誰適合閱讀這篇文章：
常常主持或參與會議的人
看完這篇的預期收穫：
獲得一些提升會議效率的概念跟方法
「 不要把決策型會議用發想型會議來開！」
會議大體上有分兩種：決策型會議及發想型會議。然而正如上述，有太多的決策會議因為與會者未事先做足功課，導致開會當下才進行各種發想。不只難以聚焦，更是大大降低開會的效率及決策品質。倘若各參與者無法精煉的表達及詮釋自己的想法，恐怕讓無止盡的開會成為大家痛苦的回憶。
或許大家會感到納悶：開會不就是拿來想事情的嗎？不拿來想那開會是幹嘛用的？透過下面的例子，我想和大家分享參與一場決策型的會議，我們在會前及會中能做什麼事。
假設我們接到了一個命題：提升此品牌在其受眾中的知名度。
如果決策型的會議變調成發想用的會議，常常出現以下的場景：
小璇：我覺得透過官網持續發文章是個好辦法！總不能別人想找品牌結果找不到吧？
此時，小愷一副很瞭解網站地跳出來說，有了官網雖然可以針對網站下廣告，但網站開發要成本，受眾也不會沒事搜尋這個品牌吧！
接著，Medium 的愛好者小玉忍不住加入戰局，覺得 Medium作為一個內容策展平台，既不用開發成本，又會主動推播新文章給追蹤者，唯一支持用Medium幫品牌打知名度！
最後，滿腹詩書的小高，突然靈光乍現：開個 Line官方帳號不也可以主動推播訊息嗎？雖然不太清楚大家為什麼要追蹤此品牌的帳號，但至少 Line 是我們常用的軟體。
這個場景我們再熟悉不過，與會者百花齊放，卻難以取得共識。開會時間一拉長，大家的專注度也跟著下降，而這樣的討論就像是發想式的會議。
如果是高效率的決策會議，那麼小璇、小愷、小玉跟小高必須在開會前各自準備以下的劇本：
為了提高此品牌在受眾間的知名度，我認為用＿＿＿＿＿管道和受眾接觸較為合適，因為此管道有＿＿＿＿＿的優勢，或許透過＿＿＿＿＿誘因，能提高受眾與品牌的互動，但此管道也有＿＿＿＿＿的劣勢，伴隨誘因可能會有＿＿＿＿＿的風險，可能需要透過＿＿＿＿＿來解決等等。
各自帶著一個版本，大家在討論時較能聚焦，原提案者也更能優化原本的提案。
至此，我們做個小結，開會是用來決定針對某一命題，用 A 方案、B 方案還是綜合兩者的 C 方案較能有效回應命題，而不是到了開會現場才在想有什麼可能的解決方案。開會前請先做功課，不要浪費彼此的生命。
行文至此，各位優秀的看倌可能會有以下三個疑問：
（一）要大家先準備方案，命題的設定感覺也很重要，有什麼設定命題的建議嗎？
（二）若各方案看起來都能有效回應命題，那要如何做決策？
（三）開會前要先做功課，那要做到什麼程度才夠？
（一）要大家先準備方案，命題的設定感覺也很重要，有什麼設定命題的建議嗎？
以下我將舉幾個好的命題範例，配上幾個錯誤示範，接著提出出好命題具有的三個共通點，最後也會概要式的說明為什麼這些共通點對於討論的聚焦有所幫助。
兩個好的範例：
1. 如何提高店內營業額？
2. 如何提高核心會員參與實體活動的頻率？
兩個錯誤示範：
1. 為何營業狀況不升反跌？
2. 怎麼讓核心會員想參加我們辦的活動？
從以上兩組例子的對照，大家有觀察出什麼差異嗎？
我認為好的命題通常具備以下三個特性：
1. 命題具有清楚的動詞，像是提高、降低等等，而不是改善、優化、制度化此類相對抽象的動詞。當命題中具有具體的動詞時，大家較能提出具體的行動方案，也較有機會回應命題。反之，命題若是抽象，大家便需要多花時間統一大家對於命題的認知及想像，而在這般抽象的討論時，常常更會因為定義及事例的交錯討論越趨發散。
2. 命題簡潔明瞭、大家看到命題後具有共同想像。過去看過一些命題，有些具有深澀的專有名詞，有些則是語意模糊、抽象（像是營業狀況、轉換率、知名度等等），皆容易導致一個命題，與會的人各自解讀的窘境。
3. 能夠數字化地舉出命題的預期結果。這句較難看懂，同樣舉上述的例子，當命題是提高店內營業額時，數字化的預期結果像是下個月的店內營收增加十萬元；若命題是為何營業狀況不升反跌，命題的預期結果便不那麼清楚。大家可能會先討論何謂營業狀況，爾後東南西北的提出各類營業相關的數字等等。至於另外一個例子，若命題是提高核心會員參與活動的頻率，預期結果像是讓參與頻率從每月一次提高的每月兩次；當命題是如何讓核心會員想參加我們的活動時，可能就會討論活動各式優缺點及會員的特性等等。
必須要說明的是，並非抽象式、定義式的命題就絕對不好、不能出現，而是在多數狀況中，當我們有個命題兼具了具體、簡潔明瞭、可數字化預期結果時，整體的討論較能有個主軸，並依此主軸產生具體的行動方案。
之後，不妨就用是否具體、是否簡潔明瞭、預期結果是否可數字化來檢視看看開會中想討論的命題吧！
（二）若各方案看起來都能有效回應命題，那要如何做決策？
哎，這實在是一門博大精深的學問，礙於篇幅容我不再這裡多做說明。
（三）：做功課要做到什麼程度才夠？
怎麼樣叫做準備充分？我認為：如果最後會議沒有開成，你也有把握用自己提的方案直接執行，且成效不至於太差，這樣的方案就叫完整。
因此，回到文章開頭的例子，若我們想要增加一品牌在受眾中的知名度，完整的準備方案或許就要包含：用什麼管道觸及受眾、和其他管道的優劣勢比較、用什麼誘因吸引他們持續關注品牌、這樣的誘因是否有風險等等，若能準備到這樣，或許聽眾便會覺得，再補一些細節，這個方案就可以直接run了，而這就是我對於準備充足的標準。
希望你看完這篇完章後，能帶走以下三個結論，為未來的決策會議做準備：
1. 設定會議的討論題目時，檢視題目是否有具體的動詞、是否簡潔明瞭、是否能數字化預期結果。
2. 在開會前針對題目準備好一個方案，這個方案要完整到倘若會議沒開成，你的方案拿來用也不會太差。
3. 與會者的時間及注意力都很珍貴，請做好上述準備免得互相傷害、互相浪費生命。
讀完概念篇，是不是該來學一些實踐的方式呢？
