UX/UI Case Study — Eventblink

Jesús Nuñez Redondo
Nov 4 · 7 min read

Porque la organización de eventos en empresas demanda tiempo, esfuerzo y supone un elevado coste, Eventblink facilita la gestión de eventos para empresa, proveedores y empleados en una multiplataforma.

No sé si sabéis todo lo que puede incluir preparar un evento dentro de una empresa. Aquellas personas que sí lo organizan saben que depende de muchos factores y que en el desarrollo puede tener muchos imprevistos. Lo mejor es tenerlo todo atado.

Investigación

En esta primera parte, lo que realicé fue un estudio del mundo de los Eventos. La mayoría de las empresas tienen que realizar como mínimo, un evento al año en el que se reúne a toda la empresa:

  • Cada año se invierte más dinero en este tipo de reuniones dentro de la empresa.
  • Algunas de las empresas medianas-grandes pueden gastar de media 150.000 euros en la creación de un evento.
  • De media se pueden intercambiar 80 correos electrónicos con un proveedor hasta llegar a realizar todas las gestiones en un solo evento.

Con estos tres puntos, podemos apreciar el esfuerzo de tiempo y trabajo que se necesita para organizar un evento, con lo que tenemos un problema que queremos resolver en este Case Study.

Con esta información, me puse a investigar más en profundidad utilizando dos herramientas: la entrevista y las encuestas.

Lean uX Canvas

Encuestas y Entrevistas

De una forma rápida, lancé una encuesta para saber en el entorno profesional cómo los trabajadores reciben la información de los eventos a los que son convocados y si están satisfechos con el método.

En total tuve 96 respuestas, de las cuales los datos más relevantes son:

  • El 87% de los encuestados ha recibido alguna vez una invitación para algún evento de su empresa.
  • El 65% lo recibe por correo electrónico y a un 25% se lo dice directamente su jefe o coordinador.
  • El 74% no está contento con este método de comunicación y tuvo que preguntar algún tipo de información adicional.
Lean Survey Canvas

Con este punto de partida, empecé las diferentes entrevistas. En total realicé 8 entrevistas enfocadas a trabajadores especializados en realizar eventos ¿Qué pude sacar en claro?:

  • Me hablaron de la dificultad ya que utilizan varias herramientas para diferentes tareas.
  • La dificultad a la hora de relacionarse con diferentes proveedores ya que cada uno utiliza sus propias vías de comunicación: algunos por teléfono, otros por correo electrónico…
  • La confianza con proveedores que trabajan bien genera que no estos trabajadores especializados no quieran cambiar de proveedor, por lo que el precio no parece ser el único elemento diferenciador entre una propuesta y otra.

En resumen, puede concluir que el método tradicional no funciona ya que se acumulan muchas incidencias y da mucho trabajo. Por otro lado, con los proveedores de confianza, tampoco funciona la vía de comunicación pero los trabajadores especializados no buscan nuevas opciones si están contentos con el resultado final que les da el proveedor.

Un poquito más…

Ya tenemos claro que el método no es el correcto y es momento de ponernos a analizar diferentes ideas que pueden ser importantes para aplicar. Para ello, realizamos una lluvia de ideas, lo juntamos con todos los datos que ya tenemos y vemos cómo resolverlo.

Después de ver todo lo que se puede desarrollar, tenemos que centrarnos en los puntos principales realizables en el tiempo que tenemos, consiguiendo un buen producto. Para ello realizamos el Moscow.

Moscow

Esta parte fue la más retadora, ya que eran muchas ideas a desarrollar que requerían de una inversión elevada de tiempo. Por lo que me centré en las más importantes, dejando las ideas restantes para más adelante.

User

Toca adentrarnos en el usuario al que puede afectar el problema. En este momento se ven claramente dos perfiles: por un lado la persona encargada de realizar los diferentes eventos y por el otro el trabajador que recibe esta información

Para continuar con la siguiente parte del proceso de estudio, nos vamos a centrar en las distintas fases de trabajo de Silvia en la creación de un evento.

User Journey

Se puede apreciar que Silvia tiene siempre el mismo tipo de incidencias en cada evento, llegándole un gran número de correos electrónicos. Tiene que utilizar diferentes herramientas que lo único que hacen es generarle ansiedad, porque ve que la gestión del evento no está controlada.

Ahora que sabemos cómo actuaría Silvia, realizamos un User Scenario con el cambio propuesto por la herramienta.

User Scenario

Desarrollando

Ya tenemos mucha información. Por tanto, ahora nos ponemos con el desarrollo de la parte más visual del proyecto. Para ello inicialmente se realizaron los diferentes flujos que se pueden realizar en la plataforma. Teniendo una base, realizamos tres User Flow y también el Sitemap para tener conciencia de la estructura.

Antes de ponernos a crear la interfaz, se desarrolló el Lo-Fi y el Mid-Fi del prototipo. Como he comentado en otras ocasiones, es muy importante desarrollarlo, ya que lleva poco tiempo y se pueden corregir muchos fallos que de hacerse más tarde, llevará más trabajo corregir desviaciones. Aquí os dejo una imagen del Mid-Fi que realicé, con las pantallas de la interfaz de Silvia y la de Alfredo.

Mid-Fi

Visual

Moodboard

Después de testear los diferentes prototipos nos ponemos con la parte Visual. Para ello, lo primero que se realiza es un Moodboard donde vemos por dónde queremos que vaya la marca.

Lo que hemos querido transmitir es que con esta plataforma, tendrás de una forma ágil y accesible todo tipo de información y que tendrás mucho más tiempo para el desarrollo de otras tareas.

Elegimos estos colores porque representan calma, que es uno de los objetivos que pretende la plataforma.

Prototipo

Cabe mencionar que para el prototipo nos basamos en dos partes diferenciadas:

  1. Encargado/a de los eventos: para esta parte, desarrollamos un Dashboard, donde la persona responsable tendría toda la información y podría comunicarse a los proveedores con un “Link”.
  2. Trabajador: este tendrá acceso en su móvil con toda la información de los eventos y se actualizará si tiene alguna modificación. Con esto conseguimos reducir el número de incidencias y que el trabajador se centre en su trabajo.

Empecemos con el primero de los casos. Tendrá que entran en la plataforma con los datos que le hemos facilitado previamente. Al entrar vería un dashboard con el resumen de todo lo que tiene programado. Todas las cajas se pueden configurar para que aparezca otro tipo de datos si fueran necesarios.

Registro, Dashboard, Ejemplo Evento

En la tercera imagen anterior podemos ver como cómo sería un evento, donde podemos ver la información más importante, las carpetas con los documentos que compartimos internamente y con los proveedores. También tiene un apartado de tareas para que pueda tenerlo todo controlado.

En una segunda fase, podemos ver cómo dentro de este evento, la tarea que tiene es “convocar”. Al tener todos los usuarios registrados en la plataforma, sólo tendría que seleccionarlos y enviarles la convocatoria.

Convocatoria evento.

Ahora ya entramos en el segundo caso. Nos ponemos en el papel de trabajador, el cual tendría acceso desde su móvil a la plataforma. En ella tendrá acceso a todo su calendario y recibirá una notificación con la nueva convocatoria.

Después el trabajar podría confirmar su asistencia al evento (conseguimos que se involucre en la decisión y así poder atacar al sobrecoste de las cancelaciones de última hora).

También tendrá información de todos los datos del evento en un mismo lugar y conseguimos la tranquilidad del trabajador y del creador del evento.

Próximos pasos

Entre los próximos pasos se encuentra:

  • Introducir nuestra herramienta en los proveedores que crean eventos para crecer en la red de colaboración con las empresas que lo necesitan.
  • Crear un área especializada para la creación de Formaciones dentro de la empresa.

Conclusiones

1- Con este caso he podido comprobar lo difícil que es poder desarrollar un evento y todo el trabajo que tiene detrás.

2- El crear una herramienta especializada se valora mucho entre las personas que les afecta los eventos y coordinarse con los proveedores origina una red de trabajo muy amplio.

3- Facilitamos la vida del trabajador dándole la información de una forma rápida y sencilla. Ahorrando muchos correos electrónicos que al final ni se leen y da muchas pérdidas de tiempo y también de dinero.

Muchas gracias por leerte mi caso de estudio, ha sido un trabajo intenso en solo 8 dias, donde gracias a las herramientas utilizadas en todo el caso se puede crear una herramienta con mucho valor para el sector de los Eventos dentro de las empresas.

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