Moet ik hier echt bij zitten?
Maak vergaderingen minder stressvol en effectiever (en leuker!)

Met al die boeken, onderzoeken, trainingen, blogs, tips en hints, is het toch verwonderlijk hoe ontzettend veel slechte vergaderingen er nog steeds worden gehouden: ze duren vaak veel te lang, verzanden in geleuter, en achteraf is er verwarring over wat er eigenlijk besloten werd.
“Nee, dat was niet wat we afgesproken hebben! We zouden eerst een week testen en dan pas naar fase 2 gaan”.
Vaak vinden mensen vergaderingen ook oersaai, terwijl managers klagen over het niet op tijd komen en over mensen die constant in hun laptop of smartphone zitten te loeren en dus niet opletten. Om over de flauwe grappen en foute opmerkingen nog maar te zwijgen.
Natuurlijk zijn er uitzonderingen. In sommige organisaties gaat het best goed: vergaderingen zijn daar kort en efficiënt, er is een duidelijke agenda en de voorzitter houdt daar ook aan vast. Iedereen die wil kan zijn zegje doen, er worden conclusies getrokken en afspraken worden opgeschreven en later voor commentaar en akkoord rondgestuurd.
Maar toch is het ook in dat soort organisaties lastig om gezamenlijk een ingewikkelde, belangrijke beslissing te nemen. Waarom? Omdat dit vaak stress met zich meebrengt en daar kunnen de meeste teams moeilijk mee omgaan. Als er echt iets op het spel staat, gaat vaak ineens de agenda het raam uit, is de voorzitter de regie kwijt en lopen de emoties soms hoog op. Met als gevolg dat het uitloopt, er geen (duidelijke) beslissing komt en iedereen met hoofdpijn weer aan het werk gaat.
En dat is jammer. Vooral omdat dat helemaal niet nodig is.
Wat kun je er aan doen? Het begint allemaal bij het besef dat vergaderingen vaak slechte ervaringen opleveren. Als je je enorm verveelt, je zit op te vreten door de stompzinnigheid van de discussie, of hem juist knijpt omdat je je mening niet durft te verdedigen tegenover een iets te dominante collega, gebruik je niet je volledige kennis en vaardigheden om aan een goede besluitvorming bij te dragen.
Die ervaringen moeten dus verbeterd worden. Als iedereen zich goed voelt tijdens een vergadering, worden er betere besluiten genomen. Zo simpel is het.
Hoe je ervaringen verbetert? Door ze te designen. Dat doe je aan de hand van design-technieken, die de aandacht trekken (en daardoor afleiden van storende gedachten), deze vasthouden en focussen op het te behalen resultaat (de beslissing).
Voorbeeldje: een jonge, dynamische organisatie was toe aan een naamsverandering. Het team, bestaande uit zeven personen, had geen goede ervaringen met uit de hand gelopen discussies tussen een stuk of wat nogal koppige teamleden. Iedereen had een aantal mogelijke nieuwe namen geopperd, waardoor er een shortlist (nou ja, short) van 50 namen was ontstaan. Er stond een vergadering gepland om te proberen die lijst terug te brengen tot drie à vier namen. De avond van tevoren belt Jan, de leider van het spul, me op en legt me het probleem uit.
“Dit gaat hem niet worden, ben ik bang. Dat wordt een debat van een halve dag zonder resultaat en je hebt kans dat het op een knallende ruzie uitloopt”.
Samen bedachten we een oplossing op basis van een design-techniek die narrative wordt genoemd. Het komt erop neer dat je een verhaal gebruikt om een activiteit (de vergadering dus) te structureren. In dit geval gebruikten van het Eurovisie Songfestival als narrative. Waarom? Omdat er overeenkomsten zijn tussen dit evenement dat iedereen kent en de geplande vergadering, namelijk: je hebt een behoorlijk aantal kandidaten (landen, liedjes, nieuwe namen voor je bedrijf), waaruit een winnaar moet worden gekozen door een aantal beslissers (inbellende kijkers of teamleden).

Toen de teamleden de volgende ochtend op kantoor kwamen, werd hun aandacht meteen getrokken door een levensgrote aankondiging op het scherm in de vergaderruimte:
Welcome to the Eurovision Brand Contest!
Gegrinnik alom en vooral nieuwsgierigheid. In plaats van de druk op te voeren door het belang van de vergadering te benadrukken, legt Jan uit dat er gestemd gaat worden zoals dat bij het songfestival gebeurt: douze points, 10, 8 enz… Allereerst werden de kandidaat-namen gekoppeld aan een land: Reucy was Frankrijk, Revicate Italië en iedereen vond dat Reskin duidelijk Rusland was. Het nut hiervan? Op een luchtige manier alle 50 nog eens de revue laten passeren en eenieders aandacht volledig op de narrative richten.
“Gaan we nu ook bellen?” werd er gevraagd. Natuurlijk gaan we bellen! Good evening, London, can I have your votes? Op basis van alle votes werd een totaalscore berekend en zo zou er een top-3 onstaan. Op zich duidelijk (en leuk omdat teamlid Tim, die in India heeft gewoond, zijn votes met een hilarisch accent “doorgaf”), maar er ontbrak nog iets.
Een narrative alleen houdt vaak de aandacht niet vast. Er moest nog een challenge bij. Hier hadden we op geanticipeerd door iedereen vooraf te vragen een winnaar te voorspellen. Wie het dichtste bij kwam, zou een vierde kandidaat aan de top-3 mogen toevoegen. Geloof het of niet, maar deze wijziging zorgde ervoor dat de vergadering meer leek op een spannend potje Risk of Kolonisten van Catan dan op een heftige discussie. En geen onvertogen woord over de uitslag: die werd geaccepteerd omdat alles volgens de “regels” was verlopen.
Het resultaat: het geheel duurde nog geen 50 minuten, een duidelijke beslissing waar niet tegen geprotesteerd werd en iedereen ging met een grijns om de mond weer richting andere taken.
Te speels? Dan doe je het toch lekker op de oude, serieuze manier. Stropdasje, mantelpakje, powerpointje, puntje één… Succes! En veel plezier ook!