Utilização de ferramenta on-line de gerenciamento de tarefas (Trello)
No ano de 2017, eu estava mergulhado em meio a leitura de artigos científicos, efetuando pesquisa de campo para a montagem de minha dissertação do Mestrado de Ciências da Saúde e ao mesmo tempo trabalhando e cuidando das tarefas familiares. Nada muito diferente de você leitor, que encontra um tempinho na agenda para leituras “extracurriculares”, que aliás, requer também uma organização no gerenciamento de tempo para estas leituras.
Com tantos afazeres a serem concluídos no meu cotidiano, comecei a pesquisar possíveis metodologias organizacionais que fossem capazes de me ajudar na conclusão de tarefas e ser produtivo ao mesmo tempo, dentro de uma agenda com o “tempo” limitado. Em uma pesquisa rápida na internet, digitei a seguinte frase: Gerenciamento de tempo, e ao clicar na tecla”enter”, um mundo de sugestões se abriu na minha frente. Uma delas me chamou a atenção, era um livro no qual a capa me pareceu interessante com uma seta vermelha em ascendência e com a seguinte frase: “Scrum. A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo”. Era o que eu precisava naquele momento da vida. Após vasculhar mais um pouco na internet, consegui uma edição gratuita em PDF para iniciar a leitura e me aprofundar no tema.
Passei colocá-lo em prática na organização de minhas tarefas, tanto de pesquisa quanto no dia a dia do meu emprego (Supervisor Técnico em Saúde em uma Organização Social de Saúde na região sul de São Paulo), resultando em ganhos práticos na sua utilização. Em um certo momento pensei em procurar alguma ferramenta informatizada e que agregasse a mesma temática e arranjo organizacional de tarefas e em mais uma busca na internet cheguei ao Trello (ferramenta utilizada na gestão de projetos, criada em 2011).
O que me chamou a atenção foi a história da criação do Trello e que por incrível que pareça, me remeteu as aulas de Farmácia Hospitalar na graduação e pós-graduação do curso de farmácia, no qual apresentaram algumas ferramentas de organização de estoque e tarefas, dentre elas a utilização do Kanban (ferramenta para gestão de processos, criado pela Toyota em 1960, no qual utiliza cartões no controle da produção e permitia o acompanhamento por todos os funcionários), onde a utilização de cartões está ‘’Atrelada” no uso do Trello.
A primeira aplicação no formato de piloto junto ao setor que trabalho foi na logística de remanejamento de medicamentos e materiais de saúde durante 2017 a 2018, conectando o setor de farmácia dos serviços de saúde com maior demanda diária. O quadro TRELLO montado, apresentava três listas de tarefas: TRANSFERÊNCIA, EM ANDAMENTO E FINALIZAÇÃO DA ENTREGA. Nas listas, disponibilizei cartões sobre regras de uso para nortear o processo. Havia uma quarta lista com o título de AVALIAÇÃO no qual permitia apontamentos e sugestões de uso da ferramenta pelos profissionais envolvidos. Nos cartões do Trello eram anexados memorando de movimentação e nos campos abertos era possível incluir informações pertinentes ao processo.
A organização permitia ao responsável pela logística, o acompanhamento das entregas realizadas e a movimentação dos motoristas envolvidos no processo. Desta forma, era possível saber o horário aproximado que a entrega foi realizada no setor de farmácia dos serviços de saúde, devido ao apontamento e movimentação do cartão da lista EM ANDAMENTO e alocado na lista FINALIZAÇÃO DA ENTREGA pelo farmacêutico.
Tive a oportunidade de participar no final de 2017 do evento Conexão TRELLO, que ocorreu em São Paulo no espaço de coworking Plug.co. O evento foi marcado com a presença de 3 grandes empresas locais: Ogilvy, Neoassist e Telefônica. Cada um trouxe uma perspectiva diferente do uso do Trello: Ogilvy -Usando o Trello para a gestão de conteúdo com o cliente, Neoassist-Gerenciando o time com o Trello Business Class e a integração através da API e Telefônica -Gerenciando tarefas de equipe de inovação.
A partir daquele momento comecei a introduzir o uso da ferramenta Trello no meu dia a dia de trabalho e de estudos de maneira definitiva, criando checklists com tarefas bem definidas (leitura de protocolos clínicos e artigos para desenvolvimento de novas pesquisas), cronograma de entregas e finalização de tarefas (relacionados ao meu local de trabalho e pesquisas em andamento), identificação de responsáveis pelas tarefas em ambos os campos e inclusão de alguns Power-ups nos quadros Trello (ferramentas que trazem funcionalidades, campos e dados extras).
Como o conhecimento adquirido não deveria ficar apenas comigo e por ser mais potente compartilhá-lo, permitindo assim, ajudar outras pessoas, aos poucos apresentei a ferramenta para meus colegas de trabalho de diversos setores (Gestão de pessoas-RH, Setor administrativo e Setor de Apoiadores de Redes de Atenção à Saúde), permitindo assim que cada um utilizasse a ferramenta e organizasse de uma maneira em que seria possível modelar de acordo com as características e práticas de cada setor atualmente.
Vale reforçar que o Trello tem as seguintes modalidades de uso, a gratuita e a paga. O que diferenciam entre os dois formatos são as limitações de uso e a oferta de possibilidades, caberá a cada usuário e instituição avaliar a compra do pacote pago ou não.
Um fator importante para utilização desta ferramenta de gerenciamento de Projetos é a necessidade de mudança no formato em que você se organiza para desenvolver suas tarefas diárias, seja no seu trabalho ou outras demandas pessoais. Ter principalmente disciplina na organização, atualização, formatação e compartilhamento de informações no quadro TRELLO e nas suas respectivas listas e cartões, ajudarão a você a alcançar suas metas de maneira mais fluida.
A ideia do compartilhamento desta experiência não é aprofundar um tutorial de uso do TRELLO neste espaço, mas sim, fomentar a sua mudança no uso de ferramentas como esta e outras que estão disponíveis no formato on-line, fomentando também a mudança cultural na gestão do tempo para a realização de suas tarefas.
Até breve!!!
#TRELLO Trello
