Cómo manejar varios proyectos al mismo tiempo y no morir en el intento

En el mundo profesional que vivimos, parece lo más natural que todos estemos súper ocupados. Ya sea trabajando para una compañía o en nuestro negocio, correr dos, tres o más proyectos a la vez, se ha hecho normal. A pesar de que soy optimista, no pienso que esto va a cambiar para bien en los próximos años, yo creo que lo mejor que podemos hacer es entenderlo y preparados para ello.

Todos tenemos las mismas 24 horas del día, la diferencia entre quien alcanza sus objetivos y quien no, es la manera en que administramos nuestro tiempo y recursos. Podemos tener la mejor disposición para trabajar más de 8 horas al día, pero sinceramente no le encuentro el lado bueno. Todo el trabajo que hacemos entrada la noche corre el riesgo de ser de poca calidad y, por lo general, al día siguiente invertimos tiempo para revisarlo, con lo cual toma el doble de tiempo hacerlo y nosotros acabamos doblemente cansados.

No existe una fórmula que funcione para todo el mundo, pero cuando mis amigos me preguntan cómo hago para organizarme y estar al día en todos mis proyectos, siempre comento que las tres cosas que me han funcionado son:

  • Entender que el trabajo nunca se acaba, no hay tiempo suficiente para hacer lo que quiero o necesito
  • Es indispensable delegar y formar un equipo, y finalmente
  • Desarrollar un sistema de trabajo que te permita avanzar de manera sostenida

¿Cómo hacer 2 o 3 veces más trabajo en menos tiempo?

No soy de los que les gusta estar metido en todo, no necesito estar copiado en todos los emails ni aprobar hasta el más mínimo detalle en todos los proyectos. Tengo la enorme ventaja de haber trabajado muchos años en compañías trasnacionales, lo cual me ayudó a desarrollar habilidades para trabajar en equipos grandes. Delegar, comunicar claramente lo que se necesita y empoderar a mis reportes directos ha sido fundamental. Dejar que la gente brille haciendo lo que hace mejor, formar un equipo fuerte de colaboradores y / o proveedores, y darles autonomía e independencia ha sido la clave para avanzar con los proyectos 2 o 3 veces más de lo que avanzarían si yo estuviera involucrado en todo.

Algunas veces hemos puesto tanto esfuerzo, tiempo o recursos en los proyectos, que se convierten en una inversión personal de la que cuesta trabajo desprenderse, incluso parcialmente. Pero cuando estamos al frente de una iniciativa, nuestra responsabilidad es la misión completa, y para alcanzarla se necesita pensar en grande, ver la fotografía completa, priorizar las acciones e involucrarnos en las tareas donde agregamos más valor; todo lo demás hay que dejarlo a los mejores en su campo.

Si no haces un plan para alcanzar el éxito, tienes un plan para el fracaso

Inspiración VS transpiración

Me gusta el concepto romántico de las grandes ideas e inspiración, pero no creo en ello. Es cierto que existe la inspiración, pero ésta llega generalmente si la buscamos una y otra vez de manera obsesiva. Está comprobado que las personas más creativas y productivas han conseguido sus hazañas más grandes porque tienen un método de trabajo. Es el sistema lo que permite que algunas personas hagan mucho más que la mayoría en la misma cantidad de tiempo. No es fácil desarrollar y establecer una rutina de trabajo, toma tiempo y análisis, por eso cuanto antes empieces, mejor.

El día productivo arranca la noche anterior

Para mí lo que ha funcionado bien es empezar el día temprano. Soy morning person y por eso de lunes a viernes todas las mañanas están dedicadas a las tareas más importantes y que requieren más atención. Aprovecho que tengo más energía y hay menos interrupciones para avanzar lo más que puedo en lo que tengo que hacer.

La clave de la rutina de la mañana es empezar la noche anterior. Todas las noches hago una lista de las 4 o 5 prioridades que tengo que terminar al día siguiente, si lo consigo, el día está hecho. Llevo un control muy estricto de lo que tengo que hacer, todas mis tareas tienen un nivel de prioridad y fecha en la que tienen que ser realizadas. Organizo el trabajo en bloques; dos días a la semana hago entrevistas para el podcast, otro día creo el contenido que usaré toda la semana en redes sociales, lo mismo la preparación de los artículos como este. Siempre tengo conmigo una libreta para anotar todo y, por pequeño que parezca, lo incluyo en mi lista de cosas por hacer o revisar.

La tecnología como aliada y el manejo estricto de horarios

Aprovecho la tecnología lo más que puedo para automatizar las tareas mecánicas al 100%, tengo todos mis folders están en la nube (Dropbox) para poder trabajar desde cualquier parte y en cualquier momento. De lunes a viernes trabajo en la oficina (co-working space) hasta la 1PM, y en mi casa después de la comida. Así, tengo contacto con personas de muchas industrias y estoy expuesto a otros problemas y soluciones.

Sábados y domingos están dedicados en su mayoría a descansar, hacer ejercicio, lectura y documentales. Recargar energías es parte vital de ser productivo.

Visto por arriba y a la ligera parece robótico y aburrido, pero en el fondo me permite enfocarme en las prioridades y ser más creativo.

Se pueden sugerir muchas cosas, pero en el fondo nadie sabe qué es lo que funciona mejor para sí mismo sino hasta que va ajustando su sistema. Es cosa de organizarse, hacer una lista de proyectos y tareas, ver el tiempo disponible y proponer una manera de organizarlo. Repetir una y otra vez, analizar qué funciona y ajustar hasta encontrar el método que nos funcione como ningún otro.


Originally published at www.iclatino.com.

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