為什麼世界頂尖人士都重視這樣的基本功?(三)

Liu Chih Ting
Sep 5, 2018 · 5 min read

讓高盛、哈佛、麥肯錫菁英一生受用的48個工作習慣

戶塚隆將

五、積極準備資料並參與會議,協助公司獲利

35. 把製作的資料當成「自己的商品」

不管簡報多麼精彩、會議掌控多出色,客戶手中留下的就是紙本資料

必須注意最後留下的事物和第一印象

36. 麥肯錫的簡報資料只用單色的原因

製作簡報資料的基本原則就是不超過三種顏色

因為重點不是配色,而是文章內容、輔助資料、圖表是否吸引人

要先準備充實的資訊、再穿插輔助的內容。資料應以黑白為主,最後,在想強調的重點添加色彩

這才是理想簡報製作的步驟

37. 以「連環圖畫」與「3 W」概念製作資料

製作資料時,須注意Who(對象)、What(目的)、Why(理由)

3W確定好後即可製作簡報的大綱,也有助於排定簡報的前言

前言是指會議一開始,翻閱資料前所說的幾句話。

開始會先寒暄問候,接下來針對出席者(Who)說明會議的原委及目的(What),並且設定討論事項(Why)

3W須留意下列重點:

  1. Who對象是誰?
    潛在客戶:全面強調自家優勢並顧及簡報完整性
    持相反意見的客戶:提出能扭轉負面想法的資料
  2. What會議的目的是什麼?
    推銷:主打自己的優勢
    尋求支持:舉出可能的疑慮事項
    業績發表或成績報告會:陳述時要有憑有據
  3. Why想要傳達什麼?
    主要訊息可聚焦在Who與Why
    善用起承轉合讓人對訊息加深印象

製作簡報前,先設定3W再慢慢充實細部內容

38. 根據「麥肯錫筆記」製作資料

製作簡報資料時,最有效率的步驟是先以紙筆繪製草稿

太依賴Powerpoint容易有內容不連貫、訊息薄弱、難以理解等缺點

手寫稿有三項優點:

  1. 可集中精神思考
    改用紙筆反而可以發揮腦力
  2. 可立即重來
    可以立即用橡皮擦擦掉重畫
  3. 可聚焦在訊息與圖表的本質
    透過手寫集中心力充實內容

39. 不必堅持「一張圖表、一則訊息」

整份簡報資料,應該傳遞一個明確的結論,這才符合資料存在的意義

先確定想要傳遞的訊息內容,再反過來構思,需要哪些輔助資料讓讀者認同這項訊息

40. 魔鬼藏在細節裡

attention to detail

作者和上司的差距,在於是否投注全副心力,專心做出品質優良的成品

attention to detail的訣竅:

  1. 注重整體性
    訊息有用標點,從頭到尾都有標點;標題粗體,從頭到尾標題都粗體
  2. 最後一次檢查,不要看內容,只專挑錯誤

41. 開會時不發言,視同「缺席」

出席會議的人都要有個觀念,發言是權利也是義務

會議上的價值,無非就是發言,針對課題發表有建設性的意見才算是有價值

新進職員在會議上展現自我價值的兩項訣竅

  1. 開會前做足準備
    事先確認主題、出席者與目的,做好萬全準備
  2. 思考自己能做的貢獻
    陌生業界:以局外人角度提供意見
    相關經驗不夠多:以消費者的觀點切入
    試著尋找自己擅長的領域,就會有意外發現

與其害怕不敢發言,不如勇往直前

42. 開會時須坐在白板前面

相要在會議上突顯自己,最好的方法就是自告奮勇,負責操作白板

其中最重要的就是有條不紊的整理大家的意見

這需要的是理解議論本質的能力和具體呈現的能力

如何鍛鍊操作白板的技巧?可透過平時記筆記來鍛鍊

在會議上整合意見的必備技巧有三個重點:

  1. 專注聆聽,不要強迫別人接受自己的意見
    專注聆聽,激盪出會議成員的意見
  2. 提出適當問題,藉此腦力激盪
    最有效的是利用其他人的意見拋出問題

以圖文具體呈現意見的本質
平時多記筆記,可幫助自己掌握各項意見的本質,並以圖文方式具體呈現

六、提升迎戰全球市場的職涯競爭力

43. 將愛國心轉化成原動力

全球輿論是由英語論述所構成的,就算用其他語言大聲疾呼,也不會有人理會

作者堅定的愛國心,使他重新體悟英語的重要性

44. 邏輯溝通能力比「流利」的英語更重要

所謂流利是偏重會話、發音純正

專業跨國英語人士三大特徵:

  1. 嚴重日本腔(或他國語言的)
  2. 聽、說、讀、寫四大技能基礎扎實
    專業人士並非擁有高人一等的英語會話能力,而是具備綜合且扎實的英語基礎能力
  3. 溝通交流時理直氣壯
    與人溝通時,沒有時間讓你因為對英語缺乏自信而猶豫
    要以正確的文法和邏輯,理直氣壯的表達自己的想法

45 確立提升英語能力的目標,並在短期間內展現成果

三個秘訣幫助重新學習英語

  1. 設定明確目標
    TOEIC 900,最簡單明瞭
  2. 短期內提高效果
    每天都接觸英語的作法,比短期內猛抱佛腳來的有效
  3. 從英語的基礎結構學起
    小時候的學習法和長大成人後大不相同,光是持續聆聽和瀏覽,無法提升英語能力
    唯有努力查字典,才是最快學習之道

46 站在比自己更高的職等來看待工作

人事升遷案例,大部分是因為當事者過去就展現了名實相符的實績

Leadership他指的是實際的指導與統御能力

這項能力不是當了經理後才開始學,而是具備了這項能力,才有資格在這個職位率領團隊或組織

以高一等的職務為目標,是為了讓自己的能力發揮到極致,就像做伸展操一樣,讓肌肉在身心放鬆的狀態下極力伸展

47 不要從公司「輟學」,而是自公司「畢業」

離職不要當作輟學,而是當作畢業

畢業如此重要原因有兩個:

  1. 過去的同事是自己寶貴的資產
  2. 不要在自己的職涯中留下逃學的紀錄
    草草結束上一間公司的工作,這種態度會在自己的記憶中留下陰影

48 隨身攜帶「個人筆記」管理目標

  1. 同樣的事情重寫好幾次
    能在當下依據自己的心情將目標寫盡自己的心坎裡
  2. 可以視情況調整細節
    細節部分可以視當時情況加以修正,最重要是確認中長期目標
    藉著整理中期目標,可以維持每天的熱忱

能不能展現最佳工作成果,關鍵在於是否能確實管理自己的內心

當腦袋或心情一片混亂時,先提筆寫在紙上,便能發揮極大效果

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