8 tipů pro efektivní poradu (projektového týmu)

Podle typu schůzky, počtu lidí a podle cíle, kterého potřebuji na schůzce dosáhnout volím způsob jejího řízení. Některé body, které jsem si napsal ale platí pro KAŽDOU schůzku.

1.) Choďte včas.

Běžne pár lidí přijde o 5 minut později a to ještě stylem “že je to v pohodě”. 5 minut času na naší schůzce z předešlého článku má cenu 1 705 Kč. Jak byste se chovali, kdybyste věděli, že proto že jste přišli pozdě, musíte tuhle škodu zaplatit z vlastního jako pokutu?

2.) Musí být na schůzce všichni?

14 lidí? Co když vynechám 5 lidí a ušetřím za schůzku 5 tisíc? Jestli potřebuju jen znát jejich názor, nebo si vyjasnit stav k nějakému úkolu, nemusí tam být celou schůzku. Stačí jen prvních 5 minut a předem probrat věci kolegů, kterých se to týká a na zbytek setkání je propustit zpátky do pracovního procesu — tam jsou užitečnější (například pokud jde o specialisty na dané téma). Nebo jim můžu zavolat 10 minut před schůzkou, zjistit jejich feedback a ten pak odprezentovat sám všem ostatním na schůzce.

3.) Úvodní slovo na začátku schůzky + cíl

Zvykem by mělo být že ten kdo schůzku svolal, začne schůzku tím, že vyjmenuje jména žúčastněných (případně název pozice — to rád uvádím u dodavatelů, kde se sem tam specialisté střídají a někteří kolegové ho ještě nemusí znát) a schůzku uvede. Pod uvedením si představuji sdělení, proč se tato schůzka koná a co je jejím cílem. Pokud se jedná o follow up, tak rychlé shrnutí hlavních bodů z předešlé schůzky.

4.) Nepřipravenost na schůzku

Hledáte podklady? Řešíte technické problémy jak nasdílet prezentaci, proč nefunguje audio, který je ten správný konektor? Bum! Dalších zbytečných 1705 Kč za 5 minut čekání. Raději si to připravte pár minut dopředu před schůzkou.


1 minuta čekání na opozdilce může stát i 350 Kč. Co kdyby opozdilci museli tuhle částku zaplatit z vlastního jako pokutu? 😉

5.) Řešení věcí na schůzce

Opravdu je zapotřebí teď řešit detaily mezi 2 lidma, když je tu dalších 12 lidí, kteří s tím tématem nemají nic společného a vaše 10 minutová diskuse stojí navíc 3 410 Kč a můžete si jen říci, že si zavoláte po schůzce a proberete si to individuálně mezi sebou.

Tip: Když máte schůzku ve více lidech po hangoutu (a například z důvodu lepší kvality audia máte vypnutou kameru) doporučuji na začátek svého slova vždy říci své jméno. Například “Tady Jirka Nový, rád bych dodal, že….”. Stejně, jako když používáte vysílačku — dejte ostatním vědět kdo mluví a že už jste svůj komentář dokončili.

6.) Moderujte schůzku

Z mé zkušenosti se vyplatí mít na velkých schůzkách určeného nějakého moderátora — nejčastěji je jím projektový manažer, který určuje tempo, hloubku detailu, dává prostor všem zúčastněným. Zejména ten poslední bod beru jako velmi důležitý. Viděl jsem hodněkrát, že mluvil jem ten, co umí nejvíc křičet, nebo ten co umí krásně vyprávět příběhy. Ale stává se, že lidé více introvertní — zejména specialisté na dané téma, nedostávají takový prostor. Spoustu ředitelů se rádo poslouchá a tak dlouze mluví. Je ale zapotřebí dát prostor názorů všech.

7.) Zápis, rozdávání úkolů, termíny, dodržování.

Zápis by měl obsahovat opravdu podrobný přepis problému, který se na schůzce řeišl a to právě proto, aby se pánové z bodu č.2 mohli dozvědět zásadní body jen ze zápisu a nemuseli chodit na schůzku. Pokud by nedejbože měli nějaký feedback na probíraný bod a chtěli k němu něco říct, mohou vám k tomu zavolat, nebo přijít na další schůzku a tam to zase hned na začátku, podle bodu 2 vyřešit přednostně. Přidejte k tomu termíny, dohodněte si follow up schůzky a na úplný závěr udělejte rychlé shrnutí toho, co se podařilo na schůzce dohodnout.

8.) Choďte včas!

Já vím, že je to tu napsané už podruhé, ale tenhle bod je 2x tak důležitý, než jakýkoliv jiný bod.

Zkuste si někdy spočítat náklad na nějakou větší schůzku v týmu a říci si, jestli ten problém který jste řešili stál opravdu za to, jaký byl náklad na schůzku.

BONUS: Na blogu Slacku jsem našel přehled 6 typů meetingů, které ve firmě potřebujete a 3, které byste raději měli vynechat. Naleznete je zde.