Como o método ágil transformou um grupo de pessoas em um time de marketing de alto desempenho.

Como já é conhecido, as rotinas dos times de marketing vão do caos até a entrega final do job. O problema está justamente no meio do caminho, onde lidamos com prazos irreais, muitas ideias, muitas demandas, pessoas e processos confusos. Com a vinda do marketing digital as entregas precisam ser mais ágeis e de mais qualidade.

Trabalhar numa empresa de tecnologia me deu a oportunidade de me aproximar de times que aplicam métodos ágeis em suas rotinas na busca por velocidade e criatividade na solução de problemas, tendo em mente sempre o foco do cliente. Essa aproximação me fez olhar para dentro do meu setor e ver inúmeras possibilidades de melhorias no nosso próprio processo.

Para que um setor funcione em completa harmonia é preciso que as pessoas trabalhem com um objetivo único e em total sinergia, e esse foi o pulo do gato. Foi onde comecei a enxergar as primeiras falhas do nosso time, as pessoas não estavam engajadas com as entregas e não havia um processo claro da área. Foi então que em conjunto com o Coaracy Silva, Agile Coach profissional com larga experiência no assunto, que começamos a mapear os principais pontos de melhoria do time. O desafio inicial era trabalhar a mudança de cultura, antes de qualquer coisa. Sem o engajamento fica muito difícil melhorar o processo. Para isso acontecer trabalhamos em duas etapas importantes para o autoconhecimento do time:

Entenda o que seu time faz

É muito importante ter conhecimento de todas as atividades que passam pela área, dessa forma foi possível entender quais as principais dores que o time enfrenta no seu dia-a-dia. Quais são os gargalos? Onde estão as maiores dificuldades? Quais são as principais áreas clientes? Esse foi o primeiro passo para entender o cenário atual do time.

Você sabe o que cada um do seu time faz?

Entender o que seu time faz, também exige saber o que cada integrante dele faz. Trabalhar com um time multidisciplinar é fundamental para o sucesso das entregas da área, porém você sabe o que seu colega faz? Em meio a rotina corrida nós nos concentramos apenas nas atividades da nossa caixinha, por não compreender a rotina do outro ignoramos que o colega pode ajudar ou precisar de ajuda.

Além de valorizar cada integrante foi possível levantar as dependências das entregas de cada um, esse conhecimento potencializa a resolução de problemas do dia-a-dia.

Gestão a vista, o desafio de tornar público tudo que é entregue

Com as pessoas engajadas ajustar o processo se tornou um caminho mais tranquilo, onde todos aprenderam em conjunto o que fazia sentido para a área. A principal dor levantada no processo foi a falta de visibilidade das atividades e a falta de priorização das demandas, tudo é importante. A partir disso escolhemos aplicar o Kanban, o termo significa “tabuleiro” e o método utiliza cartões, post-its, ou cards, em um quadro para indicar e acompanhar, de maneira visual, o andamento dos fluxos de produção nas empresas. É um método flexível e fácil de aplicar numa área em constante movimento. O quadro dá a visibilidade de tudo que entra e sai da pauta e o time todo pode acompanhar o andamento de cada atividade. Além disso, o método Kanban agrega uma visão de propósito aliado as necessidades do cliente e em um mundo tão volátil essas necessidades mudam e a maneira de resolve-los também.

Planejamento e autonomia

Um time ágil não pode depender do líder para garantir a entrega, por isso dar autonomia foi fundamental para o sucesso. O autoconhecimento adquirido que comentei acima, nos deu a possibilidade de fazer com que as pessoas planejassem as atividades do mês de acordo com as prioridades que eram passadas. Dessa forma, além de garantir a capacidade correta de entrega o senso se responsabilidade aumentou. Cada demanda passou a ter um dono e essa pessoa é responsável pelo sucesso, descentralizando o processo, dando autonomia e o melhor, maturidade na resolução dos problemas.

Essa planejamento acontece a cada quinze dias e chamamos esse ritual de planning. A equipe planeja as entregas da primeira quinzena, fechando os quinze dias nos encontramos novamente para fazer a manutenção da pauta, avaliamos tudo o que foi entregue até então e se é possível puxar outras atividades que estão no backlog. No fechamento dos trinta dias calculamos a taxa de entrega verificando o planejado X realizado.

Acertamos de primeira? Claro que não, é tendência desse perfil de time sempre se comprometer além da sua capacidade de entregar, mas depois de 6 meses ajustando nossa régua atingimos 94% de entrega.

Mudar, adaptar e repetir

A metodologia funciona sim e ela também é adaptável. O segredo dessa aplicação é entender o que de fato se aplica a rotina do time. Seguimos ajustando o tempo todo sempre na busca por resultados cada vez melhores, mas a adaptação é fundamental e o processo não pode ser engessado. O que está bom, sempre pode ser melhor.