如何讓會議順暢且有效率?

取自黃致豪律師觀點@司法改革國是會議研討會外掛場

無論公、私部門,只要是稍具規模的組織,都時常會碰到需要開會協商的場合;然而,卻不是每一場會議都能夠順利在預期時間內完成、得出決議,並且付諸實行。那麼,如何進行一場順暢且有效率的會議呢?基本上可以依時間軸分為以下三個原則:

ㄧ、會議前:資訊對稱原則

一群對於事物瞭解程度不一的人,自然難以進行深度討論,此時資訊對稱的達成與否便成了其中關鍵的橋樑。而這裡我們可以從認知心理學中的兩個概念理解之:

  1. 長期累積的概念結構基模:基模(schema)簡而言之指的是我們認識這個世界的基本架構,有助於解釋、處理各式的外來訊息,透過長期經驗與知識的累積,形塑人們的認知結構。這個部分取決於與會者本身,從嬰兒時期至今的生命經驗以及學習歷程,並非一時半刻能夠提升的個人能力。
  2. 短期填鴨形成的工作記憶:工作記憶指的則是相對短期且有限的訊息處理過程,可以透過反覆的背誦為大腦帶來外部的刺激,在融合了新舊知識後,便能應用到工作中。例如開會前相關資料的閱讀、事前的準備工作。

長期的概念結構並非一蹴可幾,因此與會成員的選擇便成了其中的關鍵因素。首先必須先確立會議的目標以及可能涉及的領域,再依這些專業領域的需求選定與會者,讓與會者帶著各自的專業進入議場。同時,為了弭平資訊不對稱的情況,資訊優勢的一方應該負擔教育的責任,可以在會議開始前一段時間,透過設立新生訓練營或開放知識系統等方式,讓非專業人士習得會議過程所需的先備知識,建立短期的工作記憶,藉以深化討論的內容。

二、會議中:議事效率原則

經過了上述的會議事前準備後,接著進入會議進行的過程。議事效率可以分為主、客觀兩面向探討之。

客觀面的議事效率得經由以下兩點實現:

  1. 合理明確的議程:會議預期達成的目標,決定了議程的訂定。而議程的規劃除了必須明確外,議事程序的遵守以及議事資源的掌握也扮演著重要的角色。舉例而言,預計六次開會討論三十項議案便可謂不合理的規劃方案,可見會議目標與議程間應當符合比例原則。
  2. 清楚的議事規則:議事規則的訂定,是必須由與會者們共同遵守的,同時也應當清楚且可行,方能確保會議流程的順暢。然而,對於社會賢達的尊重、保障與會者的發言權等議事規則,卻可能淪為其議事阻撓的工具,例如冗長辯論(filibuster)的出現,以之作為拖延或抗議的手段,將導致議事的延宕,因此,議事規則中也須明定相關的因應措施。

主觀面的議事效率也可由以下兩點探討:

  1. 會議主席的即裁即決:會議主席應當事前受過嚴格的議事程序訓練,當面臨議事不清、延宕時,必須當機立斷裁決,排除議事過程的障礙,防止與會者的言論或行為影響會議的進行。舉先前提到的冗長辯論為例,會議主席必須立即打斷其發言,「對不起,這個發言要停止,我們不能再浪費時間了,會議必須繼續往前走。」這部分相對吃重主席的整體局勢判斷。
  2. 議事規則的切實執行:訂出清楚可行的議事規則後,此規則便具有拘束所有與會成員的效果,而會議主持人也必須敢於落實議事規則,這需要具備不害怕得罪他人的勇氣,雖不容易,但對於會議的順暢將有極大的幫助。例如堅守一事不二議原則或一時不議二事原則等。

上述的主客觀因素決定了議事效率的高低,更重要的是,每位與會者必須謹記此次會議的目的究竟何在,是為了解決組織本身面臨的問題,還是研擬跨組織間的合作計畫,無論目的為何,每個人都必須清楚自己在會議中扮演的角色、議程的規劃,以及議事規則的規範。

三、會議後:專案管理原則

專案管理是存在於企業界已久的執行方法,其目的在於預設目標的達成,思考如何在有限的資源底下,有效率地產出所需的產品或服務。有限的資源可概括為以下四種:

  1. 人:這個決議(專案)的執行有多少人力資源,分別可以執行哪些業務。
  2. 金:這個決議的經費所需為何,以及其成本效益何在。
  3. 時:這個決議是否具時效性,時程規劃以及階段目標的設定為何。
  4. 控:執行過程中的內部監督與外部控制機制為何,必須建立可課責制度。

專案管理的實踐是三者中最重要的,會議的設計固然是為了建立共識以及會後的執行,因此,即便是在資訊不對稱、議事效率低落的情況下商討出的決議,也具有形式上的拘束力,是必須付諸實行的,此時專案管理的重要性便顯而易見了,如何在有限的資源下,達成預期的目標,有賴於對有限資源的掌握以及有效的監管、可課責制度。

可課責制度的建立:
專案管理的實踐必須建立在執行成效的公開透明,無論是過程中人、金、時的運作情形,都需要不斷進行檢視;然而,執行或監督的一方都必須以數據為本,沒有證據的論述都只是主張,無助於問題的揭示及應對,因為個人的派別會直接影響其主張。再者,上述專案資源的資訊公開也極為重要,以對內(或外)公開的資訊檢視實際執行成效,避免黑箱或檯面下搓湯圓的弊端發生,一旦有類似情形出現,可由監管單位直接回饋給執行單位,或更甚者以對外公布的方式揭弊,建立一套可課責制度,達到一定程度的專案管理效能。

會議的存在一直是人與人間互動的必然,從古代的氏族制度、酋長制度,城邦制的公民大會、封建制的貴族會議,到現代的代議民主制度等,都是人類發展歷史中重要的發明,而會議的出現即是為了解決個體與群體,或群體與群體間的衝突,讓不同利益的個體或群體能夠共同生活於社會中。即便是生活於當今的公民社會的我們,學習如何與他人進行一場順暢且有效率的會議也是一個重要的課題,上述的方法將有助於我們理解自己與他人的異同,並建立群體間的共識,進而解決眼前的問題。

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