่น Aetna, Dell, Virgin, SAP, Amazon, Toyota, 37Signal และอื่นๆ อีกมากมาย คำถามคือทำไมบริษัทเหล่านี้ และอีกหลายๆ บริษัทต่างอลุ่มอล่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ โดยไม่จำเป็นต้องเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ แล้วการทำงานทางไกลจะได้ผลลัพธ์มากกว่าการทำงานนั่งโต๊ะที่ใดที่หนึ่งได้อย่างไร รวมไปถึงคำถามสุดคลาสสิคอย่างในมุมของผู้บริหาร หรือเจ้าขององค์กร เราจะมีวิธีรับมือ หรือจัดการพนักงานที่ไม่ได้อยู่ในสายตาให้ทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ หรือจะแน่ใจได้อย่างไรว่าพนักงานเหล่านั้นจะทำงานจริงๆ ไม่ได้ใช้เวลาไปเตร็ดเตร่เหลวไหลในช่วงเวลาทำงาน

ผู้เขียนได้ใช้เวลาทำการค้นคว้าจากแหล่งที่เชื่อถือได้ทั้ง Harvard Business Review, Forbes และเว็บไซต์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรง จนพบสถิติที่น่าสนใจ และข้อมูลบางอย่างที่สามารถช่วยพิสูจน์ได้ในระดับหนึ่งว่าการทำงานทางไกล สามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้มากกว่าการเข้าไปทำงานนั่งโต๊ะที่บริษัทจริง แต่การค้นคว้าก็พบด้วยว่ามีบริษัทยักษ์ใหญ่ไม่น้อยที่เมื่อก่อนอนุญาติให้พนักงานทำงานทางไกลได้ และได้ยกเลิกไปด้วยเหตุผลที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพ ซึ่งหนึ่งในนั้นคือบริษัท Yahoo! และ IBM แสดงว่าผู้บริหารระดับสูงที่มีอำนาจในการตัดสินใจต้องมองเห็นอะไรบางอย่างที่เป็นข้อเสียของการทำงานทางไกลเช่นเดียวกัน

ในบทความค้นคว้าเล่มนี้ จะช่วยทำให้คุณผู้อ่านทั้งหลายที่สนใจในเรื่องของการทำงานทางไกล การบริหารพนักงานที่ต้องทำงานต่างที่ หรือต่างเวลากัน และการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร รวมถึงข้อดี-ข้อเสียในการทำงานทางไกล ซึ่งจะทำให้คุณได้เห็นความคิดในมุมมองต่างๆ ของการทำงาน และอาจจะช่วยเปลี่ยนวิธีทำงานของคุณในทุกวันนี้ไปได้ไม่มากก็น้อย

เมื่อการทำงาน 8 ชั่วโมงไม่ใช่คำตอบ

ก่อนที่จะพูดถึงการทำงานทางไกล หรือ remote work ผู้เขียนอยากให้คุณผู้อ่านทุกท่านได้ลองนึกภาพของการทำงานทั่วไปในทุกวันนี้ก่อนว่าเป็นอย่างไรบ้าง แน่นอนว่าการทำงานแบบดั่งเดิมนั้นเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลายในทุกบริษัท ทุกคนต่างพาตัวเองเข้ามาที่ทำงานตั้งแต่เช้า 9 โมง และทำงานจนถึง 5 โมงเย็นก่อนแยกย้ายกันกลับบ้าน และเป็นอย่างนี้ไปเรื่อยๆ ตลอดวันจันทร์ถึงศุกร์ การอยู่ที่ทำงานเป็นเวลา 8 ชั่วโมงนั้นทำให้เราเห็นทั้งเพื่อนร่วมงาน เจ้านาย รวมไปถึงการดำเนินกิจกรรมต่างๆ อย่างเป็นนิจสิน

ภาพประกอบจาก icon8.com

แต่ในความเป็นจริงของการทำงาน 8 ชั่วโมงต่อวัน เราต่างรู้ดีว่าชั่วโมงในการทำงานจริงๆ นั้นไม่ถึงอยู่แล้ว ไหนจะพักเบรคยิบย่อยระหว่างบ่าย เปิดเว็บไซต์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน หรือจับกลุ่มคุยจิปาถะไปเรื่อยเปื่อยจนทำให้เวลาการทำงานจริงๆ เหลือไม่เท่าไหร่ จากสถิติ พบว่าผู้คนที่ทำงานประจำในออฟฟิศใช้เวลาทำงานจริงอยู่ที่ราวๆ 5 ชั่วโมงต่อวัน อีกทั้งสมองของคนเราก็ต้องการพักเบรคอย่างน้อยๆ 15 นาทีในทุกๆ 50 นาที

นี่ยังไม่รวมสิ่งก่อกวนระหว่างการทำงานอย่างการเรียกประชุมบ่อยครั้ง ไหนจะเสียงดังรบกวนระหว่างทำงานจนทำให้เราไม่มีสมาธิที่จะทำงานอย่างจริงจัง หรือบางวันการเดินทางมีอุปสรรค รถติด รถไฟฟ้าเสีย ฝนตก และนี่คือเหตุผลที่หลายบริษัทเริ่มเห็นปัญหา และคิดหาวิธีพัฒนาการทำงานให้กับพนักงาน อีกทั้งได้ประโยชน์ต่อตัวบริษัท การทำงานทางไกลจึงเป็นทางเลือกหนึ่งที่น่าสนใจ และถูกเริ่มใช้ปรับเข้ากับองค์กร

โดยแรกเริ่มให้พนักงานที่ทำงานดี สามารถเลือกวันที่จะทำงานทางไกลได้ 1–2 วันต่อสัปดาห์เพื่อทดสอบว่าการทำงานแบบนี้จะส่งผลดีต่อภาพรวมของการทำงานหรือไม่ จนท้ายที่สุดได้ผลลัพธ์ออกมาน่าพอใจ และเริ่มปรับใช้งานกับพนักงานทั่วไป การทำงานทางไกลจึงเริ่มได้รับการยอมรับ

แล้วบริษัทไหนให้พนักงานทำงานทางไกลได้บ้าง?

จากรายงานของเว็บไซต์ Flexjob ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่สนับสนุนการทำงานทางไกลที่มีชื่อเสียง และได้รับความนิยมสูงกล่าวถึงบริษัทใน Fortune500 หลายบริษัทก็ยินดีให้พนักงานทำงานทางไกลจากที่ไหนก็ได้ หนึ่งในจำนวนนั้นได้แก่ Apple, Amazon, Symantec, IBM, Saleforces, SAP และอื่นๆ(อ้างอิง) หากคุณผู้อ่านเห็นว่าที่กล่าวมาทั้งหมดนี้คือบริษัทเทคโนโลยีทั้งสิ้น แล้วบริษัททั่วไปล่ะ จะสามารถเริ่มประยุกต์ใช้การทำงานทางไกลได้หรือไม่?

ผู้เขียนอยากให้ลองพิจารณาบริษัท McKesson Corporation, Aetna หรือแม้แต่กระทั่ง Virgin ที่ส่วนใหญ่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับระบบไอที ก็อนุญาติให้พนักงานสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ แล้วก็เปิดกว้างรับสมัครพนักงานทางไกลที่อยู่ต่างทวีป ต่างเขตเวลา และต่างเชื้อชาติมาทำงานด้วยเช่นกัน

แน่นอนว่าเมื่อบริษัทมีพนักงานทางไกลเพิ่มเข้ามา วัฒนธรรมองค์กรก็อาจจะถูกกระทบ และต้องเปลี่ยนแปลงไปบ้างไม่มากก็น้อย หนึ่งในนั้นก็เพื่อให้พนักงานทุกคนที่ทำงานทางไกลสามารถเข้าถึงข้อมูล การติดต่อสื่อสารทำงานได้อย่างไม่ติดขัด ในเมื่อตอนนี้เราเริ่มรู้ว่ามีหลายบริษัท รวมไปถึงบริษัทใหญ่ๆ ที่เริ่มให้พนักงานทำงานทางไกลแล้ว เราก็มาเทียบประสิทธิภาพการทำงานกันเสียหน่อย ว่าการทำงานทางไกลสามารถช่วยให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นกว่าเดิมมากน้อยเพียงใด

พนักงานส่วนใหญ่กว่า 40,000 คน บอกว่า “ออฟฟิศไม่ใช่คำตอบ”

วารสารที่ตีพิมพ์ใน Journal of Environment Psychology ไปศึกษาพนักงานกว่า 40,000 คนใน 300 บริษัทพบว่า “การทำงานในออฟฟิศทำให้พนักงานรู้สึกไม่เป็นส่วนตัว ถูกก่อกวนด้วยสิ่งรอบข้าง ทำให้สมาธิในการทำงานหายไป อีกทั้งสูญเสียความคิดสร้างสรรค์” ด้วยสภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นมากกว่าเมื่อก่อน อีกทั้งมีเครื่องมือที่ช่วยในการทำงานมากมายที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน ทำให้พนักงานมีทางเลือกมากขึ้น แล้วก็สามารถทำงานได้จากที่ไหนก็ได้ในช่วงเวลาไหนก็ได้เช่นกัน หลายคนจึงเห็นว่าการทำงานนั้นไม่จำเป็นต้องกำหนด

ตายตัวอยู่ที่ 9 โมงเช้า ถึง 5 โมงเย็นเสมอไป เราสามารถเข้าถึงงาน และข้อมูลที่ต้องการได้อย่างอิสระเสรีตลอด 24 ชั่วโมงผ่านระบบอินเตอร์เน็ต และเครื่องมือสื่อสารหลายชนิดที่มีอยู่ในปัจจุบันเช่น Skype ที่เป็นเครื่องมือสื่อสารเห็นหน้าทางไกล, Slack ที่เป็นแอพพลิเคชั่นที่ใช้สำหรับการสื่อสารเป็นกลุ่มสำหรับองค์กรโดยเฉพาะ หรือจะเป็น Trello และ JIRA ที่ช่วยจัดการบริการงานของแต่ละพนักงานออกจากกันได้อย่างชัดเจน สามารถทำเป็นระบบแจ้งเตือนพนักงานผ่านแอพพลิเคชั่นได้อย่างง่าย สะดวก และรวดเร็วในทันทีทันใด

เว็บไซต์ Slack.com — เครื่องมือสื่อสารที่เป็นที่นิยมในหมู่องค์กร

ทำไมการทำงานทางไกล ถึงได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า?

แม้ว่าจะยังไม่มีผลการทดสอบที่เป็นรูปธรรมระหว่างการทำงานในสำนักงาน และการทำงานทางไกลเปรียบเทียบออกมาให้เห็น แต่ก็ได้มีงานศึกษาอย่างจริงจังขึ้นโดยนักเศรษฐศาสตร์ชื่อว่า Nicholas Bloom มหาวิทยาลัย Stanford ซึ่งมีศึกษาจากกลุ่มตัวอย่างที่เป็นพนักงานของบริษัท Ctrip (ซึ่ง NASDAQ ถูกจัดอันดับให้เป็นเอเจนซี่ชั้นนำในเซี่ยงไฮ้) ได้มีอาสาสมัครร่วมโครงการกว่า 16,000 คน ซึ่งในการทดลองตลอดช่วงระยะเวลา 9 เดือน

มีการแบ่งเป็นกลุ่มพนักงานที่อนุญาตให้ทำงานที่บ้านได้ และกลุ่มที่ต้องมาสำนักงานเพื่อดูว่าตลอดทั้ง 9 เดือนนั้น กลุ่มไหนมีประสิทธิภาพกว่ากัน แล้วงานชิ้นนี้ได้ตีพิมพ์ในปี 2015 ในวารสาร Quarterly Journal of Economics ซึ่งผลการวิจัยนั้นค่อนข้างเป็นที่น่าสนใจจากหลายฝ่าย เพราะบริษัทสามารถทำกำไรจากกลุ่มที่ทำงานจากบ้านได้ 1,900 เหรียญสหรัฐต่อรายบุคคลในแต่ละปี ส่วนหนึ่งมาจากที่บริษัทสามารถประหยัดงบประมาณการเช่าสถานที่ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าแอร์ ส่วนตัวพนักงานเองก็ทำงานได้มากกว่าปกติถึง 13%

แล้วยังพบอีกว่า พนักงานทำงานที่บ้าน พักเบรกน้อยกว่า ทำงานตั้งแต่เช้า และพักกลางวันเพียง 30 นาที อีกทั้งมีรายงานว่าพวกเขาจดจ่อกับงานที่ทำได้ดีกว่าในสภาพแวดล้อมที่คุ้นเคย และที่สำคัญพวกเขามีแนวโน้มลาออกจากงานน้อยกว่าคนที่ทำงานที่สำนักงานอีกด้วย

ในขณะเดียวกันพนักงานที่ทำงานประจำที่ต้องเข้าไปตอกบัตรตามเวลา ดูจะถอดใจง่ายกว่าเมื่อเจองานที่ท้าทายเช่น ในขณะที่คุณกำลังอ่อนล้าแต่ยังต้องฝืนทนทำงานยากๆนั้นต่อไป ก็ยิ่งทำให้รู้สึกเหนื่อยหน่ายเร็วขึ้น แต่การที่คุณสามารถไปพักสมองจากกิจกรรมอื่นๆบ้าง อย่างงีบหลับสั้นๆ ออกกำลังกายสักพัก เล่นกับลูก อุ้มหมา อุ้มแมว ทำให้คุณกลับมาเผชิญหน้างานด้วยความพร้อมกว่า เพราะจริงๆแล้วเราจะทำงานก็ต่อเมื่อเราพร้อมเท่านั้น

ความแตกต่าง อาจกลายเป็นปัญหา

The best way to overcome problems is to discuss them openly. Try to work towards a solution and avoid blaming others. In remote teams it’s really important to even overshare information. Many misunderstandings are caused by mistaken assumptions, lack of information and insufficient communication
- Alari Aho, CEO of Toggl

การทำงานทางไกลนั้น ก็มีข้อควรระวังที่แต่ละบริษัทต้องพิจารณาอย่างถี่ก้วนเช่นกันในการนำมาประยุกต์ใช้ในการดำเนินกิจการ ซึ่งข้อควรระวังที่สำคัญที่ต้องคำนึงมีดังต่อไปนี้

Timezone(ความต่างด้านเวลา)

เมื่อองค์กรปล่อยให้พนักงานทำงานทางไกลได้ นั่นหมายความว่าองค์กรสามารถว่าจ้างพนักงานในประเทศใดก็ได้บนโลกใบนี้ สมมติว่าองค์กรมีที่ตั้งอยู่ในภูมิภาคเอเชีย ได้ว่าจ้างพนักงานทางไกลคนหนึ่งซึ่งมีภูมิลำเนาอยู่ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา นั่นหมายความว่าเวลาของพนักงานที่อยู่ในเอเชีย และพนักงานที่อยู่ในทวีปอเมริกาจะต้องทำงานคนละเวลากันอย่างชัดเจน บางทีความต่างอาจมากถึง 12 ชั่วโมง และพนักงานทางไกลของคุณอาจจะประสบปัญหาเรื่องการสื่อสาร การเข้าถึงข้อมูล หรือการตัดสินใจในการทำงานได้ เพื่อทดแทนความแตกต่างเหล่านี้ พนักงานบางส่วนจำเป็นต้องทำงานล่วงเวลา หรือทำงานในเวลาที่เป็นเวลาพักผ่อนของตนเองเพื่อให้งานสามารถดำเนินต่อไปได้

ภาพประกอบจากเว็บไซต์ icon8.com

Communication(การสื่อสาร)

ถึงแม้ว่าเทคโนโลยีจะรุดหน้าไปมากเท่าไหร่ก็ตาม เราก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าในบ้างครั้ง พนักงานที่เจอกันอยู่ที่สำนักงานจะมีปฏิสัมพันธ์กันได้ดีกว่าพนักงานที่ทำงานทางไกล ซึ่งพนักงานที่ทำงานทางไกลส่วนใหญ่มักจะไม่กล้าพูดความจริง หรือพูดตรงๆ มากกว่าคนที่เห็นกัน กลับกันพนักงานที่สำนักงานจะได้พูดคุยต่อหน้าซึ่งเป็นวิธีที่ธรรมชาติมากกว่า ได้เห็นสีหน้า ท่าทาง และอารมณ์ของอีกฝ่ายซึ่งเป็นบริบทที่เปิดกว้างชวนให้เริ่มสนทนามากกว่าตัวอักษรที่ผู้อ่านไม่รู้เลย ว่าจริงๆแล้วผู้พิมพ์มีเจตนาอย่างไร

สำหรับองค์กรที่จ้างพนักงานทางไกลซึ่งเป็นชาวต่างชาติ ซึ่งแตกต่างกันทางภูมิภาคและภาษาที่ใช้สื่อสาร คุณต้องมั่นใจด้วยเหมือนกันว่าการสื่อสารในแต่ละภาษาจะต้องเท่าเทียม และบอกทุกอย่างให้กับคนเหล่านั้นเหมือนที่ได้สื่อสารกับพนักงานที่ออฟฟิศหรือเป็นคนเชื้อชาติเดียวกัน

Lack of discipline(ขาดวินัย)

การทำงานในสำนักงานนั้นจะมีการสร้างแรงจูงใจให้คุณทำงานอยู่ตลอดเวลา แม้ว่าจะไม่มีใครมาคอยบังคับให้คุณทำงาน แต่สภาพแวดล้อมในที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆที่อยู่รอบตัวพวกเขาและกำลังก้มหน้าก้มตาทำงานอยู่ อีกทั้งยังคอยเตือนคุณให้กลับไปทำงานของคุณให้เรียบร้อย แต่เมื่อคุณทำงานจากทางไกล จะไม่มีความกดดันจากสภาพแวดล้อมเหล่านี้ ไม่มีใครเตือน หรือตอกย้ำให้คุณทำงานให้ตรงเวลา และคนที่จะต้องคอยกระตุ้นเพื่อสร้างแรงจูงใจในการทำงานก็คือตัวคุณเอง หากคุณไม่สามารถสร้างระเบียบวินัย และแรงจูงใจในการทำงานให้กับตัวคุณเองได้ คุณก็อาจจะประสบปัญหาในการจัดการงานของคุณให้สำเร็จตามที่ตั้งเป้าไว้

Work-Life Balance

เมื่อคุณเริ่มทำงานทางไกลแทนที่จะต้องไปนั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศ การขีดเส้นแบ่งระหว่างชีวิตส่วนตัวกับชีวิตการทำงานของคุณจะไม่สามารถแบ่งได้อย่างชัดเจน เมื่อคุณได้อยู่ในบ้านที่มีสภาพแวดล้อมที่คุ้นเคยและสะดวกสบายสามารถทำอะไรได้ตามที่ใจคุณต้องการ สิ่งเหล่านี้อาจทำให้คุณเสียความตั้งใจในการทำงานและไม่สามารถทำงานให้เสร็จตามที่ตั้งเป้าไว้ได้ แต่ก็อาจมีบางวิธีที่จะช่วยคุณต่อสู้กับสภาพแวดล้อมนี้ได้ เช่น

1. ทำตัวให้เหมือนกับคุณกำลังจะไปทำงาน ลุกขึ้นอาบน้ำแต่งตัวให้เหมือนกับไปทำงานจริงๆ ซึ่งจะมีส่วนช่วยให้คุณมีความคิดและเตรียมพร้อมในการทำงาน แม้ว่าคุณจะไม่ได้เดินทางไปไหนก็ตาม

2. แยกพื้นที่สำหรับนั่งทำงานออกจากพื้นที่พักผ่อนให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้ที่นอนหรือโทรทัศน์ล่อใจให้คุณเสียความตั้งใจในการทำงานได้

ควรจะรับมืออย่างไรกับปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นจากการทำงานทางไกล?

จากปัญหาต่างๆที่ควรระวังเมื่อคุณต้องทำงานทางไกลนั้น สิ่งที่ดูจะมีปัญหาและต้องหาวิธีรับมือมากที่สุดคือ การที่มีสิ่งล่อตาล่อใจที่จะทำให้คุณเสียสมาธิ รวมทั้งสูญเสียความตั้งใจในการทำงานของคุณให้สำเร็จเมื่อคุณต้องทำงานที่บ้าน ไม่ว่าจะเป็นที่นอนนุ่มๆ ของอร่อยๆ ในตู้เย็น รายการโปรดในโทรทัศน์ วีดีโอเกมส์ที่คุณชอบ รวมทั้งอาจจะมีเพื่อนสนิท, เพื่อนบ้านแวะเวียนมาหาเพื่อชวนคุณทำกิจกรรมอื่นๆ

ดังนั้นคุณควรที่จะวางเงื่อนไขให้ตนเองในการบังคับความคิดของคุณให้หันกลับมาจดจ่อกับการทำงาน เช่น หากมีช่วงที่คุณไม่มีสมาธิที่จะทำงานที่บ้าน ลองบังคับตัวเองให้แต่งตัวในชุดทำงานแล้วเข้าไปนั่งทำงานในสำนักงานบ้าง หรือจะออกไปนั่งทำงานที่ร้านกาแฟ แล้วค่อยเปลี่ยนกลับมาทำงานที่บ้านอีก วิธีปฏิบัตินี้อาจมีบางคนสงสัยว่าจะช่วยเราได้จริงหรือไม่ แต่วิธีปฏิบัติสามารถใช้ได้จริง และยังมีความสัมพันธ์กับ ”ทฤษฎีการตั้งเป้าหมายของ เอดวิน ล็อก” อีกด้วย

ภาพประกอบจาก peakon.com

เอดวิน ล็อก (Edwin Locke) กล่าวว่า ถ้ามนุษย์ได้ตั้งเป้าหมายกับกิจกรรมใดๆ ไว้ก่อนหน้าลงมือทำจริง มนุษย์จะสามารถเปลี่ยนแปลง หรือสร้างพฤติกรรมเพื่อความสำเร็จตามที่ตั้งใจเอาไว้ ซึ่งการตั้งเป้าหมายที่ได้ผลนั้นจะต้องประกอบไปด้วย 3 หลักที่สำคัญคือ

  1. เป้าหมายนั้นต้องชัดเจน (Clear)
  2. เป้าหมายนั้นต้องมีความท้าทาย (Challenge)
  3. เป้าหมายนั้นต้องสามารถพิชิตได้ (Commit)

จากการศึกษาเพิ่มเติมพบว่า เมื่อคนเราตั้งความยากง่ายของเป้าหมายสูง หรือต่ำเกินไป นั้นจะทำให้ได้เกิดแรงกระตุ้นที่จะทำตามเป้าหมายได้ยาก กลับกันหากเราตั้งเป้าหมายเอาไว้อย่างชัดเจน มีความท้าทายที่เหมาะสม และสามารถไปถึงเป้าหมายได้ในอนาคตจะช่วยให้เกิดแรงผลักดันจากภายใน ทำให้เปลี่ยนพฤติกรรมในการแสดงเพื่อบรรลุเป้าหมายนั้นๆ ซึ่งทฤษฎีการตั้งเป้าหมายของล็อกนั้นสามารถนำไปใช้ในการกำหนดเป้าหมายเป็นกระบวนการในการกระตุ้นให้รู้ถึงบทบาทหน้าที่ที่ชัดเจน

เมื่อพนักงานสามารถรับรู้ถึงเป้าหมายที่สามารถพิชิตได้ พฤติกรรมการทำงานก็จะเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น บริษัทก็จะได้งานที่มีประสิทธิภาพตามมา และเมื่อคุณสามารถบังคับให้ตัวเองสามารถทำงานได้จากทุกที่ และในทุกสภาพแวดล้อม คุณก็จะรู้สึกสนุกที่ได้รางวัล พร้อมกับรู้สึกสะดวกสบายในการใช้วิตไปพร้อมๆกัน

การทำงานทางไกลนั้นมีข้อดีมากมาย

ข้อดีของการทางไกลสามารถเป็นประโยชน์สำหรับพนักงาน และตัวองค์กรเอง ถ้าทั้งสองฝ่ายสามารถปรับตัว และวัฒนธรรมให้เข้ากันได้ คุณอาจจะพบกับประโยชน์ดังต่อไปนี้

ข้อดีสำหรับองค์กร

เข้าถึงตลาดการจ้างงานที่มากขึ้นทั้งปริมาณ และประสิทธิภาพ — ลองจินตนาการดูว่าคุณสามารถว่าจ้างใครก็ได้ที่มีความสามารถโดยไม่ต้องจำกัดอยู่แค่ว่าเป็นพนักงานที่อยู่ในบริเวณใกล้เคียง จังหวัดเดียวกัน หรือประเทศเดียวกัน มันทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงคนเก่งๆ ที่มีประสิทธิภาพจากทุกมุมโลกได้มากขึ้นอีกเยอะ

To successfully work with other people, you have to trust each other. A big part of this is trusting people to get their work done wherever they are, without supervision — Richard Branson, CEO of Virgin

มีความภักดีและมีส่วนร่วมกับงาน — การทำงานทางไกลนั้นเป็นวิธีที่สร้างความเชื่อใจระหว่างทั้งสองฝ่ายอย่างชัดเจน ความเชื่อใจนั้นประหนึ่งเหมือนสร้างความมั่นใจให้กับพนักงาน เมื่อมีความมั่นใจเพิ่มมากขึ้น จะทำให้เกิดการมีส่วนร่วม และทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ทั้งนี้พนักงานยังรู้สึกอีกด้วยว่า ไม่จำเป็นต้องหาที่เปลี่ยนงานใหม่ เพราะได้ความไว้เนื้อเชื่อใจจากองค์กรให้ทำงานในแบบที่ตัวเองต้องการ

พนักงานทำงานได้ดียิ่งขึ้น — จากที่เราได้กล่าวไปตอนแรก พนักงานทางไกลไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเจอรถติด ไม่จำเป็นต้องทำงานเข้าตรงเวลา 9 โมงเช้า พักเที่ยงแย่งร้านอาหารทานข้าวพร้อมกับองค์กรอื่นๆ หรือรอเลิก 5 โมงเย็น แล้วใช้ชีวิตอยู่ในรถอีก 1–2 ชั่วโมง มีพนักงานไม่น้อยที่ชอบทำงานในเวลากลางคืน ซึ่งเวลาเหล่านั้นเองก็มีหลายคนที่สามารถทำงานได้ดีกว่าตอนกลางวัน เมื่อเราให้เขาเลือกเวลาทำงานได้ด้วยตัวเองแล้ว เราก็จะพบว่าพนักงานสามารถทำงานได้ประสิทธิภาพมากกว่าพนักงานที่นั่งอยู่ที่ออฟฟิศ

ประหยัดค่าใช้จ่าย — แน่นอน เรารู้กันอยู่แล้วว่าออฟฟิศนั้นเป็นค่าใช้จ่ายที่แพง ไหนจะค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าแอร์ ค่าเช่าที่ แล้วก็ยังมีค่าจิปาถะมากมายที่ต้องจ่ายเป็นรายเดือนอีก เมื่อพนักงานมากขึ้น ขนาดพื้นที่ของออฟฟิศก็ต้องถูกขยายขึ้นเพื่อให้รองรับจำนวนพนักงาน การปล่อยให้พนักงานทำงานทางไกล จะช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ไม่มากก็น้อย ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะให้พนักงานของคุณสามารถทำงานทางไกลได้กี่คน หรือไม่แน่ก็อาจจะทุกคนเลยก็ได้

ข้อดีสำหรับพนักงาน

สุขภาพจิตใจดีขึ้น — เมื่อคุณไม่ต้องรีบตื่นเช้าแต่ไก่โห่เพื่อที่จอดรถในร่ม หรือหลีกเลี่ยงการเจอรถติดหลายชั่วโมงในช่วงชั่วโมงเร่งด่วน หรือแม้แต่เสียงจุกจิกคอยรบกวนจากในออฟฟิศ คุณก็จะมีเวลาพักผ่อนมากขึ้น ได้ใช้ชีวิตส่วนตัว ออกไปนั่งทำงานร้านกาแฟเพลินๆ และได้ใช้เวลาโฟกัสกับงานที่ทำอยู่อย่างสบายๆ มีความเชื่อใจ และเชื่อมั่นในตัวเองที่ได้รับมอบหมาย คุณก็จะรู้สึกดีกับการทำงาน และการใช้ชีวิตในเวลาเดียวกัน

ไม่ต้องเสียเวลาเตินทาง — ถ้าคุณใช้เวลาเดินทางไปที่ทำงานในตอนเช้า 1 ชั่วโมง ตอนเย็นอีก 1 ชั่วโมง นั่นหมายความว่าเวลาอันมีค่าของคุณจะหายไป 2 ชั่วโมงในแต่ละวัน ซึ่งเวลาเหล่านั้นคุณสามารถเอาไปพักผ่อนอ่านหนังสือ เล่นกับลูก ออกกำลังกายในฟิตเนส หรือมีเวลาพบปะสังสรรค์กับเพื่อนๆ เพื่อลดความเครียด หรือสร้างรายได้เสริม และอื่นๆ อีกมากมาย

Work-life Balance — นอกจากจะมีข้อเสียในการแยกเวลาทำงานกับเวลาส่วนตัวได้ยากแล้ว เรายังถือว่าเป็นได้ทั้งข้อดีได้ด้วยในเวลาเดียวกัน เพราะนั่นหมายความว่าการทำงานทางไกลช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการเวลาได้อย่างอิสระ มีโอกาสที่จะได้ใช้เวลาส่วนตัวกับครอบครัว หรือเพื่อนๆ พนักงานบางคนอาจจะต้องเลี้ยงลูกในเวลากลางวัน ก็สามารถใช้เวลาช่วงกลางคืนทำงานทดแทนได้ การได้ใช้เวลากับสิ่งที่เขารักนั้นช่วยทำให้พนักงานของคุณมีความสุขกับการทำงาน และการใช้ชีวิตมากขึ้นด้วยไปพร้อมๆ กัน

จากผลสำรวจพบว่า พนักงานส่วนใหญ่รู้สึกว่าตัวเองทำงานได้ดีขึ้นเมื่อได้รับโอกาสให้ทำงานทางไกล เมื่อป่วยก็ยังสามารถทำงานได้อย่างไม่ติดขัด และไม่ต้องกังวลว่าตนเองจะไปแพร่เชื่อโรคให้เพื่อนร่วมงานคนอื่น สามารถไปหาหมอตามนัดโดยไม่ต้องใช้วันลา และกลับมาทำงานได้อย่างรวดเร็วเมื่ออาการดีขึ้น

กรณีศึกษาของ WordPress, บริษัทที่ทำงานทางไกล 100%

สำหรับคนที่เป็นบล็อกเกอร์ หรือชื่นชอบการเขียนบทความบนอินเตอร์เน็ตมากกว่าเขียนไดอารี่ลงสมุด น่าจะเคยได้ยินชื่อเว็บไซต์ WordPress.com กันมาบ้าง โดยเว็บไซต์นี้ให้บริการเสมือนเป็นไดอารี่ออนไลน์ ผู้คนสามารถเข้ามาเขียนบทความ หรือบันทึกเรื่องใดก็ตามที่ตัวเองอยากจะเขียนผ่านหน้าเว็บไซต์ที่สร้างขึ้นมาให้เฉพาะตัวคุณเอง

WordPress.com เป็นเว็บไซด์ที่มีจำนวนการเข้าชมเว็บไซต์มากเป็นอันดับ 15 ของโลก ดำเนินการโดยบริษัท Automattic ซึ่งในเดือนมิถุนายน 2017 ที่ผ่านมา Automattic ได้ประกาศปิดออฟฟิศหรูใจกลางซานฟรานซิสโก เหตุเพราะแทบไม่มีพนักงานเข้ามาทำงานในออฟฟิศอีกแล้ว จากนโยบายของบริษัทที่ให้พนักงานทั้งหมดทำงานจากระยะไกล นั่นหมายความว่า พนักงานทุกคนสามารถทำงานได้จากที่ใดก็ได้ที่ต้องการด้วยการใช้ระบบ remote work และพวกเขาก็ประสบความสำเร็จอย่างน่าทึ่งกับกลยุทธ์นี้

ภาพประกอบจากเว็บไซต์ qz.com

Matt Mullenweg ซีอีโอของ Automattic เปิดเผยว่า “พากเรามีออฟฟิศที่ซานฟรานซิสโกตั้งแต่เมื่อ 6 หรือ 7 ปีก่อน สัญญาเช่าดีทีเดียวเลยล่ะ แต่ไม่มีใครเข้าไปใช้ มีคนเข้าไปใช้ 5 คนกับพื้นที่ 15,000 ตารางฟุต ทำให้แต่ละคนได้พื้นที่กันคนละ 3000 ตารางฟุตเลยทีเดียว(อ้างอิง)” เขาได้ตัดสินใจประกาศปิดออฟฟิศพร้อมกับขายในเวลาต่อมา

โดยเขายังบอกอีกว่านโยบายที่อนุญาตให้พนักงานสามารถเลือกทำงานจากที่ไหนก็ได้นั้น ทางบริษัทจะมีเบี้ยเลี้ยงสนับสนุนให้เพิ่มอีกคนละ 250 ดอลลาร์ต่อเดือน เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการไปใช้บริการ co-working space อย่างไรก็ตามยังคงมีข้อสงสัยมากมายเกี่ยวกับวิธีการที่บริษัทให้พนักงานทำงานจากระยะไกลได้แบบนี้ว่าจะประสบความสำเร็จได้อย่างไร จากการศึกษาทำให้เราได้เรียนรู้จากการดำเนินงานของ WordPress.com มีดังต่อไปนี้

การก้าวหน้าทางความคิดสร้างสรรค์ — เมื่อเร็วๆ นี้ James Surowicki ของ The New Yorker ได้พบว่า การทำงานของโครงการ WordPress นั้นทำให้พนักงานรู้สึกตัวเองมีส่วนร่วมกับงานมากขึ้น เมื่อไม่ได้อยู่แต่ในออฟฟิศ พนักงานสามารถออกไปพบเจอแรงบันดาลใจใหม่ๆ แล้วก็ใช้ชีวิตในแบบที่ตัวเองต้องการได้ James ระบุด้วยว่า เป็นเรื่องที่ผิดคาดไปพอสมควรเมื่อพบว่าการติดต่อสื่อสารกันด้วยเทคโนโลยีอย่างห้องแชท, โซเชียลเน็ตเวิร์ค และบล็อกเนื้อหาออนไลน์ต่างๆ สามารถกระตุ้นให้พนักงานเกิดความคิด และไอเดียใหม่ๆ เมื่อได้สื่อสารกันผ่านช่องทางดังกล่าว

ศึกษาพฤติกรรมการทำงานของแต่ละคน — เพื่อที่จะประเมินว่าพนักงานคนใดที่สามารถทำงานทางไกลได้จริง คุณจะต้องศึกษาพฤติกรรม และให้พนักงานทดลองทำงานจากระยะไกลดูก่อน ที่โครงการของ WordPress เมื่อบริษัททำการรับสมัครพนักงานใหม่เข้ามา บริษัทจะให้พนักงานทดลองทำงานบางอย่างแล้วดูว่าพฤติกรรมการทำงานนั้นไปได้ดีหรือไม่ โดยบริษัทยังให้ค่าจ้างสำหรับพนักงานที่เพิ่งทำงานเหล่านี้เหมือนกับพนักงานคนอื่นๆ เหมือนกระตุ้นให้พนักงานรู้สึกว่าตัวเองเป็นพนักงานที่ถูกบรรจุเข้าไปในบริษัทแล้วจริงๆ ทั้งนี้ก็เพื่อให้ตัวพนักงานทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพโดยไม่ต้องกังวลเรื่องอื่นๆ ขณะทำงาน

วัฒนธรรมองค์กรนั้นสำคัญมาก — Automattic หรือบริษัทแม่ของโครงการ WordPress.com นั้นเชื่อว่าพนักงานแต่ละคนรู้ดีว่าวิธีใดที่จะทำงานให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด แล้วจะดึงมันออกมาใช้อย่างไร เพราะฉะนั้นบริษัทจึงให้พนักงานได้มีสิทธิเลือก และตัดสินใจด้วยตัวเอง บริษัทมองว่าวัฒนธรรมองค์แบบดั่งเดิมนั้นขึ้นอยู่กับส่วนกลางมากจนเกินไป มีกฏเกณฑ์ที่ไม่ได้เหมาะกับพนักงานแต่ละคนให้สามารถทำงาน หรือตัดสินใจได้อย่างสะดวก แต่อย่างไรก็ตาม บริษัทยังมองว่าการทำงานแบบรวมศูนย์นั้นให้ผลลัพธ์ได้ดีในกรณีที่องค์กรทั่วไปเน้นผลลัพธ์มากกว่าข้ออ้าง หรือการแกล้งทำต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากตัวพนักงานเอง

เคารพการตัดสินใจของพนักงาน — Matt ยังมองว่าบริษัทส่วนใหญ่นั้นทำเหมือนพนักงานแต่ละคนเหมือนเป็นเด็ก ที่ต้องมีผู้จัดการแต่ละแผนกมาคอยดูแลควบคุม กลัวว่าพนักงานจะทำงานน้อยเกินไป ไม่ได้ตามเกณฑ์ชั่วโมงที่บริษัทต้องการ ซึ่งความเป็นจริงแล้วไม่ได้เป็นเช่นนั้น เราได้เห็นจากผลสำรวจมากมายแล้วพบว่าการทำงานทางไกลให้ประสิทธิภาพที่ดีกว่า แล้วทำไมไม่ลองให้พนักงานเหล่านั้นเลือกได้ด้วยตัวเองว่าจะทำงานแบบไหน ที่เหมาะสมกับตัวเองมากที่สุด

เครื่องมือทำให้เกิดความแตกต่าง — พนักงานส่วนใหญ่ของบริษัทนั้นมาจากอาชีพบล็อกเกอร์ ซึ่งใช้อีเมล์ในการสื่อสารน้อยกว่าอาชีพอื่นๆกลับกันกลุ่มคนเหล่านี้ใช้เวลาอยู่กับซอฟแวร์สื่อสารทางไกลอย่าง Skype และเว็บบล็อกหลายๆ เว็บเป็นประจำ บริษัทจึงหันมาใช้เครื่องมือตัวที่ชื่อว่า P2 ซึ่งเป็นช่องทางในการสื่อสารผ่านหน้าเว็บไซต์แทนการส่งอีเมล์

P2 WordPress theme

เครื่องมืออย่าง P2 ช่วยให้บริษัทสามารถติดตามงานที่พนักงานทางไกลแต่ละคนทำอยู่ได้อย่างชัดเจน และรวดเร็ว การทำงานของซอฟแวร์ก็ไม่ได้ซับซ้อน แล้วยังเหมาะกับพื้นฐานของพนักงานที่เป็นบล็อกเกอร์มาก่อนด้วย

พนักงานเองก็สะดวกในการอัพเดทข้อมูลข่าวสาร เหมือนกับการเขียนสถานะสั้นๆ บน Twitter ว่าตอนนี้ทำอะไรอยู่ แล้วก็โต้ตอบกันได้เหมือนกับแสดงความเห็นใน Facebook เรียกได้ว่าบริษัทนั้นเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะกับประเภทของพนักงานของตัวเองได้อย่างเหมาะสม

เมื่อเดือนกุมภาพันธ์ปี พ.ศ. 2018 ที่ผ่านมา Toni Schneider หัวหน้าทีมพัฒนาของบริษัท Automattic ได้ออกมาเปิดเผยว่าบริษัทยังเติบโตขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยล่าสุดมีพนักงานทำงานทางไกลมากที่ 668 คนที่ทำงานเต็มเวลา ใน 60 ประเทศทั่วโลก และใช้ภาษาในการทำงานมากถึง 79 ภาษา ในขณะที่พนักงานกว่าครึ่งสามารถสื่อสารได้มากกว่าหนึ่งภาษา พร้อมทิ้งท้ายด้วยว่าสำนักงานแห่งใหม่ที่เล็กกว่าของพวกเขานั้นแทบจะไม่มีผู้คนเข้ามาทำงานเหมือนเดิม เมื่อมีคนที่แวะเวียนเข้ามาที่สำนักงานเพียงแค่ 9.6% เท่านั้นจากจำนวนพนักงานทั้งหมด

ธุรกิจของเราพร้อมแล้วหรือยังที่จะให้พนักงานทำงานทางไกลได้?

คำถามที่สำคัญถัดมาคือ เราจะมีวิธีในการคัดเลือกพนักงานอย่างไรให้สามารถขยับปรับเปลี่ยนจากการทำงานที่สำนักงานไปเป็นการทำงานทางไกล หรือเราจะมีวิธีคัดเลือกพนักงานใหม่อย่างไร เพื่อให้พนักงานเหล่านั้นสามารถตอบสนอง และให้ประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างเต็มที่ เพราะอย่าลืมว่าเมื่อพนักงานของคุณสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ องค์กรก็สามารถว่าจ้างพนักงานจากที่ใดบนโลกนี้ให้มาทำงานได้ด้วยเหมือนกัน

แล้วพนักงานที่สามารถทำงานทางไกลได้ดีควรจะมีลักษณะแบบใดกันล่ะ? จากการศึกษาพบว่าพนักงานที่เหมาะสมกับการทำงานทางไกลควรมีลักษณะดังต่อไปนี้

1. มีวินัย และความรับผิดชอบสูง

เป็นที่แน่ชัดว่าเมื่อคุณอยู่ในสภาวะแวดล้อมที่ไม่มีใครมาคอยคุม หรือสอดส่องทุกการกระทำ การบังคับตัวเองให้จดจ่ออยู่กับงานตรงหน้านั้นจะเป็นเรื่องที่ท้าทายและควบคุมได้ยาก ต้องยอมรับในข้อแรกก่อนเลยว่า ถ้าคุณไม่มีวินัยในการทำงาน แล้วก็ไม่ค่อยมีความรับผิดชอบ คุณก็คงไม่เหมาะเท่าไหร่ที่จะเอางานไปทำที่ไหนก็ได้ การมีวินัยสามารถดูได้จากการกระทำเล็กๆ น้อยๆ อย่างเช่น การควบคุมอาหาร การออกกำลังกาย การดูแลสุขภาพของพนักงานคนนั้นๆ ว่ามีความสม่ำเสมอมากน้อยเพียงใด สามารถทำได้อย่างที่ตั้งเป้าหมายไว้หรือเปล่า

2. มีทักษะการสื่อสารที่ดี

ถึงแม้เทคโนโลยีจะก้าวหน้าไปมาก ทำให้เราสามารถสื่อสารกันได้แบบทันที อีกทั้งสามารถแบ่งปันหน้าจอคอมพิวเตอร์ของเราให้กับผู้อื่นได้อย่างง่ายดายผ่านระบบอินเตอร์เน็ต แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นเนื้อหาในการสื่อสารระหว่างผู้พูดกับผู้ฟังก็ยังถือเป็นเรื่องสำคัญอยู่ดี พนักงานคนนั้นสามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนไหม สามารถติดต่อได้เมื่อองค์กรพบปัญหาหรือเปล่า อีกปัญหาหนึ่งที่เราได้กล่าวไปแล้วคือ พนักงานส่วนใหญ่ที่ทำงานทางไกลจะไม่ค่อยพูดถึงปัญหาที่มีอยู่ หรือไม่พูดความจริงออกมา เพราะฉะนั้นการทำงานทางไกล จึงเหมาะกับคนที่สื่อสารได้ชัดเจน กล้าพูดตรงไปตรงมา มากกว่าคนที่มีอะไรแล้วไม่พูดออกมา

3. คิด และจัดการอย่างเป็นระบบ

อีกหนึ่งลักษณะของพนักงานที่สามารถทำงานทางไกลได้ดีเลยคือมีความสามารถในการจัดการข้อมูล และจัดสรรค์งานได้อย่างเป็นระบบระเบียบ มีการวางแผนการทำงานก่อนหลัง แบ่งลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้น รวมไปถึงจัดเวลาระหว่างการทำงาน และชีวิตส่วนตัวได้อย่างเหมาะสม เพราะแท้จริงแล้วสิ่งที่น่ากังวลคือเราไม่ได้กลัวว่าพนักงานทางไกลจะทำงานได้น้อยกว่าจำนวนชั่วโมงทำงานที่ควรจะเป็น แต่กลัวว่าพนักงานทางไกลจะทำงานมากกว่าจำนวนชั่วโมงทำงานในแต่ละวันมากกว่า

เมื่อพนักงานทำงานมากเกินไป สมองจะล้า และทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง ยิ่งกับพนักงานที่ไม่สามารถแบ่งเวลา แยกแยะเวลาเรื่องส่วนตัว และเรื่องงานได้ดีแล้ว อาจจะทำให้คุณภาพของงานโดยรวมดูแย่ลงกว่าเกณฑ์ปรกติได้

ภาพประกอบจากเว็บไซต์ unsplash.com

นอกเหนือจากคุณลักษณะเบื้องต้นเหล่านี้ องค์กรควรมีการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมให้เหมาะสมก่อนจะเริ่มรับพนักงานทางไกลคนแรก สำหรับองค์กรที่เก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ในสำนักงาน ถ้าพนักงานคนใกต้องการเชื่อมต่อ หรือดึงข้อมูลขึ้นมาทำงาน ก็ต้องเข้ามาอยู่ที่สำนักงาน การทำงานทางไกลก็แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย คุณต้องเตรียมความพร้อมให้พนักงานทางไกลสามารถเข้าถึงข้อมูลทุกอย่างที่สามารถเข้าถึงได้เพื่อทำงานจากภายนอก พยายามใช้ช่องทางการสื่อสารออนไลน์เป็นหลักเพื่อให้ทุกคนที่อยู่ในโครงการสามารถรับรู้ความเคลื่อนไหวได้ทันที

ในกรณีที่พนักงานบางคนอยู่คนละเขตเวลากัน คุณอาจจะต้องตกลงช่วงเวลาทำงานใหม่ เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสาร ยกตัวอย่างเช่น หากทีมพัฒนาซอฟแวร์ของคุณทำงานทางไกลอยู่ที่ประเทศอังกฤษ ซึ่งเริ่มงานตอน 4 โมงเย็นในเวลาประเทศไทย คุณก็อาจจะต้องกำหนดเวลาทำงานของประเทศไทยใหม่ จากเดิมเริ่ม 9 โมงไปเป็นเริ่ม 10 โมงเช้า และเลิก 6 โมงเย็นแทน เพื่อให้การติดต่อสื่อสาร แลกเปลี่ยนข้อมูลมีความยืดหยุ่นสอดคล้องกับกลุ่มคนสองภูมิภาคเพิ่มมากขึ้นแบบนี้เป็นต้น

สิ่งสุดท้ายเมื่อคุณต้องเริ่มทำงานทางไกลอย่างจริงจัง คุณยังควรที่จะให้กำลังใจ สนับสนุน รวมไปถึงกระตุ้นพนักงานของคุณอยู่อย่างสม่ำเสมอ อย่าลืมว่าพนักงานทางไกลก็มีช่วงเวลาที่เหน็ดเหนื่อยจากการทำงานเหมือนกับพนักงานทั่วไป คุณควรที่จะนัดเจอกันบ้างเพื่อรักษาความสัมพันธ์เอาไว้ รวมไปถึงรับรู้ว่ามีอะไรที่เกิดปัญหา และตรวจสอบความก้าวหน้าของงานอยู่เป็นระยะๆ หากพนักงานมีแรงจูงใจในการทำงานก็จะทำให้ประสบความสำเร็จมากขึ้น โดยเรื่องของแรงจูงใจนี้ยังมีความสอดคล้องกับ “ทฤษฎีแรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ของ แมคคลีแลนด์”

เดวิด แมคคลีแลนด์ (David McClelland) เป็นนักทฤษฎีทางจิตวิทยาชาวอเมริกัน เกิดวันที่ 20 พฤษภาคม 1917 ในเมานต์เวอร์นอน รัฐนิวยอร์ก ประเทศสหรัฐอเมริกา โดยทฤษฎีนี้เน้นอธิบายการจูงใจของบุคคลที่กระทำการเพื่อให้ได้มาซึ่งความต้องการความสำเร็จมิได้หวังรางวัลตอบแทนจากการกระทำของเขา ซึ่งความต้องการความสำเร็จนี้ในแง่ของการทำงานหมายถึงความต้องการที่จะทำงานให้ดีที่สุดและทำให้สำเร็จผลตามที่ตั้งใจไว้

เมื่อตนทำอะไรสำเร็จได้ก็จะเป็นแรงกระตุ้นให้ทำงานอื่นสำเร็จต่อไป หากองค์การใดก็ตามมีพนักงานที่มีแรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์จำนวนมากก็จะเจริญรุ่งเรืองและเติบโตรวดเร็วอย่างในช่วงปี ค.ศ. 1940 เดวิด แมคคลีแลนด์ ได้ทำการทดลองโดยใช้แบบทดสอบการรับรู้ของบุคคล (Thematic Apperception Test) หรือเรียกย่อว่า ทีเอที (TAT) เพื่อวัดความต้องการของมนุษย์ โดยแบบทดสอบ TAT ซึ่งเป็นเทคนิคการนำเสนอภาพต่าง ๆ แล้วให้บุคคลเขียนเรื่องราวเกี่ยวกับสิ่งที่เขาเห็น ซึ่งจากการศึกษาวิจัยของแมคคลีแลนด์ได้สรุปคุณลักษณะของคนที่มีแรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์มีความต้องการ 3 ประการ ที่ได้จากแบบทดสอบ TAT ซึ่งเขาเชื่อว่าเป็นสิ่งสำคัญที่จะเข้าใจถึงพฤติกรรมของบุคคลได้ดังนี้

  1. ความต้องการความสำเร็จ หรือ Need for Achievement(nAch) เป็นความต้องการที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้เต็มที่ และดีที่สุดเพื่อความสำเร็จ จากการวิจัยของแมคคลีแลนด์พบว่า บุคคลที่ต้องการความสำเร็จสูง จะมีลักษณะชอบการแข่งขัน ชอบงานที่ท้าทาย และต้องการได้รับข้อมูลป้อนกลับเพื่อประเมินผลงานของตนเอง มีความชำนาญในการวางแผน มีความรับผิดชอบ และกล้าที่จะเผชิญกับความล้มเหลว
  2. ความต้องการความผูกพัน หรือ Need for Affiliation(nAff) เป็นความต้องการที่ได้รับการยอมรับจากผู้อื่น ต้องการเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม ต้องการสัมพันธภาพที่ดีต่อบุคคลอื่น บุคคลที่ต้องการความผูกพันสูงจะชอบสถานการณ์การร่วมมือมากกว่าสถานการณ์การแข่งขัน โดยจะพยายามสร้างและรักษาความสัมพันธ์อันดีกับผู้อื่นเอาไว้
  3. ความต้องการอำนาจ หรือ Need for Power(nPower) เป็นความต้องการอำนาจเพื่อมีอิทธิพลเหนือผู้อื่น บุคคลที่มีความต้องการอำนาจสูง จะแสวงหาวิถีทางเพื่อทำให้ตนมีอิทธิพลเหนือบุคคลอื่น ต้องการให้ผู้อื่นยอมรับหรือยกย่อง ต้องการความเป็นผู้นำ ต้องการทำงานให้เหนือกว่าบุคคลอื่น และจะกังวลเรื่องอำนาจมากกว่าการทำงานให้มีประสิทธิภาพ

จากการค้นคว้ายังพบว่าพนักงานที่มีแรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์สูงมักต้องการจะทำงานในลักษณะ 3 ประการดังนี้

  • งานที่เปิดโอกาสให้เขารับผิดชอบเฉพาะส่วนของเขา และเขามีอิสระที่จะตัดสินใจและแก้ปัญหาด้วยตนเอง
  • ต้องการงานที่มีระดับยากง่ายพอดี ไม่ง่ายหรือยากจนเกินไปกว่าความสามารถของเขา
  • ต้องการงานที่มีความแน่นอนและต่อเนื่องซึ่งสร้างผลงานได้ และทำให้เขามีความก้าวหน้าในงานเพื่อจะพิสูจน์ตนเองถึงความสามารถของเขาได้

นอกเหนือจากงานในลักษณะดังกล่าวนี้แล้ว แมคคลีแลนด์ได้พบว่าปัจจัยที่สำคัญอีกปัจจัยหนึ่งที่มีผลต่อประสิทธิภาพการทำงานคือ สิ่งแวดล้อมที่เหมาะสมกับงานที่ทำด้วย ซึ่งหากอ้างอิงจากทฤษฎีแรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ของแมคคลีแลนด์นั้น ดูจะเหมาะสมกับการคัดเลือกพนักงานเพื่อเข้ามาทำงานทางไกลได้ดีทีเดียว

การจัดการพนักงานที่ทำงานทางไกล

โดยปรกติแล้ว หากเราเห็นว่าพนักงานคนดังกล่าวมีความรับผิดชอบ สามารถรักษาเวลาในการทำงาน และมีผลงานที่สม่ำเสมอ เราก็ไม่ควรเข้าไปยุ่งก้าวก่าย หรือบังคับ กลับกันเราควรที่จะให้การสนับสนุนการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือ การเข้าถึงข้อมูล รวมไปถึงการอำนวยความสะดวกด้านการสื่อสาร แล้วคอยสังเกตการณ์อยู่ห่างๆ จะทำให้พนักงานเกิดความเชื่อมั่นมากขึ้นตามไปด้วย

พนักงานที่ทำงานทางไกลส่วนใหญ่พบว่า ผู้บริหารจะไม่ค่อยรับฟังความคิดเห็น และ มุมมองของพวกเขา แต่จะฟังกับพนักงานที่อยู่ที่สำนักงานมากกว่า นอกจากจะทำให้เกิดความไม่เท่าเทียมแล้ว ยังทำให้พนักงานรู้สึกว่าองค์กรไม่ให้ความไว้ใจในตัวพวกเขาอีกด้วย

เมื่อคุณฟังพนักงานทางไกลมากขึ้น พวกเขาจะเชื่อใจคุณมากขึ้น พร้อมกับให้ข้อมูลบางอย่างที่คุณอาจจะคิดไม่ถึงเกี่ยวกับการทำงานด้วย เช่น มีการทำแอพพลิเคชั่นปฏิทินเอาไว้ใช้ในองค์กร ซึ่งวันแรกของสัปดาห์ในประเทศไทยเป็นวันจันทร์ นักพัฒนาซอฟแวร์ที่ทำงานทางไกลจากสหรัฐเห็นแบบนั้นก็ได้แบ่งปันข้อมูลโดยบอกกับคุณว่า ที่ประเทศของเขาเริ่มสัปดาห์แรกด้วยวันอาทิตย์ ทำให้องค์กรสามารถใช้ความรู้บนความแตกต่างระหว่างวัฒนธรรมได้มากขึ้น และนำไปประยุกต์ใช้ให้เข้ากับผู้ใช้งานแต่ละแบบได้อย่างเหมาะสม

Marissa Mayer — CEO of Yahoo

อย่างไรก็ตาม การทำงานทางไกลนั้นจำเป็นต้องพึ่งระบบการทำงานที่เหมาะสมอยู่ อย่างในกรณีของบริษัท Yahoo! ในสมัยที่ CEO หญิง Marissa Mayer ตัดสินใจยุติการทำงานทางไกลทั้งหมดของบริษัท แล้วให้พนักงานกลับเข้ามาทำงานที่บริษัทดังเดิมหลังจากเริ่มทดลองใช้มา 2 ปีเต็ม

โดยเธอให้เหตุผลว่า ต้องการเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานรวมไปถึงคุณภาพของงาน โดย Sean Graber ได้สำรวจและเก็บปัญหามาเขียนเป็นบทความเพื่อหาข้อสรุปว่า เหตุใดการทำงานทางไกลจึงเป็นปัญหาให้กับบริษัท และหนึ่งในจำนวนเหตุผลเหล่านั้นคือ หลายๆ บริษัทพยายามใช้เทคโนโลยีที่มากเกินไป ซึ่งระบบการทำงานพื้นฐานขององค์กรยังไม่แข็งแรงเหมือนกับเจ้าของสโมสรฟุตบอลที่ต้องการปรับปรุงแก้ไขฟอร์มการเล่นของทีม แต่กลับไปลงทุนในอุปกรณ์ หรือสนามแข่งขันมากกว่าการที่ต้องย้อนกลับมามองที่ตัวระบบ หรือตัวนักกีฬาเอง

บทสรุป

การทำงานทางไกลถือเป็นการช่วยให้พนักงานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ทางอ้อม สิ่งที่เป็นตัวกระตุ้นแท้จริงนั้นมาจากการที่พนักงานรู้สึกว่าได้รับความไว้วางใจจากองค์กรให้สามารถเลือกตัดสินใจ หรือเลือกช่วงเวลาที่ต้องการทำงานได้ด้วยตัวเอง ให้อิสระเสรีในการใช้ชีวิต สามารถทำงานได้จากสถานที่ต่างๆ และไม่ปิดกั้นจินตนาการความคิดสร้างสรรค์ที่ถูกล้อมกรอบด้วยผนังสี่เหลี่ยมในที่ทำงาน

ไหนจะเรื่องของสุขภาพด้านร่างกาย และจิตใจ การทำให้พนักงานมีส่วนร่วมกับงานมากขึ้น มีความภักดีต่อองค์กร อีกทั้งยังสามารถบริหารจัดการตารางเวลาส่วนตัวได้อย่างเป็นระบบ เมื่อสามารถขจัดเวลาที่ไม่จำเป็นอย่างการเดินทาง หรือการรอคอยออกไป พนักงานสามารถจดจ่ออยู่กับงานที่ทำได้มากกว่าการเข้าไปสำนักงานแบบเดิมๆ ในทางเดียวกันองค์กรเองก็ได้ประโยชน์เพิ่มขึ้น นอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายของสำนักงานได้แล้ว ยังเห็นพนักงานมีส่วนร่วมกับงาน ได้ความคิดเห็นที่หลากหลาย ได้เปิดรับวัฒนธรรมใหม่จากพนักงานที่อยู่ในต่างพื้นที่ และเข้าถึงโอกาสในการว่าจ้างคนเก่งๆ อีกมากในทุกมุมโลก

แต่ก็ใช่ว่าการทำงานทางไกลจะให้ผลลัพธ์ที่ตรงตามความต้องการได้เสมอไป อย่างที่เราได้ยกตัวอย่างบริษัทระหว่าง Automattic ที่ประสบความสำเร็จอย่างมากในการให้พนักงานสามารถทำงานทางไกลได้ 100% และ Yahoo! ที่ต้องยุบแผนกทำงานทางไกลกลับเข้ามาอยู่ที่สำนักงาน

ภาพประกอบจากเว็บไซต์ jir4yu.me

คุณผู้อ่านจะเห็นว่าวัฒนธรรมองค์กรนั้นสำคัญมาก เมื่อคุณสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะกับประเภทของพนักงานในองค์กรขึ้นมา มีการกระจายศูนย์ของข้อมูลต่างๆ และใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย พนักงานจะรู้สึกสนุก และอยากทำงานมากขึ้น กลับกันถ้าใช้เทคโนโลยีมากเกินไป แต่ขาดระบบพื้นฐานโครงสร้างในการจัดการ ก็อาจจะทำให้ได้ผลลัพธ์แย่กว่าที่คาดหวังเอาไว้

อย่างไรก็ตาม ตลาดของการทำงานทางไกลก็เติบโตเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง และมีหลายองค์กรที่พร้อมจะเปิดกว้างให้พนักงานเริ่มทดลองทำงานทางไกลได้ 1–2 วันต่อสัปดาห์เพื่อดูผลลัพธ์ในระยะสั้น ถือว่าเป็นการเริ่มต้นที่ดี ซึ่งในอนาคตเราอาจจะได้เห็นองค์กรในไทยหลายๆ แห่งเริ่มปรับตัวให้พนักงานทำงานทางไกลมากขึ้นก็เป็นได้

*********

เกี่ยวกับผู้เขียน

บทความนี้ได้ค้นคว้าจากหลายแหล่ง และนำมาเรียบเรียงใหม่ให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจในเรื่องของการทำงานทางไกล หรือ remote job ซึ่งใช้เป็นเอกสารประกอบรายงานวิชา Human Resource Management โดย ศ.ดร.มณีวรรณ ฉัตรอุทัย ภายใต้สถาบัน National Institute of Development Administration(NIDA)

เขียน และเรียบเรียงโดย นายจิรายุ ลิ่มจินดา นายปวรวรรธน์ เธียรธรรมรักษ์ และนายนนทพัทธ์ ทองอำไพ นักศึกษาปริญญาโทคณะบริหารธุรกิจ

เอกสารอ้างอิงเพิ่มเติม