Trabalhando com Sistemas Jurídicos de Processos e Gestão de Escritórios: Saiba no que Investir e do que Realmente seu Escritório Precisa

Trabalhando com Sistemas Jurídicos de Processos e Gestão de Escritórios: Saiba no que Investir e do que Realmente seu Escritório Precisa

Com o avanço de novas tecnologias, um problema que todo escritório de advogados enfrente é a escolha do melhor sistema jurídico para administrar os processos e gerenciar o funcionamento do escritório como um todo. Afinal, é preciso automatizar muita coisa, mas nem tudo pode ser simplesmente parte do sistema jurídico, já que o escritório trabalha essencialmente com pessoas, embora deva ter todo o procedimento burocrático necessário a qualquer processo.

A gestão de um escritório demanda, principalmente, a organização de toda a rotina de trabalho, devendo propiciar economia de tempo e evitar que sejam feitos retrabalhos. Num escritório com vários advogados é essencial saber o que está acontecendo com cada processo, quem está trabalhando com qual cliente, ter os modelos certos para tarefas rotineiras, como petições e requerimentos sem precisar sempre fazer um novo, criar condições de comunicação rápida entre os membros da equipe e os clientes e, acima de tudo, condicionar os custos de operação ao mínimo.

A informatização de processos já está acontecendo na maior parte dos tribunais, o que deve ser previsto também para o escritório, que poderá acessar os processos através do próprio sistema e automatizar o máximo possível das atividades.

Desta maneira, não basta apenas escolher um sistema jurídico de processos já pronto, que pode até mesmo atrapalhar a rotina de um escritório, mas sim procurar o desenvolvimento de um sistema que atenda as necessidades do escritório e que dê a possibilidade de implantação de novas funcionalidades, à medida que se tornarem necessárias.

O desenvolvimento de um sistema jurídico de processos, em primeiro lugar, vai depender da demanda processual existente e do número de pessoas envolvidas com esses processos, fazendo com que o sistema automatize o que seja preciso e atenda bem a demanda.

Entre as necessidades rotineiras para um escritório de advocacia, podemos destacar as que mais são importantes para o escritório:

Em primeiro lugar, um gerenciador de processos

Evidentemente, para o bom funcionamento do escritório, o sistema de gestão de processos deve ser capaz de realizar todo o controle de processos, dos clientes e da área financeira do escritório. A principal funcionalidade do sistema deve ser fazer a integração dos dados dos clientes aos dados do processo e aos financeiros, podendo dar os resultados com acesso rápido a todas as informações, como pendências processuais por exemplo. Além de poder ser acessado online, para facilitar as atividades do advogado envolvido que esteja fora do escritório, o sistema também deverá ter a funcionalidade de emitir relatórios personalizados, conforme as necessidades de cada caso.

Em segundo lugar, uma agenda para não perder prazos

Um bom escritório de advocacia não pode perder os prazos e, nesta funcionalidade, o sistema jurídico de processos deve fornecer todas as informações sobre os processos e os prazos que estão correndo, devendo também possuir os filtros para visualização de categorias de compromissos, além de lembretes antecipados. Perder prazo é perder cliente, e essa função é essencial para o sistema.

Em terceiro lugar, uma lista de tarefas

No trabalho de gerenciar processos, uma lista de tarefas com os respectivos responsáveis é uma funcionalidade que o sistema jurídico de processos deve considerar imprescindível. A lista de tarefas otimiza o tempo e proporciona qualidade aos demais trabalhos do escritório, possibilitando que todos tenham sempre o que fazer.

Em quarto lugar, atualização constante

Para melhorar o andamento das atividades do escritório, o sistema jurídico de processos deve fazer uma leitura automática das publicações e andamento dos processos nos tribunais, atualizando eficientemente as informações do sistema para consulta e cadastro, evitando o trabalho de um funcionário para sua manutenção das informações.

Em quinto lugar, uma área para o cliente

Ao fornecer para um cliente um login e uma senha para acessar o sistema de onde estiver, consultando o andamento do processo em que está envolvido, o advogado estabelece um vínculo de confiança com ele, causando a melhor das impressões sobre sua responsabilidade para com o cliente.

Por último, a gestão financeira

Embora todos saibamos que a gestão financeira é o que movimenta o escritório, já que sem dinheiro ninguém faz nada, colocamos essa funcionalidade em último lugar por ser ela a consequência de todos os atos praticados no escritório. O sistema deve fazer o controle de pagamentos, emitir faturas e recibos e também manter o fluxo de caixa do escritório, com detalhamento de entradas e saídas e particularização das contas dos clientes, com suas pendências e pagamentos efetuados.

Você possui sistema jurídico no seu escritório? Conte a sua experiência.

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.