從核銷角度來編列預算
申請政府補助系列（四）
斷斷續續寫了幾篇申請SBIR補助的文章，沒想到還真的有不少人看（感人），其中我收到最多的問題是關於「預算編列」，回頭看了自己寫的文章經費編列必殺技，突然靈光一閃，如果換個角度「以結果出發」來說明，或許能讓大家更了解預算編列的竅門？
簡單來說，編列預算的最好「結果」，就是 (1)經費沒被砍或砍很少 (2) 最後經費核銷順利沒被扣款。要達到以上兩大目標，第一就是理解每項經費是否符合該會計科目編列原則，請先可以詳閱官方文件，然後再上樓右轉看看我前一篇文章所寫的小眉角。（建議大家要瀏覽一遍官方文件，不然應該也看不懂這些實務交戰）
第二，就是了解最後經費是如何核銷的。理論上，知道怎麼核銷，就知道怎麼編比較不會被扣款。
核銷正式規範 都在管考說明會
當你的計劃通過後，SBIR辦公室會邀請所有通過廠商一起參加「管考說明會」（建議要參加喔），屆時每家廠商都會拿到一本「計畫簽約暨管理作業手冊」，裡面針對所有核銷作業規範其實相當清楚。雖然來看文章的各位，現在應該都還在寫計畫書階段，即便沒拿到這本手冊，真的想了解的人，也可以到SBIR的網站上，都有提供齊全的電子檔案。
不過，也正因為SBIR把太多資訊放上網，基本上在撰寫計畫書階段，去看這些資料應該都是大雜訊，所以我把與「編預算」相關的核銷資訊，整理在下面。
經費花不完補助會被要求繳回、扣款
補助經費雖然越多越好，但經費編列編太高錢花不完（或是花太慢），是會被扣款甚至被追回補助的，這部份在通過審查後的管考說明會都有明確規則。其中一個規則是關於動支率：審查通過後，第一次補助款會撥總補助款的70%經費，剩下的30%是最後尾款。而在期中報告、計畫進行到一半時，這70%的經費，需要至少花掉75%，否則會要繳交相關報告甚至進行期中審查。
舉例說明，如果申請通過的總經費為500萬，獲得的補助款為200萬（補助40%），第一筆補助經費匯入戶頭將為200x70%=140萬，到期中審查前，應該要花掉至少140x75%=105萬，這裡不是說你只要從專戶提領出105萬就收工喔，而是需要提供相對應的核銷發票、收據，要至少有105/40%=262.5萬。（自籌款的部分當然也要算上去）
期中動支率達75%這個規則，所幸不需要分項計算，是以總額計算，所以理論上應該算好處理，如果真的沒有達到，就代表執行預算不力，可能被調減補助款項，所以在抓預算的時候，還是要合理，建議拿公司過去幾個月的支出來參考編列。
而在最後期末時，每一項（會計科目）的核銷發票若有單項不足額，辦公室就會從30%尾款之中扣除補助款，不可以拿其他超額的科目發票來補。
會計科目內的經費可以挪移
在經費編列必殺技這篇文章中，我建議大家把「消耗性器材及原材料費」編好編滿，且要將項目寫的稍微模糊且多項，主要是因為會計大科目內的項目經費，是可以很簡單的挪移，僅僅需要在期中、期末報告中，補上一張「用量變更表」簡單文字說明即可，這張表不會需要委員審查，基本上有附有過。所以，建議項目寫越多越好，每項經費上就別太糾結，編一個數量級、比例合理的金額就好。
在編列預算的時候，大家最大共通的問題是「我抓不準我會花多少錢在什麼地方」，這部分就跟人生一樣，是計畫和現實的差距（囧），因此在編列時，項目不需要寫太細，但要夠廣泛，而承辦人會跟你說沒寫上去的不能核銷，所以我自己的經驗來看，就要寫成「有明確細項的大類」。
舉例說明：「計畫使用之計畫書、報告、技術文件、文具、印製、郵資等費用」、「消耗性電子產品: sd card、電源變壓器等」、「線材類：網路、485、電源、轉接頭、接頭、端子等」，以上都是大分類，但也有舉例細項。
當計劃通過後，期中期末核銷時，收據與發票只要開立者和內容是該範疇內，說得過去、有點道理都可以，不需要完全一字一句符合。（謎之音：該委外的會計師事務所都是人工審查每一張收據，他們光是接SBIR的案件量就極大，每個案子的時程又壓很死，而消耗性器材經費的收據都是金額小、張數多，如果是你來執行核銷的負責人，抓大放小…真的是人之常情，所以這項請編好編滿XD）
編預算需要點創意與想像力
我以上所舉的例子很普通，大家一定都用得到，只可惜金額不多，所以編列時還是需要依據自己的計畫書，發揮一些些創意和想像力 XD，一定有可以編進來的費用。我最近收到最多訊息，都是關於「還能編什麼」，這部分可能就還是私訊處理，稍微讓我了解一下計劃內容，才可能幫忙想，不太能夠直接寫出來。而我自己當時有一筆蠻大的金額「不小心」編在這個科目裡，沒想到這是個美麗的意外，在核銷過程中覺得真是感謝自己當時犯蠢。
跨科目經費不好動 需提“重大變更”
如果一開始編列了設備費用，在計畫執行到一半，發現來不及買、或是不需要買了，想要把這筆費用挪移到其他科目，基本上不是不可以，但是需要向辦公室提出「重大變更」，重大變更就不是寫寫用量變更表這麼簡單了，不但要在一定期限內提出，還需要經過委員和辦公室同意，基本上是個蠻繁雜的過程，沒有足夠 solid的理由，聽起來是不會被同意的。而我的案子是有做重大變更，但只是因為當時會計師審核費用時他們的失誤XD，所以才讓我們做重大變更將費用挪移到其他科目，我自己感覺上這條路難度蠻高的，所以在大項編列上一定要小心，基本是大項編下去，就是頭洗下去了。
三節獎金可編進人事費 請假扣薪也扣補助
如果計畫期間有遇到三節獎金、績效獎金，是可以編列進人事費用的，如果該人員並非完整走完計畫期程，則獎金部份還是可以照比例上編列。最後薪資核銷的方式是提供公司的帳戶明細，只要計畫期間內，公司轉帳給該名員工的總金額，超過當時編列的金額，基本上就可以全部核銷。
不過，人事費最後的核銷其實很複雜，還需要提供薪資表、出勤表，如果員工請假扣薪，最後補助款也會扣下。我是認為，這部分就不管了，不需要在編列預算時算這麼細，扣就扣吧，理論上應該也不會扣太多，如果很在意的話則是在預算編列上稍微抓鬆一點點。
接下來，我想跟大家分享簡報日的小技巧，但也不確定是不是有用的資訊，所以看看大家對什麼內容有興趣，再請留言跟我說囉，希望這一系列對大家申請補助有幫助囉。