6 dicas que vão colocar seu escritório contábil em outro patamar

Como melhorar os processos na área de contabilidade? Essa é uma questão muito importante e que deve estar sempre em pauta em qualquer empresa. Essa importância abrange desde o escritório contábil até os clientes, onde esses vão ter um serviço de maior qualidade, aumentando assim a credibilidade e confiança no contador que presta esse tipo de serviço.

Pensando nisso, separamos algumas dicas que como objetivo principal ajudar no desenvolvimento dos processos do seu escritório contábil:

1. Foque no planejamento

Qualquer mudança deve sempre começar com uma boa análise do que se pretende mudar, o porque da mudança e após isso definir melhores alternativas para atender a essa demanda levantada.

Então , o planejamento antes de qualquer ação é algo primordial. A maioria dos escritórios contábeis faz essa análise nos processos de seus clientes, só que esquece de usar a mesma técnica para resolver problemas internos.

Levando isso em consideração, é importante também olhar para o “próprio umbigo”, ou seja, começar a realizar esse tipo de planejamento dentro do próprio escritório. A ideia é simples, definir de forma clara os objetivos que se pretende alcançar e tendo isso em mãos listar as mudanças e passos para atingir tais metas.

Pesquisar o mercado pode ser uma boa dica, assim fica mais claro identificar as possibilidades e também as ações que estão dando certo na concorrência. Com uma boa análise é possível fazer um planejamento mais assertivo e focar nas melhores decisões ao longo do ano.

2. Treine sua equipe

Aperfeiçoamento contínuo é uma das chaves para o sucesso, manter sua equipe sempre atualizada é um grande diferencial. Aproveite períodos de menor movimentação, onde as demandas estão mais calmas, como no início do ano e realize treinamentos de capacitação.

Tenha como base de seus treinamentos as deficiências que sua equipe tem na forma de trabalhar, revise as estratégias usadas e defina novas de acordo com a necessidades levantadas no último período.

Caso os problemas envolvam questões tributárias, trabalhistas, entre outras, foque os treinamentos e não hesite em marcar um treinamento a qualquer momento para garantir a correção dos processos antes que procedimentos errados acabem com trazem problemas maiores.

3. Invista em capital intelectual

Profissionais mais capacitados geralmente tem um custo maior para a empresa, se tratando da questão salarial. Sendo assim, muitas optam por não investir nesse tipo de profissional, trazendo para sua equipe profissionais inexperientes para cargos cruciais da sua empresa.

Isso é um grande erro, pois delegar funções importantes para profissionais pouco capacitados para tais vai fazer com que os resultados sejam pouco expressivos, por conta da falta de conhecimento do profissional e no fim das contas os custos vão ser maiores. E isso acontece também em escritórios de contabilidade.

Para que seja possível prestar serviços diferenciados, é importante contar com profissionais capacitados, que ao menos tenham um pouco de experiência no mercado. Esse tipo de profissional traz uma bagagem de conhecimento que pode ser muito útil no aperfeiçoamento de tarefas diárias, trazendo qualidade e resultados mais relevantes.

Além de contratar profissionais capacitados, sempre que possível invista no capital intelectual da sua empresa, procure desenvolver programas de formação e aprimoramento dos profissionais que trabalham com você e assim molda-los de acordo com as necessidades do seu negócio. Cursos especializados, por exemplo, podem ajudar a transformar colaboradores promissores em verdadeiros especialistas em sua área.

4. Fique atento à tecnologia

Para ter um ganho em produtividade é necessário estar sempre atento as tendências tecnológicas do mercado. O que não falta são soluções voltadas para serviços contábeis, por ser uma área crucial em qualquer empresa os investimentos em novas tecnologias estão em alta. Então, fique atento, pois certamente sua concorrência certamente estará. Não perca clientes por negligenciar e ser avesso a mudanças, fique por dentro das tendências do mercado.

Softwares que otimizam os processo de controle de documentos fiscais são atualmente primordiais e necessários para qualquer escritório contábil que queira se firmar no mercado. Agilizam o processo e garantem a integridade dos dados.

Um exemplo desse tipo de software é o Armazenamento NFE, com ele sua empresa controla totalmente online todas as notas fiscais emitidas contra seu CNPJ e contra os CNPJ de seus clientes, assim o controle é feito de forma mais efetiva, reduzindo a chance de erros e minimizando muito o uso de controles paralelos. Somente com o uso de um único software é possível ter o controle total de todos os seus documentos fiscais.

No caso de um escritório de contabilidade contar com um site onde se tenha um espaço reservado para tirar dúvidas, por exemplo, uma sessão de dúvidas frequentes ou um blog onde são postadas informações relevantes ao mercado, também é algo bem relevante, pois assim seus potenciais clientes podem sanar dúvidas diretamente pelo site, sem precisar fazer ligações e ter que ocupar o tempo de seus colaboradores explicando processos.

5. Encontre seu segmento específico

Escritórios de contabilidade podem se especializar em diversos segmentos do mercado, definir qual o porte das empresa e as áreas de atuação que ela quer atuar. De nada adianta querer abraçar tudo que aparece, é claro que isso é difícil no começo, mas com o tempo seu escritório vai ter que buscar um nicho específico por meio da segmentação. Isso vai fazer com que ele se torne especialista em uma área e o crescimento é certamente mais agudo.

Se coloque no lugar do seu contratante: Você prefere contratar uma empresa que oferece serviços genéricos ou uma e que atua especificamente na área que você tem maiores problemas?

Se tornar um especialista em uma área aumenta a confiança das pessoas e isso permite ótimos resultados, indiferente do momento do mercado os especialistas continuam sendo solicitados, enquanto a demanda dos generalistas varia de acordo com as oscilações, além disso o valor cobrado pelo mesmo serviço (especializado) por uma empresa especialista é muito maior do que a cobrada por uma empresa que atua em vários segmentos.

6. Conte com um diferencial

Para se especializar em uma determinada área e tornar-se referência é importante contar com um diferencial. Então, para atingir esse diferencial é necessário ter uma planejamento adequado e conhecer sua empresa.

Conheça as características do mercado, dos seus clientes e quais os pontos fortes e fracos do seu escritório. Com isso em mãos defina uma estratégia para realinhar a atuação da equipe e apresentar algo que somente sua empresa tem, o chamado diferencial.

O objetivo é mostrar que seu escritórios é o mais qualificado para atender as demandas do seu cliente e conta com soluções seguras e de alto desempenho, que a concorrência não consegue oferecer.

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