Reunión de retrospectiva: Actividades de Filtrado, Check-out y Siguientes Pasos (5 de 5)

En el artículo anterior vimos en detalle la actividad principal de la reunión de retrospectiva, en esta ocasión veremos las últimas tres actividades finales de la estructura que vimos en el artículo 2 que son: Filtrado, Check-Out y Siguientes Pasos.

Filtrado

Tal como dice el refrán “Quien mucho abarca poco aprieta”, no es recomendable intentar profundizar en todos los puntos durante la reunión, ya que lo único que se logrará será un listado de problemas sin un plan de acción. Por otro lado, tampoco es recomendable tener un gran listado acciones de mejora si la capacidad para abordarlos y controlarlos es limitada.

Dado lo anterior, cuando la reunión tiene muchos puntos para discutir o las acciones de mejora son demasiadas, es necesario filtrarlas, permitiendo priorizar en lo que podría tener más efecto o valor y así identificar las que “si” serán consideradas. Su efectividad depende de la actividad principal y se recomienda que las acciones de mejora no sean superior a 5. El filtrado se puede realizar priorizando entre todos, o bien con algunas de las siguientes actividades:

  • Punto de votación: Cada participante tiene 5 votos, puede utilizar todos sus votos en un solo ítem o bien distribuirlo. Luego los que tengan más votos serán considerados como discusión o acción de mejora. El tablero “Fun Retro” permite un sistema de votación online donde cada participante tiene un máximo de votos.
  • Votación Más — Menos: Es muy similar a la anterior, donde cada participante tiene 3 votos positivos y 3 votos negativos, lo que le permite definir inmediatamente su postura sobre el tema a discutir. El voto positivo indica que está de acuerdo y el voto negativo en desacuerdo. Los temas que tengan mas votos negativos y positivos será considerados para profundizar.

Check-out

Esta actividad permite identificar si nuestro motor de mejora continua está causando el efecto esperado, para lo cual justo antes que finalice la reunión se podría pedir feedback al los participantes de la reunión. Si apreciamos que el ánimo es bueno, no es necesario realizar ésta actividad por lo que la dejaremos como opcional. A continuación dos actividades que se podrían utilizar:

  • Califícalo Por favor: Actividad que consiste en pedir a cada participante que evalué de 1 a 7 la reunión.
  • Con Feedback rápido de las conversaciones: Votación rápida mediante post-it, donde se deben dejar a la salida de la sala tres grupos de post-it de color donde cada color indica: Bueno, regular y malo. Al salir cada participante debe tomar un post-it de color y dejarla una una caja.

Dependiendo de la votación promedio, se podría pedir al equipo que entregue más detalle de los puntos de mejora de la reunión para luego aplicar en la siguiente.

Siguientes Pasos

¿Que se hará con los hallazgos de la reunión? Para llevar un orden se sugiere llevar una bitácora de reuniones, donde quede registrado al menos las acciones de mejora la cual se debe enviar por email a los participantes. Por otro lado debe quedar claro quien será el encargado de que cada acción de mejora se realice y cual será la fecha comprometida, para lo cual se sugiera realizar una de las siguientes actividades:

  • Quién-Qué-Cuándo Pasos para la Acción: Crear una lista de tareas donde indique claramente Quién / Qué / Cuándo. Es necesario revisar en la siguiente reunión el cumplimiento de las tareas. Considerar incorporar una columna de estado. Se pueden utilizar herramientas como Trello, Fun Retro o un excel.
  • Agregar como tarea al proceso: Para nuestro caso, al utilizar Scrum, las acciones de mejora se pueden agregar al backlog y luego incorporar en el siguiente sprint.

Es importante definir en qué momento del proceso se realizarán la reuniones de retrospectiva para tener visibilidad y asegurar que se ejecuten. Para nuestro caso definiremos las siguientes reuniones:

  • Inicio de proyecto: Reunión del tipo Futurospectiva
  • Fin de cada Sprint: Reunión del tipo Retrospectiva
  • Reunión Mensual: Reunión opcional de Retrospectiva para obtener una mirada global y no solo enfocado en un proyecto, donde además se realizará un control de las reunión realizadas visualizando el nivel de cumplimiento de las acciones de mejora.