当社では、バックオフィス実務はほぼGoogleさんのサービスを活用している。細かな管理に手が回っていないベンチャー、特にBtoBのスタートアップのお役に立てるのでは？と思い、当社のGoogleさんのサービスの活用方法をまとめてみることにしました。
わりと具体的に書いているので、管理業務に困っているベンチャーの方は是非ご覧ください。
いくつか具体的なシートを紹介しますが、目的は、できるだけ手間をかけず、意思決定のための数値を浮き彫りにしていくことです。そのため、最終的にはすべてがつながるように作っています。
業種・業態に合わせて、リバイスしたりファイルを分けたりして活用していただければと思います。
①受注、売上、入金管理（スプレッドシート）
これは案件ごとに、受注金額、受注月、売上計上月、入金月を管理するシートです。
つくりは簡単で、クライアント名、受注金額、受注月、売上月、入金月を横軸で管理し、縦に案件を追加していくだけ。
ポイントは、データを都度更新していくことで、月ごとの「受注高」「売上高」「入金額」が別シートに自動に集計されるようにしておくことです。SUMPRODUCT関数をいじると簡単にできます。
② 案件、売上原価、出金管理（スプレッドシート）
これは案件ごとに原価、原価計上月、出金月を管理するシートです。これもつくりは簡単でクライアント名、支払先、原価、原価計上月、出金月を横軸で管理し、縦に案件を追加していくだけ。支払先が複数ある場合は支払先、原価、原価計上月、出金月のレコードをもう一つ作っておく必要があります。
こちらも、データを都度更新していくことで、月ごとの「計上原価」「出金額」が別シートに自動に集計されるようにしておくことが重要です。そしてこれもSUMPRODUCT関数を活用します。
①と同様、業種によって集計する材料が異なると思うので、下記をリバイスして活用していただければと思います。
③〜⑤ 従業員人件費、外注人件費、人件費以外の経費のまとめシート（スプレッドシート）
これらは、売上原価に当たらない販売費および一般管理費をまとめるシート。作りは簡単で、勘定科目や費用のジャンル、金額、計上月、出金月を横軸に記載し、すべての販売費、および一般管理費をざっと書き出しておく。
こちらも、都度更新していくと、月ごとに、勘定科目や費用ジャンルなどで別シートに集計されるように作りましょう。またこれもSUMPRODUCT関数を使います。
⑥未来のPL、未来のCF（未来の損益計算書、未来のキャッシュフロー計算書）
このシートのポイントは一切更新しなくていいようなつくりにしておくこと。つまり、①、②、③、④、⑤のシートを更新していくことで、それが集計され、このPL、CFに反映されるようにすることです。
この未来のPLシートCFシート自体を更新しなくても、実務の中で、①②③④⑤を更新していけば常に最新の状態で仕上がります。
これにより、
『◯◯の費用が売上に対して膨らんできているので、ここはこのパーセンテージを保つようにしよう』
『この価格設定だと、◯回は最低でも売らないといけない』
『1社あたりの平均売価をあげるほうが、量を販売するより現実的』
『営業活動のキャッシュフローが下振れ始めているから支払いサイトを調整しよう』
『次のファイナンスは○月を目標に動こう』
といった動きがすぐにできるようになります。また、①～⑤をそれぞれの担当が更新していく仕組みさえ作ってしまえば、⑥のシートを見るだけで、財務課題をわりと正確に把握できるようになるのでオススメです。
管理実務に困っているベンチャーの方々、いろんなクラウドのツールを入れたけど、なんとなく自社にフィットしないという方。いらっしゃれば是非ご活用くださいませ。
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