Cómo dominar las fechas límite

5 pasos para cumplir los “deadlines”

No sé si te pasa lo mismo que a mí, siempre que tengo una fecha límite para entregar un trabajo me organizo mejor. Seguramente hacer radio y televisión en vivo me ayudó a ser organizado, pero me pasa especialmente cuando tengo un viaje en puerta. Esa sensación de que las horas pasan más rápido y la necesidad de dejar todo listo me ha obligado a desarrollar una estrategia.

La reputación de un profesional se compone de dos elementos: la calidad de su trabajo y su capacidad para entregar todo a tiempo. De nada sirve ser el mejor en tu terreno si el trabajo nunca se entrega cuando se necesita; he visto más carreras y proyectos caer por la falta de organización que por la naturaleza o calidad de su trabajo.

Las fechas límite tienen una mala reputación, pero debería ser completamente al revés. Marcan el fin de algo y el inicio de un ciclo nuevo, son una oportunidad para avanzar, movernos al siguiente paso y buscar un proyecto nuevo; son la coyuntura para hacer cosas nuevas y continuar creciendo. Ser un marco de referencia puede causar estrés, pero si nos organizamos, favorece nuestra productividad.

Lo primero que tenemos que hacer para dominar las fechas límite o deadlines es preocuparnos por ellas. Se estima que más de la mitad de los profesionales tienen problemas para entregar su trabajo en la fecha acordada. Imagínate las ventajas que nos da tener todo a tiempo, ese simple hecho nos coloca delante de la mayoría de nuestros competidores. Hacerlas parte de mi DNA profesional y considerarlas un instrumento para mi desarrollo es lo primero, el resto es únicamente la logística para asegurar que las cosas pasen.

5 pasos para dominar los deadlines o fechas límite

1.- Mantener una lista completa de mis tareas y fechas de entrega

Mi lista es detallada y rigurosa, las fechas no cambian a menos que sea una verdadera emergencia.

2.- Comunicarse con claridad

Cuando solicito un trabajo siempre pongo por escrito la fecha en la que lo necesito. Cuando me contratan pregunto cuándo necesitan el trabajo, y me aseguro que las dos partes tengamos la misma información. Es importante que ambas partes acordaremos el resultado que se espera. Además, hacer reportes temporales es muy benéfico, aunque a veces no te lo pidan. Si algo va mal, se detecta antes y es más fácil corregirlo de manera inmediata y no esperar al final cuando todo puede estar perdido.

3.- Romper el proyecto en pequeñas tareas

Una vez definidos el proyecto y la fecha de entrega, lo que sigue es dividirlo en pequeñas tareas, elaborar un calendario de atrás hacia delante con fechas de inicio y fin de cada paso. Arrancar siempre es lo más complicado, pero una buena costumbre es enfocarse únicamente en el siguiente paso. Termina la primera tarea para atacar la segunda, y así sucesivamente hasta terminar. Siempre hago revisiones parciales al terminar cada etapa y dejo un pequeño “colchón” al final, me sirve para revisar y corregir cualquier detalle antes de la entrega.

4.- Sacrificar horas de sueño

Intento a toda costa no llegar a esto, pero cuando me comprometo a algo, estoy dispuesto a sacrificar mis horas de sueño para entregar a tiempo. No es una buena práctica, no quieres hacerlo nunca, es el botón de emergencia que puede salvar tu carrera y que debe ser activado solamente cuando es verdaderamente necesario.

5.- Decir NO es una buena costumbre

En un mundo tan competido, es una tentación involucrarnos en todos los proyectos que pasan frente a nosotros. Tenemos que ser conscientes que la calidad de nuestro trabajo está directamente ligada a la cantidad de proyectos que desarrollamos al mismo tiempo. Así que es mejor decir que no podemos hacerlo, que entregar algo de mala calidad o tarde. Mis clientes siempre han apreciado más mi sinceridad que mis intenciones. Prefiero decir “no puedo en esta ocasión” y recomendar alguien calificado para hacer el trabajo.

No sé quién lo dijo, pero estoy completamente de acuerdo, “los objetivos son sueños con fecha de entrega, de lo contrario son únicamente fantasías”. Nadie alcanza un objetivo si no tiene una fecha y un plan para conseguirlo. Ahora que empezamos la segunda mitad del año, es una buena oportunidad de evaluar donde estamos con nuestros objetivos y, de ser necesario, ponerles fecha, comprometernos y conseguir más de lo que nosotros mismos imaginamos.


Originally published at www.iclatino.com.

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