Je wordt gillend gek, maar P&O doet niks

Stel, er is een verbluffend simpele techniek om te midden van de groeiende chaos je rust te bewaren. Eén die velen over het hoofd lijken te zien. Zou je daar dan meer over willen weten?

Photo by Kat Jayne from Pexels

Neem bijvoorbeeld een groot ziekenhuis in een land hier niet ver vandaan. Een jaar eerder gefuseerd, nu meerdere reorganisaties gehad en onder druk komen te staan door negatieve publiciteit. Gekoppeld aan een toenemende bureaucratie, onder andere door nieuwe privacy-wetgeving. Meer moeten doen met minder middelen, efficiënter (sneller) opereren, (meer) winst moeten maken. Een nieuw IT-systeem waar je horendol van wordt. En geen nieuwe mensen kunnen krijgen, terwijl er bij bosjes vertrekken of opbranden. Pfff, zou je hier zelf niet uit willen stappen? Het zinkende schip willen verlaten?

Als je denkt dat dit alleen over de zorgsector gaat, heb je het mis. Die schaalvergroting, het steeds meer moeten concurreren met alles en iedereen, overgenomen en uitbesteed worden en daardoor ineens boventallig zijn, meer regels, maar toch “wendbaarder” moeten worden. Dat zie je nu bijna overal, ook in sectoren waar we het niet zo gewend waren: het onderwijs, gemeenten, de politie, het gevangeniswezen. Blijkbaar nodig in de perceptie van vaak onzichtbare figuren ergens hoog in de boom, maar voor de sowieso al hardwerkende gewone medewerker vaak onbegrijpelijk en pijnlijk.

Bron: CBS Statline

En dit alles draagt flink bij aan een zorgwekkende trend: we werken met zijn allen steeds meer over. Kijk maar eens naar cijfers van het CBS. In de periode 2007–2017 is het percentage mensen dat overwerkt gestegen van 62% naar 66%. Dit is een relatief langzame stijging, dus hebben we het vaak niet door. We gaan het normaal vinden. Opvallend genoeg is de stijging voor mensen met een vaste arbeidsrelatie het sterkst: van 67% naar 72%. Deze cijfers worden mooi geïllustreerd door dit recente onderzoek, waaruit blijkt dat een derde van de leidinggevenden verwacht dat hun medewerkers ook buiten werktijd nog antwoorden op een berichtje of e-mail. Daarbij helpt het niet mee dat we allemaal heilig geloven dat harder werken ons productiever maakt (lees dit maar eens). En dat ruim de helft van ons zelf niet bijtijds grenzen aan durft te geven, zoals uit een ander onderzoek blijkt.

En P&O-ers dan? Die voelen zich steeds ongemakkelijker omdat ze weinig invloed hebben op bovengenoemde trends en beslissingen maar toch het vaak onuitgesproken verwijt van collega’s voelen: “je ziet toch dat dit ons nekt, waarom doe je dan niks? Waarom verstop je je achter je veilige en vertrouwde HR-processen?! Je besteedt al je tijd aan werven, beoordelen, arbeidsvoorwaarden en juridisch geblaat (privacy, gelijke behandeling etc). Doe iets! Help ons!” Maar aan de andere kant voel je je zelf beknot, met een afnemende regelruimte.

Doe jij als P&O-er genoeg ? Waarom verstop je je?

Je ziet ook een tweedeling ontstaan: de gecentraliseerde HR-divisie die “het beleid” bepaalt, de regels maakt en beslist over de te gebruiken systemen. En die in toenemende mate vervreemd raakt van de werkvloer. Versus de mensgerichte personeelsmanager in de divisie of afdeling, tussen twee vuren. Die de richtlijnen van P&O Centraal moet uitvoeren maar ook bedolven wordt onder klachten (of erger nog: blikken die doden) van de mensen waar we het over hebben. Doe jij als P&O-er genoeg om je collega’s te beschermen?


Terug naar het probleem: er worden steeds meer werkeisen aan ons gesteld. Je zit vaak al helemaal klem, maar voelt duidelijk de druk om toch “ja” te zeggen tegen iets nieuws. Je wilt een teamspeler zijn. Het is ook wel een beetje de tijd: we leven in een yes-cultuur waarin je wordt geacht je in te zetten voor “wat nodig is”. En daarin past “nee” zeggen gewoon slecht. Dan word je als negatief, obstructief, lui, lastig of incompetent weggezet.

Maar toch zie je dat hier heel verschillend mee wordt omgegaan, en dit is ook meteen het begin van een oplossing: het ene team gaat er aan onderdoor, met meer conflicten, steeds hogere verzuimcijfers, en een toenemend verloop. Terwijl elders in de organisatie wordt doorgepakt. En nu bedoel ik niet een tandje bijschakelen en blijven spartelen om niet te verzuipen. Nee, het gaat hier juist om een reflectief moment: “OK, dit gaat zo niet lukken. Wat doen we?

Dit vergt lef. Eigenlijk is het juist laf om mokkend, zeurend en hijgend mee te rennen. En te klagen om te overleven. Hoezo lef? Nou, gewoon de facts facen en bij sommige punten zeggen “maar dit gaan we toch op onze eigen manier doen”. Tuurlijk komt er dan tegengas. Maar het gaat er nou juist om dat je dit niet uit de weg gaat. En als een judoka behendig gebruik maakt van dat tegengas, zodat het bespreekbaar wordt. Hoe? Door een klein beetje in opstand te komen.

Je moet wel je battles kiezen en niet tegen alles in gaan. Dan krijg je bonje. Kies om te beginnen eens 1 ding waarvan jij absoluut het nut niet inziet maar wat je wel enorm veel extra stress oplevert. Stuurt je baas je ‘s avonds steeds e-mails en verwacht hij de volgende ochtend meteen antwoord? Worden vergaderingen steevast om 4 uur gepland terwijl jij om half 5 weg moet om je kind op tijd op te halen? Moet je als afdeling je weekrapporten invullen in een onmogelijk, nieuw IT-systeem wat steeds vastloopt en het hele idee achter dat rapporteren (reflectie en communicatie over hoe het gaat) frustreert? Zeg dan gewoon “nee”. Duidelijk en beargumenteerd. Vooral dat laatste. Ik heb het dus niet over iets wat je in een opwelling en met een verongelijkt gezicht doet. Dan explodeert het. Nee, je doet dit rustig, weloverwogen en standvastig.

Het zijn namelijk vaak dingen die heel normaal zouden moeten zijn. En dat ook inderdaad zijn in een andere context. Denk bijvoorbeeld maar eens aan de Franse ban op e-mails na werktijd. Je hebt het recht om aan het eind van de werkdag je werk “uit te zetten”. Een goede werkgever zou zelfs zeggen: plicht! “Ja, dat doen alleen die Fransen” zeg je? Nope: ook Duitsers, Belgen en zelfs Amerikanen.

Non-negotiable: iets waarvan je niet afwijkt omdat het veel invloed heeft op jou en je functioneren en omdat het gewoon heel redelijk is

We noemen zoiets een non-negotiable rule, iets waarvan je niet afwijkt omdat het veel invloed op jou en je functioneren heeft en omdat het gewoon heel redelijk is (zoals niet gebeld worden door je baas als je vrij bent). Iedereen zou het recht moeten hebben op ten minste één zo’n non-negotiable, die door alle collega’s expliciet wordt gerespecteerd. In de praktijk blijkt zoiets simpels als dit te beschermen tegen het gevoel overweldigd te worden door je werk. Dit komt doordat het je een bepaalde controle geeft en zodoende een zekere mate van autonomie, een belangrijke hulpbron. Het gezaghebbende Job Demands-Resources model geeft hiervoor een verklaring.


Het is eigenlijk vrij simpel, al lijkt het dat nooit omdat je van binnen inmiddels kookt. Het gaat erom dat je een waterdichte business case uiteenzet. Dat is de taal waarmee jou de noodzaak van al die stress-toevoegende maatregelen wordt gepresenteerd. Een koekje van eigen deeg dus. Maar dan wel constructief. Opdat er (hopelijk) een open debat ontstaat in de directie en de rest van de organisatie. En je ongetwijfeld ook hieronder lijdende collega’s in andere afdelingen er ook mee geholpen worden. Wat als je genegeerd wordt? Of erger? Dan weet je meteen dat het tijd is om heel snel rond te gaan kijken. Krappe arbeidsmarkt, you know.

Hoe ziet zo’n business case er dan uit? Hier zijn wat dingen die je in je argumentatie kunt meenemen:

  • Als ik de komende drie weken in het weekend moet werken, ben ik tijdens “werkdagen” minder uitgerust.
  • Daardoor kom ik ‘s ochtends minder snel op gang (citeer hierbij bijvoorbeeld dit onderzoek) en raak ik achter op schema. Ik ga hiervoor s’ middags compenseren door sneller te gaan werken en te multitasken.
  • Hierdoor maak ik meer fouten en neem ik slechtere beslissingen (citeer nu dit). Dit kost meer productiviteit dan dat het oplevert.

Het beste werkt dit als je wat voorbeelden hebt van wat er in het verleden mis is gegaan. Ook helpt het als je dit samen met je collega’s doet, of nog beter: als team. Je kunt hierbij allerlei onderzoek op het gebied van werkeisen, hulpbronnen, uitputting, productiviteit, verzuim en personeelsverloop gebruiken. Niet om je hakken in het zand te zetten, maar om een constructieve discussie op gang te brengen die uiteindelijk (ook) tot betere resultaten leidt. Je kunt deze site als beginpunt gebruiken.

Welkom op onze afdeling! We helpen je graag en snel. Maar wel tot 16.30 :)

Je moet zo’n business case overigens wel goed communiceren, anders wordt er niet naar je geluisterd en werkt het misschien wel averechts. Dit communiceren kan op een actieve en passieve wijze en van beide zijn er mooie voorbeelden. Een actieve manier is bijvoorbeeld het ophangen van een mooi uitgeprinte team-non-negotiable in grote letters, bij de lift of op de afdeling. En iedere keer als er een iemand van een andere afdeling (of beter nog: een directielid) op bezoek is en er naar vraagt, vertellen jullie je verhaal. En gek genoeg werkt dit altijd positief. Er is begrip voor, en het zet mensen zeker aan het denken. De “passieve” manier zit hem in het inzetten en toelichten van de non-negotiable in gevallen waarin dat nodig is, bijvoorbeeld door een onredelijke nieuwe eis van bovenaf.

Mocht je nu van plan zijn om, alleen of met je collega’s, een non-negotiable te gaan formuleren, houd dan wel in de gaten dat er een paar regels zijn:

  1. Het mogen er niet te veel zijn! Het beste is één, twee kan nog maar méér non-negotiables formuleren gaat ten koste van de effectiviteit ervan.
  2. Eenzijdig geformuleerde non-negotiables op individueel niveau werken niet: je collega’s moeten ze eerst wel accepteren. Het liefst openlijk.
  3. Ze moeten duidelijk gecommuniceerd worden, inclusief het waarom. Hoe meer het om de inhoud gaat, en hoe minder over de rauwe emotie, hoe beter.
  4. Als je één keer toegeeft (“OK, voor dit project wil ik wel een uitzondering maken, maar alleen deze keer, hoor!”), werken ze niet meer.

Je vraagt je misschien af hoe het dan in dat ziekenhuis van hierboven gegaan is? In een bepaalde divisie besloten ze op een gegeven moment dat ze wat meer ruimte voor zichzelf gingen creëren. Ze spraken met elkaar af dat iedereen vanaf dat moment het recht had om 1 non-negotiable te formuleren, die door alle collega’s gerespecteerd zou worden.

Zo zei de één dat ze vanaf nu na half vijf niet meer aan het editen van documenten van collega’s begint. En een ander gaf te kennen dat hij voortaan in het weekend de telefoon niet meer opneemt voor werk. Met behulp van een creatieve groepsoefening werd van al deze regels een team-non-negotiable gesmeed, die men met hand en tand zou gaan verdedigen: de wekelijkse capaciteitsplanning zou voortaan gewoon weer in Excel worden aangeleverd, en niet in dat onmogelijke nieuwe gedrocht van een personeelssysteem. Hiertoe werd gezamenlijk alvast een sterke case in elkaar gezet, samen met het divisie-management. Dit laatste (steun van de directe leidinggevenden) is trouwens een belangrijke succesfactor.

Ik zou je willen aanmoedigen om het gewoon eens een keer te proberen. In mijn ervaring zijn mensen vaak verbaasd dat er zo veel begrip voor zo’n actie is. Als je bang bent dat je te boek komt te staan als een onredelijk en over-assertief persoon, dan is dat niet nodig: de kans is groot dat je dit probleem overschat. Lees dit maar eens.

Tegen P&O-ers zou ik willen zeggen: sta eens even stil tijdens je obsessieve rat-race om de beste mensen te werven. Terwijl je van gekkigheid niet meer weet wat je moet doen om ze binnen te hengelen. En stop nou eens met het uitwerken van het volgende performance management systeem, of met het organiseren van monster-trainingsprogramma’s “Functioneringsgesprekken voeren”. Doe je ogen open! Als jij niks doet, gaan er teveel mensen aan onderdoor! Het is jouw taak om het initiatief te nemen en mensen te helpen zich beter te wapenen tegen de almaar groeiende werkdruk-gekte. Want als we zo door gaan, dan kunnen we al die mooie ambities omtrent werkgeluk en bevlogenheid wel vergeten.

Wil je meer voorbeelden van manieren om wat ruimte te creëren voor jezelf?

Zoals je ziet, hoeft het helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Er zijn volop simpele, praktische manieren om je dagelijks werk tot een betere ervaring te maken. En om anderen hiermee te helpen. Maar die werken niet allemaal meteen de eerste keer, en ook niet bij iedereen op dezelfde wijze. En daarom is het belangrijk dat je met anderen ervaringen uitwisselt. Soms is het daarbij prettig als je een beetje inspiratie kan krijgen, een zetje in de goeie richting. Klik daarom eens op deze link. Daarachter vind je informatie over de Cup of Flow serie: 4 bijeenkomsten aan het begin van de ochtend over thema’s zoals die hierboven beschreven. Met de nieuwste ontwikkelingen uit wetenschappelijke hoek (we weten nu veel meer dan een aantal jaar terug!) en vele voorbeelden uit de praktijk.

Lees nu meer informatie over de Cup of Flow