Presentation 其實唔難 — PPT 實用格式篇
上回說到做PPT 的一些基本原則,其實就是要先清楚知道你想透過這張投影片說甚麼故事,然後再按照觀眾的需要調整。
筆者發現,很多PPT 新手有兩個常見問題,第一就是即使自己很熟悉演講的內容,卻還是沒法清楚的將前文後理交待,這時候你缺乏的就是說故事的框架;而第二個問題就是胡亂使用格式,將內容強行塞進不合適的框架裏面,破壞了故事的結構。
好的結構是成功的一半
筆者自己不是美術設計出身,做不出美倫美奐的簡報,但話說回來,在追求效率的商業世界,PPT 美術加工倒是次要,但求實用和清晰表達訊息,所以準備了一些實用簡潔的排版給大家參考。
1. 對比
第一個方法是將版面垂直分割成兩至三欄 (column),這種方法適合用來對比、並排比較或表示進展。
常見的謬誤是將毫無關連的幾件事塞進同一張投影片,這樣的壞處是令你的內容顯得結構鬆散,而且解說也不流暢。
正確做法是不同column 裏的內容必須有一定程度上的關係,例如是同一事件的正反兩面、前後比較或者發展過程等等,以下有兩個例子。
這張投影片用兩個columns 去說明正反雙方的論據(內容就不要考究了,反正是亂寫的 :p),並列出來就一清二楚了。如果可以,最好將相應的論點放在同一順位,觀眾就更容易直接作出比較。
這個三欄的排版旨在說明一個發展進程,由左至右順時序推演,一目了然。如果有三項類似的東西要比較,例如要比較三種產品的特性,都可以使用這種排版。
以上例子的關鍵都是columns 的內容必須扣緊同一主題。如果是沒有關係的事件,加一張新的投影片不用錢,就請移玉步到下一頁再說吧。
2. 承先啟後
同樣也是將投影片分割為2-3分,不過這次是橫向,主要用途是有層次地說明事情的因果,要訣就是每一行之間須有承先啟後的關係。
這種排版可以應用在很多情況,例如以上就是一個常見的報告格式,交待背景、過程和結果。另一種用法就是經典的Why、What、How 三步曲,同樣可以用這種橫切排版表達。
若然這些框架都不適合你的內容,你確定真的要強逼它們同居在一張投影片上嗎?
3. 反樸歸真
最後一種不用多說,就是Microsoft 的基本格式︰標題加內容。
但正如最簡單的菜式才最能考驗廚師的功架,最簡單的PPT 也是最難駕御的,因為發揮空間太大,初學者往往不知道該放甚麼內容。
其中一種筆者本人十分討厭,但也十分常見的做法是將大量圖片堆疊在投影片上,每次見到我都會很想吐糟︰你是想說甚麼啊?這種做法既不美觀,而且訊息混亂,讓人看不出個頭緒,觀眾是要變身名偵探推測你的主題嗎?所以千萬不要學!
那要怎麼辦呢?這個時候簡單就好了,像以下這一張清晰簡潔,不會讓人眼花繚亂。若果擔心太多空白位置,輕輕的加一張插圖也很不錯。
Microsoft PPT 本身也有不少精美的範本,但大部份都略嫌花巧,筆者本人不是很喜歡,而且看起來也不夠專業,所以還是寧願走簡約風格,少加裝飾,著重內容。
如何選擇格式?
做好排版結構以後,當然不代表PPT 已經完成,內容的表達也是大有學問。文字的闡述固然重要,但當你的投影片包含大量資料,善用不同的工具可以幫助你整理頭緒,也令觀眾留下深刻印象。以下介紹的工具相信大家都不陌生,但是日常工作你有用到多少呢?就讓我們一起溫故知新。
表格
表格是在建議書裏十分常用的格式,可以清晰比較各個選項的優劣,從而解釋你的最終建議。
例如下圖的例子,在衡量不同水果的優劣時,我們可以從味道、顏色和價錢各種特質比較,使用表格就可以井井有條的列舉所有資訊了。
當然,表格裏的內容都是客觀的資訊,記得加上結論,這張投影片的故事才算完整。
圖表
我們從小學開始學習圖表,就是為了養兵千日,用在PPT!不用說都知道,圖表是用來形象化地表達數據的,因為一般人對於圖象的記憶遠超於數字。如果我告訴你 A、B 和C 的比例是35:27:106,你大概要思考一秒才明白吧,然後過5 分鐘就忘清光了。
所以使用圖表的好處就是所有數據一目了然,而且你就算不記得確實數字,都會從圖記得大約的分佈或比例。在絕大部份的演講中,這樣就足夠了。
當然,選擇適當的圖表十分重要,例如說明比例要用pie chart 而不是bar chart;表達相關性 (correlation) 要用scattered plot... 你懂的。
還有比較進階的瀑布圖 (waterfall)、箱線圖 (box-whisker) 、甘特圖 (Gantt chart) 等等,切記要清楚了解每種圖表的性質和用處,才不會令人誤會。
流程圖
流程圖在專案管理或營運部門之中非常實用,主要用作說明步驟,以下分享兩個主要類型。
第一就是傳統的流程圖,是屬於比較仔細的類型,整個流程中的每一個細節或決策都可以詳細列明,而且每個程序之間的順序、關聯等等都可以一目了然,常用於標準流程手冊 (Standard Operating Procedures — SOP)。
值得留意的是每個形狀都有既定的意思,例如圓形是流程的開始或結束、長方形是程序、菱形則是決定等等,不可以隨意亂用。
另一種就是chevron chart,適合用於表示流程的不同階段,比製作傳統流程圖簡單省時,但缺點是不適合描述較精細的程序。
時間線
顧名思義,時間線就是用來標示事件發生的時間和順序,可以用來匯報已完成的事件或未來的計劃;當然也是可混合使用,作為進度報告,回顧已完成的項目,並說明下一步計劃。
以上都說了很多次,筆者個人比較偏好簡樸的設計,所以在製作時間線時都以簡約清晰為主,例如下圖不就很優雅嗎?:)
不過簡單的設計不代表粗疏,畫時間線都要注重細節的。
首先,標記的排序千萬、千萬要按照實際日期的次序。這樣說也許很多餘,但當你多次修改投影片時,很多人會只更改日期而忘了調動標記順序,這是很常見的錯誤,切記要避免。
其次,每個標記之間的距離,最好按比例反映實際的時間差距,例如︰1月1日和1月25日(24天) 的距離應該比1月25日和2月8 (14天)的距離較闊,這樣也能令觀眾感覺到時間的差異。
最後就是日期的格式必須一致,否則有機會產生混亂,例如10月12日,如果你一時用英式日期 (10/12/2020),一時用美式 (12/10/2020),觀眾甚至你自己都會傻傻分不清了。還有就是觀感問題,如果一條時間線上混合不同的日期格式 (如 12 Oct, 12 October, 12/10/2020),即使意思不變,也令人感覺很不工整。
最後我想要說的是...對齊排位!
這樣說也許很強逼症,但排位真的十分重要!不整齊的簡報看起來很礙眼,比較眼尖的觀眾甚至會覺得你不夠專業。你看得出下圖有甚麼問題嗎?
看得出來嗎?答案就是,沒.有.對.位!在紅圈標示的地方你會看到,方格有些位會凸出來了,這在緊貼的方格之間尤其明顯。
當然不是人人都有徒手排列的神力,這個時候PPT 內置的對齊 (align) 功能就大派用場了。首先選取你要排列的物件,然後選擇格式 (Format)>對齊 (align),就可以從選單上揀選你需要的排列。
使用這個功能,你還可以橫向或縱向平均分佈物件之間的距離,既方便又快捷。
製作PPT 的方法五花百門,以上只是一些基本技巧和筆者經驗的分享,但所謂熟能生巧,最重要的還是自己實戰。只要努力嘗試,你也可以發展出自己的個人風格!