Presentation 其實唔難 — PPT 實用格式篇
上回說到做PPT 的一些基本原則，其實就是要先清楚知道你想透過這張投影片說甚麼故事，然後再按照觀眾的需要調整。
筆者發現，很多PPT 新手有兩個常見問題，第一就是即使自己很熟悉演講的內容，卻還是沒法清楚的將前文後理交待，這時候你缺乏的就是說故事的框架；而第二個問題就是胡亂使用格式，將內容強行塞進不合適的框架裏面，破壞了故事的結構。
好的結構是成功的一半
筆者自己不是美術設計出身，做不出美倫美奐的簡報，但話說回來，在追求效率的商業世界，PPT 美術加工倒是次要，但求實用和清晰表達訊息，所以準備了一些實用簡潔的排版給大家參考。
1. 對比
第一個方法是將版面垂直分割成兩至三欄 (column)，這種方法適合用來對比、並排比較或表示進展。
常見的謬誤是將毫無關連的幾件事塞進同一張投影片，這樣的壞處是令你的內容顯得結構鬆散，而且解說也不流暢。
正確做法是不同column 裏的內容必須有一定程度上的關係，例如是同一事件的正反兩面、前後比較或者發展過程等等，以下有兩個例子。
這張投影片用兩個columns 去說明正反雙方的論據（內容就不要考究了，反正是亂寫的 :p），並列出來就一清二楚了。如果可以，最好將相應的論點放在同一順位，觀眾就更容易直接作出比較。
這個三欄的排版旨在說明一個發展進程，由左至右順時序推演，一目了然。如果有三項類似的東西要比較，例如要比較三種產品的特性，都可以使用這種排版。
以上例子的關鍵都是columns 的內容必須扣緊同一主題。如果是沒有關係的事件，加一張新的投影片不用錢，就請移玉步到下一頁再說吧。
2. 承先啟後
同樣也是將投影片分割為2-3分，不過這次是橫向，主要用途是有層次地說明事情的因果，要訣就是每一行之間須有承先啟後的關係。
這種排版可以應用在很多情況，例如以上就是一個常見的報告格式，交待背景、過程和結果。另一種用法就是經典的Why、What、How 三步曲，同樣可以用這種橫切排版表達。
若然這些框架都不適合你的內容，你確定真的要強逼它們同居在一張投影片上嗎？
3. 反樸歸真
最後一種不用多說，就是Microsoft 的基本格式︰標題加內容。
但正如最簡單的菜式才最能考驗廚師的功架，最簡單的PPT 也是最難駕御的，因為發揮空間太大，初學者往往不知道該放甚麼內容。
其中一種筆者本人十分討厭，但也十分常見的做法是將大量圖片堆疊在投影片上，每次見到我都會很想吐糟︰你是想說甚麼啊？這種做法既不美觀，而且訊息混亂，讓人看不出個頭緒，觀眾是要變身名偵探推測你的主題嗎？所以千萬不要學！
那要怎麼辦呢？這個時候簡單就好了，像以下這一張清晰簡潔，不會讓人眼花繚亂。若果擔心太多空白位置，輕輕的加一張插圖也很不錯。
Microsoft PPT 本身也有不少精美的範本，但大部份都略嫌花巧，筆者本人不是很喜歡，而且看起來也不夠專業，所以還是寧願走簡約風格，少加裝飾，著重內容。
如何選擇格式？
做好排版結構以後，當然不代表PPT 已經完成，內容的表達也是大有學問。文字的闡述固然重要，但當你的投影片包含大量資料，善用不同的工具可以幫助你整理頭緒，也令觀眾留下深刻印象。以下介紹的工具相信大家都不陌生，但是日常工作你有用到多少呢？就讓我們一起溫故知新。
表格
表格是在建議書裏十分常用的格式，可以清晰比較各個選項的優劣，從而解釋你的最終建議。
例如下圖的例子，在衡量不同水果的優劣時，我們可以從味道、顏色和價錢各種特質比較，使用表格就可以井井有條的列舉所有資訊了。
當然，表格裏的內容都是客觀的資訊，記得加上結論，這張投影片的故事才算完整。
圖表
我們從小學開始學習圖表，就是為了養兵千日，用在PPT！不用說都知道，圖表是用來形象化地表達數據的，因為一般人對於圖象的記憶遠超於數字。如果我告訴你 A、B 和C 的比例是35:27:106，你大概要思考一秒才明白吧，然後過5 分鐘就忘清光了。
所以使用圖表的好處就是所有數據一目了然，而且你就算不記得確實數字，都會從圖記得大約的分佈或比例。在絕大部份的演講中，這樣就足夠了。
當然，選擇適當的圖表十分重要，例如說明比例要用pie chart 而不是bar chart；表達相關性 (correlation) 要用scattered plot... 你懂的。
還有比較進階的瀑布圖 (waterfall)、箱線圖 (box-whisker) 、甘特圖 (Gantt chart) 等等，切記要清楚了解每種圖表的性質和用處，才不會令人誤會。
流程圖
流程圖在專案管理或營運部門之中非常實用，主要用作說明步驟，以下分享兩個主要類型。
第一就是傳統的流程圖，是屬於比較仔細的類型，整個流程中的每一個細節或決策都可以詳細列明，而且每個程序之間的順序、關聯等等都可以一目了然，常用於標準流程手冊 (Standard Operating Procedures — SOP)。
值得留意的是每個形狀都有既定的意思，例如圓形是流程的開始或結束、長方形是程序、菱形則是決定等等，不可以隨意亂用。
另一種就是chevron chart，適合用於表示流程的不同階段，比製作傳統流程圖簡單省時，但缺點是不適合描述較精細的程序。
時間線
顧名思義，時間線就是用來標示事件發生的時間和順序，可以用來匯報已完成的事件或未來的計劃；當然也是可混合使用，作為進度報告，回顧已完成的項目，並說明下一步計劃。
以上都說了很多次，筆者個人比較偏好簡樸的設計，所以在製作時間線時都以簡約清晰為主，例如下圖不就很優雅嗎？:)
不過簡單的設計不代表粗疏，畫時間線都要注重細節的。
首先，標記的排序千萬、千萬要按照實際日期的次序。這樣說也許很多餘，但當你多次修改投影片時，很多人會只更改日期而忘了調動標記順序，這是很常見的錯誤，切記要避免。
其次，每個標記之間的距離，最好按比例反映實際的時間差距，例如︰1月1日和1月25日(24天) 的距離應該比1月25日和2月8 (14天)的距離較闊，這樣也能令觀眾感覺到時間的差異。
最後就是日期的格式必須一致，否則有機會產生混亂，例如10月12日，如果你一時用英式日期 (10/12/2020)，一時用美式 (12/10/2020)，觀眾甚至你自己都會傻傻分不清了。還有就是觀感問題，如果一條時間線上混合不同的日期格式 (如 12 Oct, 12 October, 12/10/2020)，即使意思不變，也令人感覺很不工整。
最後我想要說的是...對齊排位！
這樣說也許很強逼症，但排位真的十分重要！不整齊的簡報看起來很礙眼，比較眼尖的觀眾甚至會覺得你不夠專業。你看得出下圖有甚麼問題嗎？
看得出來嗎？答案就是，沒．有．對．位！在紅圈標示的地方你會看到，方格有些位會凸出來了，這在緊貼的方格之間尤其明顯。
當然不是人人都有徒手排列的神力，這個時候PPT 內置的對齊 (align) 功能就大派用場了。首先選取你要排列的物件，然後選擇格式 (Format)>對齊 (align)，就可以從選單上揀選你需要的排列。
使用這個功能，你還可以橫向或縱向平均分佈物件之間的距離，既方便又快捷。
製作PPT 的方法五花百門，以上只是一些基本技巧和筆者經驗的分享，但所謂熟能生巧，最重要的還是自己實戰。只要努力嘗試，你也可以發展出自己的個人風格！
