Get Things Done: El Potencial de la autogestión

Una cosa es cierta: nuestros niveles de productividad dependen directamente de nuestra capacidad de auto-gestión. Pero, ¿que implica ser un buen auto-gestor? Muy pocos de nosotros conocemos de que se trata el asunto. Después de todo, improvisando no nos va tan mal, ¿o si? ¿Porque preocuparse entonces por eso?

Por cada persona en el mundo existe una definición distinta de lo que la palabra auto-gestión, y similares, significa. Sin embargo, el problema no es la diversidad, al contrario, la diversidad de ideas siempre ha sido y será algo bueno, el problema en realidad es la falta de precisión y del alcance que suele asignarsele al concepto. Quiero decir: existe muy poca gente entendiendo el poder que puede sacarse de una auto-gestión decente de nuestro tiempo y de las actividades que realizamos a diario.

Hablemos de mi caso en particular (no porque sea el mejor ejemplo sino porque conozco cada detalle de la historia mejor que nadie).

Recuerdo bien como empezó todo. Era yo, en la universidad, por allá en quinto semestre de la carrera de ingeniería. Repitiendo por tercera vez Física I (Si, lo sé, ¡desgracia infinita!). Uno de mis hobbies favoritos consistía en maldecir secretamente a mis profesores, en especial después de una socialización de notas parciales, o mientras hablaban de algo que no había logrado entender en clases. Era mi última oportunidad para pasar la dichosa materia. Si no lograba aprobar, mis días como estudiante de la única universidad publica de mi ciudad acabarían (El reglamento estudiantil tenia un lugar reservado para establecer las causales de perdida de la calidad de estudiante, entre esas causales se encontraba: “Reprobar por tercera vez una misma materia”). Siendo así, tenia que idear un plan para aprobarla a como diera lugar, al igual que las otras 4 materias que la acompañaban ese semestre.

Era un panorama “tenebroso” al que no me había enfrentado antes: aprobar o ser expulsado de la carrera y verme obligado a pasar mi vida como taxista, u operador de call center (también era cierto que podría haber vuelto a intentarlo todo de nuevo desde el inicio, que era lo que implicaba ser expulsado en mi universidad, pero déjenme darle un poco más de drama al asunto). Era un All In que requería trabajo ganar.

¿Que paso al final? Pues si, aprobé. Pude vivir para contarlo. ¿Como lo hice: trabajando (¡tan innovador yo!). Trabaje demasiado para aprobar todo. Estudiaba cada día, prestaba atención a cada minuto de mis clases, preguntaba cada duda que me saltaba a la cabeza a mis profesores, etcétera, etcétera, etcétera. Fue un semestre duro y agotador, que me sirvió para darme cuenta de cómo NO hacer las cosas, de qué estaba haciendo mal y qué podía hacer mejor.

Aquel fue un punto de inflexión. Alguna especie de chispa en mi cabeza se encendió y lo supe: “A esta vida mía le hacen falta unas mil toneladas de eficiencia”. Y es que había notado tantas cosas ese semestre que había logrado sacar un par de conclusiones medianamente acertadas, conclusiones que llevé como arma de batalla a los siguientes semestres de mi carrera.

En los semestres siguientes logré que mi tiempo alcanzara para cumplir con los deberes que exigía mi carrera y para varias cosas más, y era YO quien decidía cuales eran esas cosas. La universidad había pasado de ser mi única preocupación, era capaz de aprobarlo todo, con un poco menos esfuerzo. Gracias a eso pude empezar a aprender muchas más cosas. Sin embargo, sentía que las cosas no estaban del todo bien.

Muy pocas personas tienen la memoria suficiente para recordar todos y cada uno de sus deberes, compromisos o cosas por hacer, y estoy seguro que yo no soy uno de ellos. Por lo tanto, olvidaba muchas de las cosas que me comprometía a hacer. Además, supe que no contar con un orden explicito en la manera como distribuía mi tiempo hacía que al final terminara por gastar mucho más esfuerzo de lo en que realidad necesitaba.

Desde entonces, como respuesta a lo anterior, empece a llevar cierto orden, a listar tareas por hacer, a crear alertas y recordatorios y anotaciones, y a identificar objetivos. Esbocé una ruta de aprendizaje: investigué un poco y obtuve como resultado una lista de cosas para aprender, diseño de software, arquitectura, algoritmia, inteligencia artificial, metodologías de desarrollo, etcétera, etcétera.

De repente me encontraba con una carpeta llena de eBooks de Martin Fowler, Erick Evans, Bob Martin, Carlos Buenosvinos, Vaughn Vernon, O’Reilly, Oracle Press, junto a más de 120 links en una carpeta de marcadores a la que llamé “lista de lectura”.

Empece a aprender, a leer a diario, a seguir leyendo y a leer después de terminar de leer.

Pero que no se confunda nadie, aunque había aumentado exponencialmente mi eficiencia, aun tenia todo un caos bien armado. Cada que investigaba sobre un tema resultaba con 5 más sobre los que leer. Había leído tanto pero tan poco: a pesar de saber sobre muchas cosas, no sabia lo suficiente de ninguna de ellas. Mi cabeza se comportaba como niño en dulcería. Estaba atascado y no tenia ni idea de por donde empezar a ordenar todo.


¿Sabían que una bombilla de luz tradicional convierte cerca del 85% de la energía que consume en calor? Sólo el 15% de la energía que consume se convierte en lo que se supone es su principal objetivo: la luz. Pues, mi vida era el equivalente a una de esas bombillas. Si, obtenía resultados de mi trabajo, pero de veras que no eran para nada asombrosos.

Sin embargo no tardé mucho en recibir un consejo que iba a aclarar mi cabeza. Alguien me hizo escuchar una charla de David Allen, titulada Get Things Done, donde hablaba sobre como ser más productivo con menos esfuerzo. Recuerdo que al principio no pareció convencerme, pero a medida que hablaba el tipo le encontraba más y más sentido a sus palabras.

“If you are not totally relaxed you loose speed”

Allen relaciona los niveles de productividad de una persona con su capacidad para concentrarte, y a su vez relaciona la concentración con la habilidad para eliminar distracciones. Según él, sólo puede alcanzarse un nivel optimo de concentración al enfocarse en una sola cosa a la vez, tener varias cosas en la cabeza resta agilidad a lo que sea que estemos haciendo. ¿Pero como podemos pensar en una sola cosa a la vez, si todo el tiempo estamos pensando en las cosas que aun no hemos hecho? ¿Cuantas veces mientras estamos en medio de una clase de Física nos hemos dedicado a pensar en el porcentaje de batería de nuestro teléfono, en el regalo de cumpleaños de Mariana, o en las ventajas de ser vegetariano?

“Your mind is for having ideas, not holding them”

Si manejamos a nuestro cerebro como el espacio donde guardar el cronograma de nuestros compromisos muy difícil será encontrar un espacio en blanco. Para ello David llega con algo que me parece tener todo el sentido del mundo: sugiere que exterioricemos nuestro sistemas de administración de tareas, convirtiendo todas aquellas cosas que requieren nuestra atención en listas de cosas por hacer, notas de voz o lo que sea que consideremos un lugar seguro y confiable para ellas. Sugiere que creemos un sistema en el que confiemos. Sólo cuando nuestro cerebro pueda confiar en un sistema fuera de él que le haga recordar las cosas que deben hacerse en el momento en que deben hacerse podremos dejar de tener ideas ociosas (o al menos estar algo bastante cerca de eso).

Pero no basta sólo con eso. Además hay que filtrar las cosas que no tengan un valor real, muchas de las cosas que creemos que requieren nuestra atención suelen ser basura, en esos casos lo más aconsejable es deshacernos de ellas o archivarlas como referencia en algún otro lugar. Y para las cosas a las que le encontremos valor toca decidir cual es el siguiente paso a realizar con respecto a ellas, y hacerlo si aquello toma menos de dos minutos en terminar.

También habla sobre la organización de nuestra lista de cosas por hacer. Ordenarlas por categoría y prioridad: llamadas por hacer, emails por enviar, lecturas por leer, cosas por comprar, etc.

Y como último consejo, David, sugiere que practiquemos regularmente el auto-análisis, auto respondernos semanalmente preguntas como ¿son estas las cosas que realmente debo hacer?, ¿debo empezar a hacer algo adicional? o ¿como puedo mejorar mi eficiencia?, para lograr un mejoramiento continuo.

Muchas de estas cosas habían estado rondando mi cabeza, pero nunca junto a una metodología clara que lograra sacar mi máximo potencial. Allen logró agregar algo que de verdad me hacia falta: control y perspectiva.


Para no alargarme demasiado, agregaré unas ultimas palabras a modo de conclusión.

Muchas de las cosas que podemos hacer para mejorar nuestra eficiencia pueden parecer simples e insignificantes pero suelen ser difíciles de manejar, y además, suelen tener potenciales ocultos, potenciales que sólo seremos capaces de entender después de ponerlas en practica.

Hoy en realidad planeaba ahondar un poco más sobre la metodología de David Allen, Get Things Done. Me he encontrado escribiendo algo bastante largo pero que, aunque no ha logrado capturar todo lo que tenia por contar, queda como invitación a que lean un poco más sobre ella y empiecen a sacarle todo el provecho a cada minuto de su tiempo.

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