نظر به اینکه عدم تغییر محل دفاتر می تواند به ارائه خدمات مناسب و پایدار به مشتریان منجر شود، جهت تحقق این هدف شهرداری تهران می تواند در صورت امکان براساس ضوابط خود فضای فیزیکی مورد نیاز دفاتر را از طریق شهرداریهای مناطق و مؤسسه فناوران، پس از تایید صلاحیت متقاضیان، به صورت استیجاری به آنان واگذار نماید.

در صورتیکه شهردرای نتواند فضای مناسب موردنظر را در مناطق تامین نماید متقاضی می بایست ملک تحت تملک خود را جهت بررسی به مؤسسه فناوران معرفی نماید بدیهی است در این حالت کلیه مجوزهای لازم از طریق متقاضی اخذ می گردد.

الف) محل استقرار دفاتر خدمات الکترونیک شهری باید دارای شرایط ذیل باشد:

۱- حداقل دارای ۱۰۰ متر مربع مساحت در محیط تجاری و اداری بوده و الزاماً در طبقه همکف یا

روی همکف قرار داشته باشد.

۲- فضای داخلی و نمای خارجی متناسب و مطابق با استانداردهای اعلام شده از سوی مؤسسه باشد.

۳- تقسیم فضا به گونه ای باشد که حداقل ۵۰ درصد از آن به مشتری اختصاص داشته باشد.

۴- دارای تاسیسات بهداشتی، تهویه و تجهیزات سرمایشی و گرمایش مناسب باشد.

۵- فضای درونی از قابلیت انعطاف و تغییرپذیری آسان به منظور پارتیشن بندی و دکوراسیون

برخوردار باشد.

ب) استاندارهای محل استقرار دفاتر خدمات الکترونیک شهری و تجهیزات آن :

۱- دکوراسیون مناسب همراه با نصب کانتر و تهیه صندلی مناسب کارکنان

۲- صندلی مناسب جهت استفاده مراجعین در زمان انتظار

۳- کامپیوتر به تعداد کارشناسان

۴- حداقل یک دستگاه اسکنر، دو دستگاه پرینتر لیزری و دو دستگاه پرینتر سوزنی

۵- تجهیزات و ملزومات مورد نیاز آشپزخانه از قبیل گاز، یخچال و…

۶- نصب تابلو مناسب در سر در ورودی جهت شناسایی ساختمان و تابلو اعلام نرخ خدمات در محل مناسب دید مشتری در داخلی دفتر.

۷- مبلمان اداری، گاوصندوق، فایلهای ایمنی رمز دار ۴ کشویی.

۸- تجهیزات تخصصی به شرح دستورالعمل های فنی که از سوی مؤسسه ابلاغ خواهد شد.