如何做好一個專案？
誰適合讀這篇文章？
1.新手專案經理（我自己是只當過一次專案經理的專案菜鳥）
2.專案經理的導師
看完這篇文章後：
1.新手專案經理能減少犯錯的次數，間接放大專案影響力
2.專案經理的導師導師能更了解新手可能會犯的錯，可以多加留意是否有類似狀況
從前年秋天加入180 Degrees Consulting、去年寒假開始做專案到今年春天修習台大解決問題理論與實務（Critical Thinking and Problem Solving），前前後後我參與了四個專案。透過這篇文章我想把過去曾犯的錯誤以及犯錯後的反思做一些整理及記錄，期望能成為自己往後做專案的養分，而如果可以的話，也希望對看到這篇文章的你有些幫助。
為什麼需要這篇文章？
我認為好的專案管理技巧能夠讓專案過程進行得更順利，並提高讓客戶買單及執行專案團隊提案的機率。專案進行的順利並且讓客戶買單這兩項要素綜合在一起，便能讓專案發揮較大的影響力。而這篇文章接下來談的內容便是如何擴大專案影響力的一些小技巧。
依照不太MECE的架構，我把想要分享的技巧做一些分類。包含（一）專案的時程管理技巧（二）時程外的其他專案管理技巧（三）與客戶的有效溝通方式這三大類做分享，並在分享的過程中盡可能搭配一些例子，讓大家在覺得我怎麼可以做這麼多蠢事前有一些些的收穫。
好了，廢話不多說，直接進入正題 :
（一） 專案的時程管理技巧
時程管理被我單獨拉出來是因為這算是我在當專案經理（以下簡稱PM）的過程中表現最弱的一塊，同時也是對於過去比較缺乏時間安排習慣的人在跨入PM的身分時容易遇到的挑戰。
技巧1． 抓時間時用預期完成所需時間的兩倍做估算
先用一個情境做暖身：現在是下午四點，PM分配了一項任務給成員A，而A預期他花兩個小時可以完成（也就是晚間六點），加上PM做一些review及微調的時間約莫一小時，於是PM跟專案導師約定七點時做討論，一切看似都在掌控之中。
一個再熟悉不過的後續：因為A在過程中遇到了一些困難，以致於在六點時跟PM哭訴說他還需要多半小時，而在六點半時PM赫然發現A交出的東西跟w他預期的有所差距，因此趕緊跟專案導師改約八點做討論。好巧不巧，專案導師原先想說八點可以討論完畢於是排了其他事情。
針對上面的情況，我們可以怎麼做？
如果你是Ａ，你可以跟PM說，做這件事需要兩小時，但保險一點抓，約莫四小時後（晚上八點）。如果你是PM，你可能想說不太確定要修的東西多不多，平常花一小時review，保險一點抓兩個小時好了。在這個情況PM可以跟專案導師約晚上十點。這樣子失控的機率是不是就降低了呢？
說完了可以怎麼做後也簡單分享關於為什麼會趕不上死線我歸類的三個原因：
a.PM以為自己已經清楚交代任務的目標要長怎樣，但有可能PM沒有講清楚。
b.專案成員未能準確接收（理解任務的內容和目標和PM有差距）。
c.專案成員較常把做完任務當成目的，因為角色的關係較難像專案經理習慣會以客戶的觀感做review，以致於成員交出來的成果和專案經理的期待有落差，拉長了PM在review的時間。
針對上面這三個原因的解法，我認為c是最難的，或許PM在專案的前期能針對成員交出的成果可以多以客戶的角度去做提問，讓成員慢慢的內化及習慣這種思考角度。至於b及a，PM能在交付任務前多想像一下這個任務可能的作法，至於成員則可以在聽到任務後口頭和PM確認任務的需求及目標。
當上面abc的情況漸入佳境後我們預估的時間也許就可以慢慢的從預估工時的兩倍變成1.5倍，甚至是1.33倍。
技巧2．讓可以同時進行的事項同時前進，減少專案團隊及客戶的空窗時間
這邊舉幾個我過去的經驗當例子：
a.一直等到訪綱擬得很完整後才請客戶協助約受訪者，在客戶告知受訪者及團隊和受訪者約訪談時間的這10天趨近於乾等。
b.在期中報告準備得差不多後才寄信和客戶約報告時間，接著因為客戶漏看信於是五天後團隊才用電話約成客戶七天後的報告時間。
相信大家看了上面的例子應該都清楚該怎麼做，我就不再霸占大家的眼球了。
看完這篇文章後希望你能帶走以下三件事：
1.抓預估時間時從原本完成時間的兩倍開始
2.PM刺激專案成員客戶方的思維，專案成員主動和PM確認聽到的任務
3.別讓可以同時進行的事情有先後順序
呼~終於寫完了專案管理的第一篇，如果你還有興趣了解更多專案管理技巧的話，歡迎瀏覽關於專案管理的八個小技巧（下）唷！
