Papierlose Ablage — Mit Dokumenten­scanner zur digitalen Ablage

In diesem Artikel lesen Sie, wie ich der Papierflut Herr wurde und in einem Bruchteil der bisherigen Zeit archiviere.

Wir alle haben nicht nur eine Flut von E-Mail, die uns täglich erreicht, sondern dazu ja auch viele Briefe, Kassenzettel, Rechnungen in Papierform, die alle irgendwie behandelt werden möchten.

Wenn man — wie ich — nicht viel mit Papier anfangen kann und keine ordentliche kaufmännische Ausbildung mit den Kenntnissen zu Ablage aufwarten kann, sind Probleme vorprogrammiert.

Kampf mit Papierberg und Ordnern

Meine Papierablage füllte sich immer Woche um Woche. Traditionelle Systeme zur Papierablage sehen vor, am besten täglich neu ankommende Post zu sichten, und in die thematisch passenden Ordner abzulegen.

Einen für Autoversicherung, einen für Steuerbescheide, einen für Gehaltsnachweise, einen für die Hausversicherung, einen für Hausanschaffungen und so weiter.

Das macht zwei Dutzend Ordner und mehr, und füllt ein ganzes Regal. Und das Regal steht im Keller. Also nicht dort, wo ich unbedingt für jeden Fetzen Papier hin möchte. Getting Things Done empfiehlt, das Archiv in Griffnähe zu haben, und einfach jedes Papier nacheinander aus dem Posteingang zu nehmen und passend abzulegen.

So richtete ich neben meinem Fach Posteingang und meinem Zu Bearbeiten Fach auch ein Fach für Ablage ein. Mit der Folge, dass dieses Fach nach einigen Wochen — oder Monaten ‒ überquoll und ich schließlich viele Stunden investieren durfte, um das Fach leer und die Ordner voll zu bekommen.

Zusätzlich ordnete ich Dokumente, die ich für die Steuer würde brauchen, gleich in einen Steuerordner, mit der Folge, dass ich diese nach Anfertigen der Steuererklärung in die richtigen Ordner einsortieren musste.

Papier ist also nicht mein Ding.

Digital schon.

Besser Papierlos ‒ Ordner digital?

Der Gedanke lag nahe, alles einfach zu digitalisieren.

Alles einscannen und in die thematisch passenden Ordner ablegen, wie von Ivan Blatter empfohlen?

Auf diese Weise würde ich ja auch wieder jedes Blatt in einen Ordner einsortieren müssen, nur eben digital.

Alles einscannen und nur in Papierform aufheben, was unbedingt sein muss.Tweet this

Zusätzlich erfordern jedoch gesetzliche Regelungen, manche Dokumente auch in Papierform zu archivieren. Rentendokumente, Gehaltsnachweise, Versicherungsscheine. Also zusätzlich doch noch Papier-Ordner? Und dieselbe Arbeit letztendlich zwei mal?

Dann stolperte ich über einen Artikel bei Zeitmanagement-Coach Ivan Blatter — kürzlich aktualisiert –, der die Lösung präsentierte:

Keine Ordner, sondern die Suchfunktion auch für Papier benutzen.

Letztendlich die konsequente Fortführung von Getting Things Done, was ich ja für meinen elektronischen Posteingang sehr erfolgreich benutze.

Papierlos-Werkzeuge

Folgende Komponenten brauche ich dazu zusätzlich zu meinem Posteingangskorb.:

  1. Einen einzigen Ordner auf meinem Computer. Dieser Ordner muss auf ein mehrfaches Backup laufen und darf nicht auf einem Cloud-Laufwerk wie etwa Dropbox liegen.Dies nehme ich sehr ernst, denn wenn ich nur noch digitale Dokumente habe, dann darf ich diese nicht durch einen Zufall, einen Computerschaden oder Ungeschicktheit verlieren.
  2. Einen Einzugscanner, und zwar einen guten. Bei mir ist dies ein Fujitsu ScanSnap iX500.
     Der Einzugscanner nimmt einen ganzen Stapel Papier auf und scannt gleichzeitig Vorder- und Rückseite eines Blatts. Der iX500 achtet darauf, nicht zwei Blätter gleichzeitig einzuziehen, und wenn das dank haftender oder klebender Papiere doch einmal passiert, merkt er es und warnt.Für Dokumente größer DIN A4 ist eine Doppelfolie dabei, zwischen die das Dokument zusammengefaltet gesteckt wird und gut durch den Scanner läuft.
  3. Der Scanner war mit gut 400€ nicht ganz billig, aber was am wichtigsten ist: er arbeitet zuverlässig und ärgerfrei, per USB oder WLAN.
  4. Einen Klammerlöser. Oft sind Verträge oder Versicherungsdokumente geklammert. Diese Klammern müssen vor dem Scannen raus. Das geht mit einem Klammerlöser für 3€ besser als mit einer Schere oder Messer zu fummeln.
  5. Ein Paginierstempel. Das ist ein Stempel, der eine fortlaufende Nummer auf ein Papier stempelt. Nach jedem Stempeln schaltet die Nummer automatisch um eins weiter. Gibt es in einer soliden Lösung für ca. 35€.
  6. Ein Aktenvernichter (Shredder). Nachdem ich viele Unterlagen von z.B. Versicherungen, Finanzamt usw. gleich wieder entsorge, sollte je nach Vertrauenswürdigkeit des Weges für den Papierabfall das Papier zerkleinert werden. Vernünftige Aktenvernichter gibt es ab 50€.

Im nächsten Abschnitt sehen Sie, wie diese Komponenten zusammenwirken.

Papierlos, digital, einfach.

Der Vorgang ist nun ganz einfach:

  1. Den obersten Brief aus dem Posteingang nehmen. Aktion notwendig? Archivierung notwendig? Viele eingehenden Briefe können unarchiviert weg.
  2. Muss das Papier-Original archiviert werden?
  3. Wenn papierhaft archiviert werden muss, dann auf die erste Seite des Vorgangs den Paginierstempel anbringen. Ja, ich stempele auch Verträge. Das einzige, was ich nicht gestempelt habe, sind alle Promotions-, Diplom-, Schul-, Arbeitszeugnisse.
  4. Wenn archivieren, dann in den Einzugscanner legen und einscannen. Standardmäßig in schwarz-weiß, nur in Ausnahmefällen in Farbe.
  5. Die Datei in einem einzigen Ordner Referenzmaterial als PDF abspeichern. Der Dateiname besteht aus dem Briefdatum oder Rechnungsdatum im Format JJJJ-MM-TT, dann einige Schlagwörter.
  6. Wenn papierhaft archiviert werden muss, dann das Papier in einem einzigen Handordner ablegen, und zwar einfach obenauf. Ansonsten: ab in den Papierkorb.

Ist der Ordner für die papierhafte Ablage voll, dann die erste und letzte Paginierzahl auf den Orderrücken schreiben und einen neuen Ordner anlegen, mit der nächsten Paginierzahl als Startzahl auf dem Ordnerrücken.

Das Finden von Dokumenten — Schlagworte und Tags

Die Kunst liegt ganz klar in den Schlagwörtern, die ich beim Einscannen vergebe. Da ich die OCR-Funktion, also die Bild-zu-Text-Funktion des Scanners aus Geschwindigkeitsgründen nicht aktiv habe, kann ich Dokumente nur über das Datum und die Begriffe finden, die ich vergebe.

Zusätzlich zum Datum im Format JJJJ-MM-TT kommen beliebig viele Suchwörter. Also die Art des Dokuments. Eine Rechnung, Quittung, Versicherungsschein. Der Absender, die Bank XY, Finanzamt, Versandhändler Z. Das Thema des Dokuments oder das Wichtige. Eine Rechnung für einen Schrank zum Beispiel. Eine Quittung für ein elektrisches Gerät. Ein Vorname unseres Familienmitglieds.

Einige Beispiele, wie ich Namen vergebe:

  • 2014–10–01 Ikea Quittung Schrank Pax
  • 2014–05–01 Finanzamt Augsburg Steuerbescheid
  • 2015–01–08 R+V Versicherung Unfall Julia Steuer
  • 2014–11–01 Stadt Augsburg Entwässerung Rechnung
  • 2014–10–19 MathWorks Gehalt

Sie bekommen es raus. Dasselbe mache ich mit Kontoauszügen, die ich bei manchen Konten noch nicht elektronisch bekommen kann. Mit allen Kassenzetteln, die relevant für die Garantie von Geräten sind.

Nichts außer dem letzten der fünf Beispiele archiviere ich auch in Papier.

Wie finde ich nun ein Dokument?

Früher musste ich in den Keller gehen, den Ordner finden, alles durchblättern und mich dann ärgern, dass der Vorgang falsch einsortiert wurde. Fünf Minuten weg wie nichts.

Benötige ich nun ein Dokument im Original, suche ich das entsprechende Schlagwort im Referenzordner am Computer, öffne die PDF-Datei und sehe die Nummer des Paginierstempels. Ich sehe am Ordnerrücken sofort, in welchem fortlaufenden Ordner ich nachsehen muss und finde das Dokument auf Anhieb, weil die Dokumente ja in absteigender Nummer im Ordner liegen. Dies benötigt ungefähr 30 Sekunden.

Steuerunterlagen rasant zusammengesucht

Warum hat das dritte Beispiel am Ende noch einen Begriff Steuer? Das ist mein Tag für Dokumente, die ich für die Steuererklärung brauche. Ich habe mit der Tagging-Funktion von Mac OS X experimentiert, aber festgestellt, dass ich mit dem Dateinamen schneller zum Ziel komme.

Um nun alles für meine Steuererklärung zusammen zu sammeln, suche ich in meinem Referenzordner einfach nach allen Dateien, die 2014 und Steuer im Namen haben. Damit braucht dieser Vorgang etwa 5 Sekunden.

Das Finanzamt bekommt Ausdrucke davon mit dem Vermerk, diese nach Bearbeitung einfach zu vernichten. Das spart dem Finanzbeamten die Arbeit, alles wieder einzutüten, dem Finanzamt das Rückporto und mir einen Haufen Arbeit.

Der Effekt: von knapp 30 auf 2 Ordner.

Bevor ich das System nutzte, stand ein ganzer Schrank im Keller voller Ordner, und ich wurde schon depressiv nur vom Vorbeilaufen.

Ich habe im abgelaufenen Jahr die meisten alten Ordner vollständig digitalisiert. Von diese Ordnern sind noch zwei übrig geblieben, von denen ich den zweiten jetzt gerade befülle.

Mein Schrank davor:

Mein Schrank danach:

Diese zwei Ordner sind alles, was ich in direkter Nähe brauche. So stehen die zwei Ordner direkt neben meinem Schreibtisch. Sobald der dritte kommt, geht der erste in den Keller. Da ja streng chronologisch abgelegt wird, werde ich diesen nur sehr selten benötigen.

Bislang habe ich 25 Ordner völlig leer gemacht und entsorgt, einige weitere stehen noch zum Einscannen an und werden danach entsorgt werden.

Ich kann meine Ablage problemlos jeden oder jeden zweiten Tag leeren, wenn ich an meinen Computer komme.

Als angenehmen Nebeneffekt verfüge ich nun von meinen kompletten Dokumenten ein elektronisches Backup, was deutlich besser ist als es einfach als Unikat im Keller stehen zu haben. Selbst wenn das Haus abfackelt, habe ich ein Backup, da eine Backup-Festplatte stets außer Haus lagert.

Akzeptanz

Nur sehr wenige Dokumente müssen in Papierform vorhanden sein, für den überwiegenden Teil reichen elektronische Kopien aus.

Bei Kassenzetteln von stationären Geschäften hatte mit den Ausdrucken noch nie Probleme. Diese sind eher besser als die Originale, da der Thermodruck binnen Wochen oder wenigen Monaten verblasst.

Im Zweifelsfall lieber mal ein Dokument zu viel im Original aufbewahren, siehe dazu auch die Quellen unten.

Was sagt meine bessere Hälfte dazu?

Die beste Ehefrau der Welt war von dem Konzept zunächst nicht wirklich angetan. Zwar bin in unserer Beziehung ich derjenige, der für die Akten zuständig ist, jedoch ist es freilich absolut notwendig, dass auch sie jedes Dokument jederzeit findet.

Deshalb habe ich Ihr eine kleine Anleitung geschrieben, in der genau steht, wo der Ordner auf dem Computer zu finden ist, wie man darin etwas findet und wie man von dort zum Dokument im Leitz-Ordner kommt. Dieses Dokument hat sie zum einen elektronisch bekommen, zum anderen klebt es auf der Rückseite der Klappe der Leitz-Ordner, und die stehen ja im Büro.

Wir haben das Verfahren zusammen trainiert und somit auch verifiziert. Es funktioniert auch in der Praxis.

Weiter

Vielleicht habe ich irgendwann so viele Dokumente, dass die Festplatte voll läuft auch wenn dies unwahrscheinlich scheint. Wir liegen derzeit bei ca. 100 MB pro Jahr. Da ich immer mehr Informationen gar nicht mehr per Brief bekomme, wird das jährliche Volumen eher abnehmen.

Einige alte Ordner sind noch nicht digitalisiert, dies ist etwas, das ich gern dann dazwischen schiebe, wenn der Computer hauptsächlich etwas anderes rechnet und ich selbst zu wenig Energie für eine vernünftige Aufgabe habe. Ich möchte den Schrank leer bekommen.

Update

Zu diesem Artikel gibt es nun Antworten auf die häufigsten Fragen (FAQ).

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihre Ablage? Und wie werden Sie auf digitale Ablage umstellen, falls nicht schon geschehen?

Lassen Sie die anderen Leser ebenso wie mich teilhaben an Ihren Gedanken und kommentieren Sie!

Quellen

[1] IHK Stuttgart: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

[2] § 14b Aufbewahrung von Rechnungen

[3] Wikipedia: Aufbewahrungspflicht

Photo: Joachim Schlosser, License Creative Commons Attribution Share-Alike


Originally published at Dr. Joachim Schlosser.