Cómo implementar la metodología ágil Scrum en Trello para tu equipo de desarrollo y Marketing

Al principio, Scrum lo utilizaban los equipos de software para administrar los nuevos lanzamientos. Ahora, se ha convertido rápidamente en una estrategia de trabajo que es útil para todo tipo de equipos de trabajo, desde soporte al cliente hasta marketing, operaciones y más.

Con Scrum, tu equipo siempre tendrá a su disposición el avance del proyecto en tiempo real por medio de las categorías “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho”.

1. Concentrarte en un único proyecto: utilizar Scrum significa lograr que todos en el equipo trabajen en las partes individuales que a su vez constituyen algo más grande. Una vez que el equipo sabe cuál es el panorama mayor, es fácil dividir las partes en sprints cortos de una o dos semanas.
2. Definir tu sprint: Decide el tiempo que le vas a asignar a cada grupo de tareas. Los sprints normalmente se acaban en una o dos semanas. Así podrás saber en cuántos sprints lograrás acabar el proyecto.
3. Decidir cuáles serán tus listas: Es común empezar con las listas “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho”. Puedes incorporar otras listas después, por ejemplo “En revisión”, o “A continuación”.
4. Preparar la planeación de sprints y las retrospectivas: Haz un calendario de eventos cada vez que acabe un sprint (cada una o dos semanas) y analiza cómo funcionaron las cosas durante el sprint. A partir de esto, planea lo que quieres trabajar en el siguiente sprint.
5. Construir un backlog: Un documento backlog es una lista de todas las tareas en las que deberías estar trabajando. Cuando empieces, haz una lluvia de ideas sobre las cosas en las que tu equipo debería estar trabajando: investigando, construyendo nuevas funciones, contestando preguntas de los clientes, etc.

Escoger a un Product Owner y a un Facilitador: Selecciona a una persona de tu equipo para ser el Jefe de Productos. Esa persona será la encargada de hacer una lista de prioridades a partir de tu bitácora de respaldo para determinar cuáles son las tareas más importantes en las que se debería enfocar tu equipo. El facilitador es la persona que asegura que todos estén siguiendo el protocolo de Scrum.

Crea tus listas en Trello

Ir a la opción “añada lista”

Construye tu backlog primero, después haz una lista para “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho”. (Puedes llamarlas como tú quieras. Yo llame mi segunda lista “Tareas pendientes” en lugar de “En espera”).

Nombre de la lista 1: Backlog

Nombre de la lista 2: Tareas pendientes

Nombre de la lista 3: Tareas en progreso

Nombre de la lista 4: Revisar/En espera

Nombre de la lista 5: Tarea completada

Nombre de la lista 6: Continuar la próxima semana

Nombre de la lista 7: Recursos/Notas

Ejemplo en trello: https://trello.com/b/4X4ZsU8l/ejemplo-de-sprint-marketing

Crea tarjetas que correspondan a tareas que quieres emprender. Ten en cuenta que no deberías tardar más de una semana en completar la tarea, de lo contrario quiere decir que probablemente debes desglosar todavía más esa tarea.

Planea tu primer sprint

Ya creaste tus listas y algunas tareas en tu backlog. ¡Ahora ya puedes planear tu primer sprint!

El Product Owner debería hacer una parte de la planificación antes de que todos se reúnan. Esta persona deberá revisar el backlog y examinar cuidadosamente cada tarjeta para determinar cuánto esfuerzo implica un tarea, el posible valor que puede resultar de eso, las fechas de entrega asociadas y prioridades generales del equipo.

Durante la primera reunión de planificación del sprint el Product Owner, Scrum Master y el equipo de desarrollo deben decidir cuáles son las tareas que se van a incorporar al sprint. Es claro que debe haber una discusión con el equipo para que todos estén de acuerdo con estas iniciativas.

Una vez que decidiste cuáles son las piezas que se van a agregar al sprint, necesitas agregar “story points” (o puntos de historia en español). Los story points son números asociados a una tarea, que indican cuánto esfuerzo se está invirtiendo en una tarea. Algunos equipos utilizan, en lugar de números, un sistema de tallas de playeras (XS, S, M, L, XL). Esto es para ayudarte a darte cuenta de la cantidad de esfuerzo relativo invertido con respecto al de otras tareas.

Por ejemplo, le asignaste un 5 a “escribir una entrada en el blog”, y un 1 a “escribir entradas en Facebook”, porque uno requiere mucho más trabajo que el otro (o se puede pensar en un talla grande vs talla chica).

Para determinar los story points pregúntale a tu equipo. Cada quien puede proponer un número y discutirlo hasta que se llegue a un acuerdo sobre la cantidad de esfuerzo que implica una actividad. ¡No te conviene que una persona piense que es muy poco esfuerzo y otra que piense que le puede tomar toda una semana! Es muy importante que todos estén en el mismo canal con respecto a esto.

Una vez que has desglosado las tareas, ¡estás listo para empezar tu sprint!

Trata de encontrar la manera de ir mejorando semana a semana. Tip: no incorpores funciones solo para probar cosas nuevas. Busca una función que te permita resolver algún problema específico con el que te estés enfrentando. Mejor, cada semana cuando estés planificando tu sprint, discute sobre el sprint anterior y sobre lo que se puede mejorar.

Etiquetas

Puedes usar las etiquetas de muchas maneras. Utilizarlas cuando quieras darle mayor claridad a tus proyectos. Por ejemplo, puedes usar etiquetas que funcionan como categoría de proyecto. Si estás en marketing, puedes usar “Contenido” o “Materiales para ventas”. Si estas en soporte al cliente, puedes usar “Caso de estudio” o “Onboarding”, etc.

También puedes usar las etiquetas para identificar más detalles de una tarea que se encuentra dentro de una lista.

Checklist

Es de mucha ayuda para los miembros del equipo cuando quieren ver en donde se encuentra específicamente esa tarea y que tanto falta para terminarla. Las checklists son de gran ayuda para desglosar todavía más las tareas. En situaciones en las que tienes tareas con muchas piezas pequeñas.

Propietarios

En algunos equipos, no se empieza el sprint hasta que cada tarea tiene asignado un propietario. En otros equipos, puedes empezar sin propietarios, luego cada individuo escoge una tarea y se convierte en el propietario cuando la empiezan.

Fechas de vencimiento

Idealmente, la mayoría de las tareas deberán completarse al final del sprint, pero en algunos casos tendrás fechas de entrega específicas antes de que acabe el sprint. Si este es el caso, puedes asignar una fecha de vencimiento en la tarjeta Trello para que quede claro que la tarea tiene una fecha de entrega próxima a vencer. Esto activará recordatorios y notificaciones para que no se te olvide. Si tienes varias tarjetas así, puedes usar el Power-Up Calendario para revisar todo en la vista del calendario.

Visualiza el tablero de Trello en la vista de calendario para saber las fechas de vencimiento de las tareas durante el sprint.

Campos personalizados: Si las etiquetas no funcionan muy bien para actualizar cada tarea, los Campos personalizados te pueden ayudar. Estos campos te permiten personalizar las tarjetas para que los detalles sean más fáciles de identificar.

Mis extensiones favoritas de Chrome son Scrum para Trello, que automáticamente suma los puntos de historia en una tarjeta para que puedas ver los puntos totales en una lista, y Contador de Tarjetas Trello, que cuenta el número de tarjetas en cada lista así como el número total de tarjetas en el tablero.

Google Drive: Adjunta archivos o carpetas completas a cada proyecto. Las vistas preliminares de los archivos adjuntos se pueden ver en cada tarjeta, y también muestra cuándo fueron editados por última vez y por quién.