UX Case Study: Rehapp — Escapa de la adicción al trabajo.

El primer proyecto en solitario en Ironhack es todo un reto: hacer un proyecto de UX/UI en apenas 8 días. Sólo hay una condición: el objetivo es diseñar un producto digital que ayude a mejorar la vida y el bienestar de las personas.

Después de dar algunas vueltas, casi por casualidad, cayó en mis manos un artículo que hablaba de la adicción al trabajo, de la cantidad de horas que empleamos trabajando y cómo nos afecta a la salud.

Y de ahí nació Rehapp, una app para ayudar a adictos al trabajo y víctimas del caos laboral a transformarse en gente con tiempo para todo.

No sé si os ha pasado alguna vez que, al acabar la jornada, os habéis sentido como si no hubierais hecho nada pese a no haber parado de apagar fuegos durante todo el día.

¿Qué hacemos cuando nos pasa esto? Trabajar horas extras.

Esta actitud, por común que resulte, no deja de ser algo contraproducente laboral y personalmente. Cuando trabajamos más horas de lo normal por costumbre, nos volvemos cada vez menos productivos, además de poder caer en la adicción al trabajo o padecer estrés.

Entendemos por estrés al estado de cansancio mental provocado por la exigencia de un rendimiento muy superior al normal y que suele provocar diversos trastornos físicos y mentales (“la epidemia del siglo XXI”, Forbes).

Llevamos muchos años aprendiendo sobre el estrés, pero ¿qué es el “workaholism” o adicción al trabajo?

Un workaholic es una persona que antepone su vida laboral sobre cualquier otro aspecto de su vida. Trabaja mucho más que la media movido por la necesidad constante de éxito, rendimiento o aplauso. Estas personas son más propensas a sufrir trastornos mentales como TDAH, TOC, depresión y ansiedad, sin olvidar problemas personales, conyugales o familiares.

Esto me lleva a hacerme algunas preguntas: ¿es un problema de gestión del tiempo?¿de la jornada laboral?¿Es igual para trabajadores por cuenta ajena que para autónomos?¿podríamos diseñar un producto digital que ayudara a evitarlo?

Investigación

Después de leer artículos, tests y trucos para escapar de esta adicción decidí hacer algunas investigaciones por mi cuenta. Así que después de analizar qué necesitaba saber (lean survey canvas), lancé un cuestionario e hice entrevistas para entender un poco mejor el problema tanto para autónomos como para trabajadores por cuenta ajena.

Lean Survey Canvas

Descubrimientos

A medida que iba profundizando en la investigación, me fui dando cuenta de que el tipo de usuario que podría beneficiarse más de un producto de estas características sería un autónomo autoempleado o un freelance.

En las entrevistas y conversaciones que surgieron, detecté que muchos de ellos no usaban ninguna forma de organización, desconocían si eran rentables, no sabían cuántas horas tardaban en hacer un trabajo, etc. Pero lo que sí sabían era que habían trabajado más de 20 horas seguidas, que no tenían vacaciones desde hacía un año, que su semana laboral superaba las 40 horas y abarcaba de lunes a domingo o que algunos empezaban a sufrir el síndrome de “Burn out”, entre otras.

Algunos datos obtenidos de trabajadores freelance encuestados y entrevistados

El problema

Casi todos los autónomos y algunos trabajadores por cuenta ajena (cargos de gran responsabilidad) coincidían en los mismos problemas familiares, físicos e incluso mentales (depresión, ansiedad…) ocasionados por el ritmo de trabajo. Pero los freelance hablaban del problema que supone no ser rentable. Sin métodos ni mediciones reales no saben el coste real en horas o dinero y presupuestan “a ojo”, fallando en la mayoría de las ocasiones y por lo tanto ocupando su tiempo libre y de descanso con trabajos mal planificados o “urgentes”.

¿Por qué pasa esto?

  1. No planifican la jornada.
  2. No miden tiempos reales de realización de proyectos.
  3. No usan su tiempo laboral de manera consciente (no hay casi nada que se haga realmente en 5 minutos o una horilla de nada).
  4. No saben si son rentables, van al día y venden su tiempo, sin beneficio.

La solución

Una app que ayuda a priorizar tareas, medirlas, permite al usuario conocerse como profesional y mejorar su productividad mediante el uso. Al usar Rehapp puedes asignar tiempo a tareas y así limitar las que caben en tu jornada laboral, permitiéndote así distribuir tu tiempo entre trabajo, tiempo libre y descanso.

Análisis de la competencia

En el mercado ya hay soluciones para gestionar proyectos, unas más complejas que otras. Aunque la idea es hacer foco en un nicho concreto y con el tiempo ir ampliando funcionalidades, he analizado las siguientes:

  1. Directas: Todoist, Evernote, FocusGTD y Omnifocus
  2. Indirectas: Toggl, Asana y Monday
  3. Potenciales y referenciales: Cabify o Spotify

Análisis de problemas y posibles soluciones (Lean UX Canvas)

Lean UX Canvas

User Persona + Escenarios

– Escenario 1: Juana quiere planificar sus tareas diarias para ser más productiva y no tener que trabajar hasta la madrugada.

– Escenario 2: Además de planificar, necesita un sistema que priorice las tareas más importantes de manera automática.

– Escenario 3: Tambien necesita que el sistema le avise si se ha pasado del tiempo destinado a una tarea o tiene algo programado para hacer.

Empatizar y conocer al usuario

Es importante tener una visión más profunda de las personas que van a usar el producto. Al igual que un User Persona, con un mapa de empatía podemos representar a un grupo de usuarios, como una especie de segmento del público. En el siguiente canvas nos hacemos una idea (usando insights de las entrevistas y conversaciones) de lo que rodea a nuestro user persona.

Empathy Map

Selección de funcionalidades y MVP

Mapa mental de una buena y una mala planificación

Para pensar en todos las soluciones posibles junté a varios compañeros para hacer un brainstorming de funcionalidades y cosas interesantes que debería llevar el producto. Al terminar me di cuenta que tenía demasiadas funcionalidades para ser un mínimo producto viable, así que tuve que priorizar:

Moscow Canvas

Una vez listados y clasificados, la versión MVP del producto debería ofrecer las siguientes funcionalidades:

  • Uso de una persona sólo, desestimamos los equipos (de momento)
  • Priorización automática de tareas personalizable.
  • Time blocking: Tareas asignadas a una hora concreta inaplazable.
  • Time tracking: Posibilidad de medir el tiempo de una tarea de inicio a final.
  • Presupuestos (horas) por proyecto/tarea: tiempo asignado antes y resultado final real.
  • Estadísticas de progreso, datos de costes y beneficios por proyecto

Prototipo en baja fidelidad y primeros tests

Low fidelity prototype

¿Cómo funciona?

Pantallas del prototipo en media fidelidad
Pantalla de inicio o home

Al ingresar en la app (una vez registrado y configurado el perfil) accedemos a la pantalla de inicio o home. En ella vemos un saludo personalizado, una vista previa de las actividades diarias representadas con un gráfico flexible que se adapta a las tareas de cada día, unas cards clicables que nos llevan al listado de dichas tareas en el día, un botón para empezar a trabajar y una barra de herramientas presente en todas las pantallas.

Usando esta tab bar podemos ir directamente al planning, consultar el calendario, añadir una nueva tarea (trabajo, reuniones, recordatorios o llamadas), ver nuestras estadísticas y progresos o ver nuestro perfil de usuario.

En el siguiente video se puede ver un flujo de uso en media fidelidad:

Puedes usarlo en este enlace: https://invis.io/KPRN4J87CBU

Estadísticas y progresos del usuario

El producto ofrece estadísticas de uso para ver los progresos logrados y saber en qué debemos mejorar. Además introduciendo el precio hora en el perfil de usuario, en el resumen podemos saber el coste diario del trabajo realizado. Si no sabemos nuestro precio hora, nos manda a un enlace externo para calcularlo.

Ejemplo de estadísticas y resultados mostrado en cards

Monetización

La aplicación se ofrecería gratuitamente en una version trial durante un tiempo limitado (ampliable mediante gamificación y consecución de logros) y posteriormente por suscripción mensual, trimestral o anual (gasto deducible).

Next steps

  • Blog con tutoriales y trucos en versión escritorio
  • Herramienta propia de cálculo de hora normal y hora extra
  • Versión para equipos
  • Más herramientas complementarias para freelances (reportes por cliente, proyecto o tarea…)

Resumen y aprendizaje

Este tipo de proyectos te obliga a ser resolutivo y encontrar caminos cuando parece que no los hay. A medida que vas dando pasos te das cuenta, por ejemplo, de lo difícil que es hacer la pregunta correcta cuando se trata de una encuesta, pero te enseña a rectificar en las entrevistas, reconduciendo la conversación cuando es necesario.

Tambien sirve para asimilar la importancia de un MVP. Es muy fácil que acabe siendo todo lo opuesto. Es por esto precisamente que en este post sólo enseño la parte de UX. Este proyecto precisa de más tiempo del que puedo dedicar ahora mismo para mostrar la parte del diseño de interfaz, pero prometo subirla próximamente.


Bibliografía y artículos relacionados