為什麼世界頂尖人士都重視這樣的基本功?(二)
讓高盛、哈佛、麥肯錫菁英一生受用的48個工作習慣
戶塚隆將

三、善用時間提升工作效率
21. 無論如何都要提早十分鐘抵達現場
守時可以讓人覺得可靠,遵守基本原則令人覺得安心,更因自我管理及自我要求甚高,而贏得別人的尊敬
必須用客觀的角度審視自己,並且保持自己的步調,實踐自我。其中最基本的就是「遵守時間觀念」
22. 學習哈佛畢業生的週末自我投資法
作者建議
- 二十至二十九歲期間,要專注於眼前的工作
重點為充分休息;並從短期和長期來看待職涯
短期:眼前工作上的表現
長期:三、五、十年後的自我規劃與投資 - 三十至三十九歲期間,要在周末花半天時間充實自己
23. 高盛的上司在上班前一小時所做的事
提早一小時到辦公室,清早是最有效率的,可以思考陷入瓶頸或是需要集中精神的工作
三個重點:
- 大清早不要處理其他雜事,而是用一個小時專注在需要集中精神的工作或想出點子
- 不要在一大早處理郵件,可以趁外出移動或下午工作效率較差時段處理
- 當天的待辦事項需在前一天整理完畢,早上只需確認即可
不要在頭腦最清醒的時候投入機械性作業
24. 建立讓自己隔天一大早全力衝刺的儀式
前一天離開公司前先將檔案一一分類好
在紙上寫下明天的待辦事項,並預先安排好優先順序
25. 新的一週開始前,須確實調整心境
只要觀察一個人在星期一上午的工作態度,便能了解他的實力
星期日晚間須留意的三件事:
- 回想周末歡樂時光
- 確認一星期與星期一當天的待辦事項
確認接下來一星期的工作內容以及明天一整天的待辦事項 - 將鬧鐘訂得比平常早十五分鐘
26. 高盛式優先順序設定法
待辦事項整理法:
- 優先順序
讓自己了解該著手做哪一項 - 完成工作所需的時間
根據時間長短,整理出可以馬上完成以及較費時的工作
依照上述工作分為四類,優先順序高又費時A、優先順序高但可立即完成B、優先順序低但能立即完成C、優先順序低又費時D
順序是評估A→處理B→處理A→處理C→處理D
先處理B是讓自己心情較為輕鬆,再來面對A
四、利用關鍵溝通展現成果
27. 隨身攜帶筆記,以便在三秒之內打開來記錄
作筆記的重點:
- 隨身攜帶筆記本
- 會議或洽談時,最好隨時記筆記
要勤做筆記,等上司交代完後再向他確認
作筆記的意義有三樣:
- 記下備忘事項
- 整理內容
- 讓對方了解自己的理解程度
- 讓對方認為你有意談論重要事情
28. 接下交辦的工作後,須在當場與對方達成共識
接下交辦的工作時,須立刻和指示者達成共識
要確定5W1H(對象、目的、時間、場所、理由、方式)
且在當下和對方討論出大致的雛型
達成共識最簡單的方式是「以之前做過的相同工作為例」
若上司認為之前的工作與他的期望不同,也會提供不同建議
經過兩三回討論即可有相當程度的共識
這種方式可以讓上司對沒有具體概念的內容有一個大致的印象
達成共識需要時間,也許當下上司覺得你是個麻煩的下屬
但這步驟可以有效節省雙方的時間,所以厚臉皮一點,纏著上司達成工作上的共識
29. 接下工作之後,要在五分鐘內立刻處理
接下上司的交辦後,會到座位就要立刻著手處理
如果當下有正在執行的工作也暫時擱置
先用五分鐘處理剛接下來的工作,包括:
- 重新整理上司的交辦
- 擬定工作進度
- 騰出作業時間
- 再接著處理急迫的部分
這五分鐘處理時也許會產生疑問,便可以立即跟上司確認。需要確認的事項越基本、越能降低傷害
初步確認後,接下來就照著工作進度進行,也可以回頭做剛剛做到一半的工作
30. 回信的速度等於你的評價
立刻回信的人不但是為對方著想,也讓自己解決了手邊的一項工作
強的商務人士都是回覆郵件極快,原因:
- 工作效率高的人本身容易嶄露頭角
- 一般認為越專業的人回覆越快
- 公司內部人事考核對於回覆速度快的人評價較高
回覆郵件的三點建議:
- 將回覆的時機當成行銷自己的機會
對方透過你的回覆方式,了解你是甚麼樣的商務人士 - 回覆內容須花時間詳述時,先以簡短回函通知對方
先寄出簡短回函,就能讓對方感到放心,認為你有重視他的郵件 - 需要整理思緒時,先沉澱一晚再回信
若回信內容參雜較多個人情緒,不如先花時間確認再回信
31. 向上司「報連商」須先發制人
報連商:報告、連絡、商量
「先發制人、化被動為主動」是報連商的基本原則
等到上司詢問才報告就太晚了,自己主動報告便能先整理重點,有條不紊地傳達
一般上司工作交辦後,就不想干涉太多細節,為了避免造成下屬太大壓力,也會注意不要一再催促,而是一心期盼屬下自行前來報告
如果當下無法立刻報連商,必須和上司致歉,讓他准許自己晚些報告
32. 將假設納入「報連商」,謹慎求證
「我的想法是○○○,您覺得如何?」
這是謹慎求證型的報連商
向上司報連商,最好能事先準備假設與結論
簡單敘述重點,再整理出支持結論的假設
如果上司有可能意見不同,那麼可以在報連商時納入理由
「我的想法是○○,理由是△△。請問可以照這個方向進行嗎?」
這樣可以省去被上司問為什麼
33. 適時插進上司繁忙的行程裡
繁忙的上司並不會迴避適時插隊的同事和下屬,反而因此對你有好感,給予高度評價
插隊的訣竅有三項:
- 帶著自信插隊
認為對方在等自己報連商 - 隨時做好報連商的準備
必須不時在腦中整理思緒,也讓自己清楚了解目前該做的事 - 開門見山說出重點
參考謹慎求證型的報連商
34. 隔天早上立刻向上司報告進
接下交辦的工作,就算只完成70%,隔天早上也要把握時間報連商
理由有三項:
- 安靜的環境適合執行報連商
大清早的辦公室安靜,最適合執行報連商 - 有充裕時間修正
隔天便報告進度,如果方向有錯也可及早修正 - 超出對方的期望
接下交辦的工作就要立即處理,並以超乎對方期望的速度完成。如此一來,成果也會超出自己想像,形成心態上的良性循環