Где писать отчет по результатам исследований? Немного про выбор

Мне захотелось, чтобы моя первая статья была не про то, КАК нужно исследовать или выбирать нужный метод исследования, так как на эту тему уже есть огромное количество публикаций.

Я решила начать с конца: какой способ (инструмент/программу) использовать для того, чтобы поделиться результатами проведенного исследования.

Сразу оговорюсь, что в статье я не буду призывать использовать какой-то универсальный способ, а лишь опишу свой обобщенный опыт, который может стать полезным при выборе инструмента или программы.

Работаете ли вы в агентстве, проводите ли сами для себя исследование, связанное, например, с учебой (дополнительным образованием) или выполнением тестового задания, всегда сперва хорошо бы представить, что вы хотите получить в конце.
Что вы будете делать с результатами исследования: действительно ли нужен вам отчет и для чего? Будете ли вы его презентовать коллегам? Может вы хотите клеить красивый CJM на стенку и вдохновляться или наоборот использовать его для работы.От этого и будет зависеть, сколько времени вам нужно выделить на составление отчета и какие инструменты/программы использовать.

От чего может зависеть выбор программы/инструмента для отчетности:

• От запроса команды с которым она пришла. Какая у нее потребность? Нужно сравнить с конкурентами, подумать, как сегментировать ЦА, или что-то другое?
• От отношения к исследованиям (исследованиям не доверяют, вам надо будет убедить команду).
• От особенностей продукта. Вы тестируете прототип или готовый продукт?

Возможно, вы работаете не с одной командой и, после того как вы закончите работу, вам нужно будет передать проект вашему коллеге.
Если команда будет использовать этот отчет для того, чтобы обосновать необходимость работы над фичей, то ваше исследование может помочь им убедить или, наоборот, прольет свет на действительные потребности пользователей.
Поэтому я призываю до начала исследования понять, с чем вы имеете дело. Даже если вы привыкли делать отчеты в MIRO или в виде презентации, у вас готов любимый шаблон и вам не терпится сделать 100 страниц в pptx, задумайтесь, с какой задачей к вам пришли, как ее можно сделать лучше и какой способ позволит команде эффективно использовать данные исследования. Возможно, вы сможете попробовать что-то другое.

Далее я пройдусь по основным инструментам/программам, с которыми сталкивалась, и прокомментирую их. Я не буду разбирать ситуации, в которых все исследования заносятся в Confluence или в какую-то другую стандартизированную базу данных.

Отчет в PowerPoint
Что хорошо:

• Это привычный формат изучения материалов.
• Вам и тем, кто получит результаты, не нужно дополнительно учиться/скачивать какой-то софт, порог вхождения ниже, а значит, вероятность, что ваш отчет прочитают, выше.
• Есть возможность передать информацию наглядно, добавить какие-то изображения и скрины интерфейса. Например, указать, какие есть проблемы, или использовать эмодзи для оформления.
• Формат презентации помогает передать информацию структурированно и понятно. Например, разбить информацию на какие-то разделы, главы.
• В таком виде удобно хранить данные о проведенном исследовании, можно достаточно быстро “освежить в памяти” информацию, сразу вспомнить, что примерно проводилось, чтобы ориентироваться в материалах. Если использовать такой инструмент для хранения информации, то надо помнить, что часто на слайдах присутствует минимум информации, так что есть смысл дописать какие-то пояснения в заметки докладчика, чтобы коллеги, которые не услышат презентацию исследования, не потеряли часть информации.
• Это почти незаменимый формат, если нужно представлять данные устно (очень удобный формат и для восприятия. Например, при просмотре презентаций в программе Prezi многие жалуются, что их укачивает от быстрых переходов:) ). Однако если отчет в power point будет использоваться без устного сопровождения, то нужно многие вещи пояснять, а это порой раздувает отчет порой до 30+ слайдов либо требует дополнительного времени для написания сопровождающих заметок.

Что плохо:

• Если вам нужно дополнить/внести правки после того, как вы уже выслали отчет, то могут быть сложности, можно запутаться в нескольких версиях отчета (черновик, отчет 1, исправления и т.д.).
• Сам формат слайдов заставляет вас обобщать и/или разбивать мысли и описание кейсов, которые могут быть связаны одной идеей, по слайдам.
• Линейность презентации и плохая навигация не позволяют работать с вашим отчетом в произвольном порядке/по темам или экранам. При чтении такого отчета неудобно быстро искать информацию, например, по ключевым словам.
• Сложно работать с информацией. Например, копировать какую-то часть отчета себе и сразу же рядом накидать схему или план того, что можно сделать.
• Нельзя построить сложные многоуровневые связи между смысловыми блоками.
• В целом, скорее всего, слайды будут содержать поверхностное изложение, иначе будет много слайдов, которые сложно прочитать за один раз.

Особенность отчета в PowerPoint состоит в том, что, с одной стороны, презентация должна содержать минимум информации на слайдах, чтобы ее легко было воспринимать, с другой стороны, отчет должен содержать очень много информации, которая поможет понять исследование, так как большая часть людей увидит эти материалы уже в отрыве от докладчика.

Для каких исследований подходит?

Вполне можно оформить в PowerPoint результаты интервью, фокус-групп, ю-тестов. Такой способ отчетности подходит скорее для крупных проектов, когда есть время на тщательную проработку информации и ее нужно будет показать относительно большому количеству людей, а также, возможно, для тех случаев, когда присутствует много скринов (юзабилити тесты, плейтесты).

Отчет в Miro
Что хорошо:

• Подходит как рабочий вариант: можно быстро вносить какие-то изменения при обсуждении, прямо на встрече.
• Конфиденциально. Вы можете не высылать отчет на почту, а дать доступ на доску с отчетом ограниченному числу заинтересованных лиц. Доступ высылается на корпоративную почту.
• Программа позволяет быстро написать выводы по коротким исследованиям, с небольшим количеством респондентов. Отлично подходит для фиксации результатов итерационных исследований (RITE).
• Подходит, когда нужно быстро накидать инсайты/идеи и нет времени оформлять красивую презентацию.
• Можно использовать, когда есть большой объем информации, которую не хочется делить на слайды. Например, можно построить большую схему.
• Информацию удобно сгруппировать, для этого можно использовать разные встроенные шаблоны (CJM, MindMap).

В целом это хороший пример рабочей площадки, быстрого отчета или отчета, который будет дополняться, в котором можно удобно показывать связи между блоками и сущностями. Такой формат отлично подойдет для CJM, глубинных интервью.

Что плохо:

• Не все заказчики умеют работать с Miro. Нужно зарегистрироваться в отдельной программе и потратить некоторые усилия на обучение.
• Для постоянного использования лучше использовать платный аккаунт. Если у вас бесплатная версия, то скачать отчет (например, в pdf) вы не сможете, а на доску для работы у вас получится пригласить не более 3-х коллег. Есть команда не использует Miro для работы, то целесообразность написания отчета в этой программе уменьшается
• Бесконечное поле (доска) немного расслабляет. Не остается ощущения упорядоченности.
• Если вы используете схемы или какие-то переходы между смысловыми блоками, то сложно представить общую наглядную структуру. Для неподготовленного человека отчет может показаться монструозным. На доске сложно выделить четкое начало или конец. Не всегда понятно, на что нужно обратить внимание в первую очередь, а это может вызвать желание закрыть отчет и не разбираться в нем вовсе либо подождать человека, который объяснит, куда смотреть. С другой стороны, заказчики, которые любят вчитываться в текст и пояснения и видеть четкую структуру, могут посчитать такой отчет поверхностным и недоделанным/черновым.

“Ну тут какие-то стикеры, это же не финальный отчет!”

• Не очень удобно для классической презентации отчета. Вы можете поиграть с режимом presentation mode. Однако либо он будет работать так же, как демонстрация слайдов в программе Prezi, либо можно использовать frame. В этом случае, каждый выделенный вами смысловой кусок будет как один слайд. К сожалению, я не разобралась как в этом случае ффективно настроить порядок слайдов.

Такой способ отчетности не всегда подходит под понятие “финальный отчет”, и он не так просто понимается, как, например, текст на слайдах. Однако вполне подходит команде, которая будет продолжать работать с этим отчетом и его дополнять. Например, после того как описаны результаты глубинных интервью на той же доске в Miro, можно построить CJM или Empathy map и использовать ее далее в работе. Такой инструмент подойдет для продактов/команд, которые уже работают в Miro. Это позволит им добавить к своим рабочим схемам результаты исследований и использовать одно большое поле (доску) для работы.

В качестве примера для отчета в Miro покажу личную доску для структурирования информации из рассылок про исследования.

В документе есть легенда, которая позволяет понять, что содержится на доске в Miro, есть отдельные блоки и видна общая структура (правый нижний угол). Однако не сразу понятно, как стоит просматривать файл. Стоит ли просматривать каждый блок? Или, если не указано, есть какая-то последовательность, которую стоит учесть? В этом смысле сложнее понять, как нужно действовать, а значит, создается впечатление, что этот документ явно недоработан, хоть и может казаться красивым за счет каких-то ярких блоков.

Пример отчета в Miro

Для каких исследований подходит?

Если команда знакома с инструментом или готова его осваивать, то можно представлять результаты фокус-групп, глубинных интервью. Порой очень удобно самому исследователю для подготовки к проведению исследования иметь какие-то наброски/схемы или Mindmap на доске в Miro, а дальше постепенно заполнять структуру. Miro как инструмент почти незаменим для проектов, где планируется построение каких-то больших схем, необходимы частые правки/дополнения или ожидается несколько итераций исследования.

Отчет в Excel/Google sheets
Что хорошо:

• Можно быстро обозначить выводы по ошибкам пользователей в интерфейсе, подходит хорошо в случае RITE.
• Инструмент подходит для систематизации, можно использовать формулы и условное форматирование (заливка для обозначения проблем, например, Traffic light).
• Отчет в таком формате подходит для представления результатов обзвона пользователей. В файле может быть скрипт и сразу же анализ данных.
• Excel подходит для передачи “очищенного протокола”. Когда вы передаете заказчику протоколы интервью, возможно, вносите туда какие-то комментарии.
• Это хороший способ для обработки данных, иногда нужно использовать таблицу.
• Такой способ отчета может использоваться как “база знаний по проекту”.

Пример использования “базы знаний по проекту”. Мы проводили исследование проблемы бездомных животных в России для проекта Добро mail.ru Первым этапом было проведение глубинных интервью. Все респонденты делились на 3 большие группы. У нас были гипотезы, с которыми мы начали исследование, но нам хотелось не упустить в этой большой теме еще что-то важное, о чем мы не могли подумать. Интервью позволили получить детальное представление о ситуации, информации было очень много. Поэтому для второго этапа — количественной проверки — все качественные данные были подробно описаны и агрегированы в таблицу по основным темам (приводятся некоторые): отношение к домашним животным, отношение людей к стаям бездомных собак/представления людей о стаях бездомных собак, представления и знания о существующих способах помощи бездомным животным. Далее на основании работы с большим количеством информации уже было понятно, какие наши гипотезы имеет смысл проверять количественно, что мы упустили и что еще может быть интересно. При этом с информацией для генерации гипотез работала не только я как исследователь, но и вся команда, которая могла увидеть данные по каждому интересующему их пункту и по каждой группе респондентов.
Кроме этого, информация сразу же дополнялась топ-листом выводов (краткие выводы), которые были получены по каждой теме. Это позволило качественно проанализировать результаты, четче увидеть взаимосвязи между явлениями.

Пример базы знаний по проекту Добро mail.ru в Excel

Что плохо:

• Может быть неудобно в случае, если вам нужно дополнить/внести правки после того, как вы уже поделились файлом. Однако эта проблема решается путем использования Google sheets.
• При использовании Google sheets у вас может быть не всегда достаточно функционала или мощности для подсчета количественных данных, поэтому приходится скачивать файлы на компьютер, а далее мы возвращается к сложностям, которые связаны с внесением правок.
• Бывают случаи, что отчеты в таком инструменте тоже воспринимаются скорее как рабочий, а не финальный вариант.

Для каких исследований подходит?

Обычно отлично подходит для любых количественных данных. Удобно, если протокол у вас в excel, то сразу можно начать работать над обработкой информации на соседнем листе в том же документе. Мне нравится использовать этот формат с командами (или дополнительными экспертами), которые очень погружены в тему, а у вас много данных после глубинных интервью, и для дальнейших этапов работы с этими данными важно их показать, чтобы выделить какие-то дополнительные гипотезы или инсайты, поэтому нужен какой-то способ, чтобы поделиться с ними информацией.

Отчет в Word/Google Doc
Что хорошо:

• Можно быстро обозначить выводы по ошибкам пользователей в интерфейсе. Можно использовать такой файл как предварительный этап для синхронизации с командой.
• Такой инструмент может подходить в случае с итерационными тестированиями (RITE), однако в отличие от Miro не требует времени на проработку логики и форматирования. По сути, открыл документ и начал работать.
• Для проектов, где данных для обработки не так много и они не связаны с интерфейсом (например, результаты глубинных интервью или вообще темы, не связанные с IT).
• Можно использовать как быстрый список найденных важных проблем/инсайтов.
• Текст из Word/Google Doc можно легко и быстро скопировать и выслать письмом, некоторые разделы, например “ключевые выводы” или “об исследовании”, можно использовать как письмо- приглашение на встречу по исследованию или по следам встречи (follow up letter) для тех, кто не смог присутствовать.
• Можно описать результат исследования с графиками, таблицами. Подходит для ситуаций, когда команде/заказчику не важна красота, а важна суть и список проблем в интерфейсе, которые надо исправить.

Что плохо:

• Те же минусы, что и у Excel/Google sheets.
• Чаще всего такой инструмент используется все-таки для текста, при передаче информации с изображениями могут возникнуть дополнительные сложности с форматированием или удобством подготовки отчета.

Для каких исследований подходит?

Такой тип отчетности подходит, когда не нужны рекомендации по изменениям, нужны только факты по результатам исследований (тут есть такие-то трудности, тут пользователи встретились с проблемами). Такой вариант, как правило, не требует долгой работы с оформлением. Это как аналог презентации, но быстрее, так как не тратится время на “наведение красоты” и разбивку по слайдам.

Конечно, существуют и другие программы/инструменты для написания отчетов/ведения проектов.

Возможно, далее я дополню информацию. На данный момент хочется упомянуть еще о некоторых не таких частых форматах:

• Видео- и аудиоформат как способ создания отчета.

Можно получить очень крутой визуал, вызвать эмпатию у заказчиков/команды. Презентуя результаты своих исследований в таком формате, вы повышаете уровень доверия к результатам, так как по факту вы показываете сырые данные с вашей интерпретацией. Однако это трудозатратно. Если ранее в компании/команде не проводились исследования, то такой формат подходит для первых проектов, когда нужно рассказать коллегам об исследованиях и сделать информацию о них вирусной и легкой для восприятия. Некоторые команды не готовы к такому формату и не хотят тратить время и погружаться в эмпатию, а хотят получить от вас вполне конкретные результаты.

• Notion

Последнее время Notion набирает популярность. По опыту использования можно сказать о том, что это удобный формат для совместной работы, есть базовые способы форматирования текста, которые, по сути, ничем не отличаются от Word/Google Doc. Другой вопрос, зачем вы хотите использовать данную программу? И конечно, необходимо некоторое время, чтобы научиться работать в этой программе и подружить с ней вашу команду.

• Брейншторм/воркшоп

Выделяю его как отдельных способ донесения результатов вашего отчета, хотя по факту вы всегда можете добавить его к обсуждению вашего отчета. Такой формат, то есть презентация и обсуждение, поможет лучше проверить, что поняли заказчики/команда из ваших слов, и вы сможете сразу генерировать какие-то новые идеи. Хочется отметить, что тут затрагивается возможная потенциальная проблема генерации идей. Когда мы генерируем идеи сами, а потом презентуем их команде, является не совсем удачным, ведь такие идеи никому не будут нужны. Ценным будет мотивировать команду на генерацию идей. Однако стоит учесть, что если вы не делаете это постоянно, то в первое время организация такого способа работы потребует от вас много времени, а вашу команду нужно будет отвлечь от каких-то других вопросов.

Можно использовать не отчеты, а другие способы донесения информации.

Конечно, я в большей степени разбирала инструменты/программы для работы с так называемой классической структурой отчета: ключевые выводы, информация об исследовании, данные по разделам и т.д. Однако выбор инструмента/программы может зависеть и от того, каким образом вы решили рассказывать про ваши исследования. Например, вы можете рассказать про исследования в канале slack/телеграмм или сделать там краткие анонсы, а потом прикрепить ссылку на отчет в какой-либо программе.

Буду рада, если вы поделитесь, какие программы/инструменты вы используете для написания ваших отчетов.