แก้ปัญหา Mailbox เต็มเพราะ Sync Issue Conflict ใน Exchange/Outlook
เวลาเราใช้งาน Microsoft Exchange/Outlook บนหลายๆ อุปกรณ์พร้อมๆ กัน เรามักจะเจอปัญหาว่า Mailbox ของเราจะเต็มเร็วกว่าปกติเพราะมีปัญหา Sync ไม่สมบูรณ์
ซึ่ง Email ที่มีปัญหาจะถูกเก็บไว้ใน Folder Sync Issues/Conflicts ซึ่งปกติจะมองไม่เห็นใน OWA ทำให้เราไม่สามารถแก้ไขเพื่อเอาเนื้อที่ Mailbox กลับมาได้ (หรืออาจจะมีแต่ผมไม่ทราบว่าอยู่ตรงไหน เพราะปกติ ไม่ได้ใช้งานผ่าน OWA ครับ) แต่เราสามารถตรวจสอบได้ว่าเรามีปัญหาเรื่องนี้หรือไม่และสามารถแก้ไขได้ผ่าน Client อย่าง Microsoft Outlook ได้ง่ายๆ คือ
วิธีตรวจสอบว่าเรามีปัญหานี้หรือไม่ โดยผ่าน Microsoft Outlook ดังนี้
ไปที่ File -> Cleanup Tools-> Mailbox Cleanup…->View Mailbox Size
เราจะเห็น List ของ Folder ทั้งหมด และขนาดของ Mailbox ที่ถูกใช้ไปในแต่ละ Folder


เราจะเห็นว่าใน Sync Issues จะถูกใช้งานไป 437KB และ 392KB ซึ่งแปลว่าเราเจอปัญหานี้อยู่ ซึ่งตามภาพถือว่าไม่หนักหนาอะไร เพราะแค่ไม่กี่ร้อย KB เท่านั้นเอง
แต่ถ้าเป็น Mailbox ที่มีการรับ/ส่ง Email มากๆ หรือใช้งานร่วมกับหลาย Client หรืออุปกรณ์ ขนาดไฟล์ใน Sync Issues อาจสูงจนกินเนื้อที่ Mailbox ทั้งหมดได้
วิธีแก้ไขเท่าที่ผมเคยลองทำดู มี 2 ทางคือ
วิธีที่ 1 ใช้คำสั่ง Delete ใน Menu Mailbox Cleanup

วิธีนี้จะลบ File ที่เกิดจาก Sync Issue ไปใส่ใน Deleted Item ของ Sync Issues และจะโดนลบไป ตาม Policy ที่ตั้งไว้อีกต่อหนึ่ง (Deleted Item ของ Sync Issues จะมองไม่เห็นผ่าน Client อย่าง Outlook และใน Menu View Mailbox Size จะมองเห็นแต่ Size ที่ยังถูกใช้เพื่อเก็บ Files อยู่) ซึ่งทำให้พื้นที่ Mailbox จะไม่กลับมาในทันที
เราจึงต้องใช้วิธีที่ 2 ในการแก้ไขต่อไป
วิธีที่ 2 ใช้ Application ชื่อ MFCMAPI (Source จาก Github) เข้าไปลบไฟล์โดยจะต้องมี Outlook Profile ของ Mail box ที่ต้องการจะลบอยู่ในเครื่องก่อน มีวิธีการดังนี้
1. เปิด App ขึ้นมาเข้า Menu Session->logon… แล้วเลือก Profile ของ Mailbox ที่เราต้องการเข้าไปลบไฟล์

2. เราจะเห็นชื่อ Mailbox ในช่อง Display Name เลือก Mailbox ที่เราต้องการ Click ขวา เลือก Open store

3. เราจะเห็น Tree Menu ทางขวา ให้เปิดหา Menu ชื่อ IPM_SUBTREE-> Sync Issues->Conflicts

4. Click ขวา เลือก open contents table จะพบ Email ที่ Conflict (กรณีที่ไม่พบ ลองดูใน Other Table-> deleted content)

5. เลือก Email ที่ต้องการลบ(สามารถ Select All ได้)แล้ว Click ขวา เลือก Delete Message เราจะสามารถเลือกได้ว่าจะลบแบบไหน (เลือก Permanent delete passing DELETE_HARD_DELETE (unrecoverable) ไปเลยก็ได้)

เมื่อใช้งานเสร็จแล้วก็สามารถกดปิด App ไปได้เลย
เมื่อเราไปตรวจสอบ Mailbox Size อีกรอบ จะเห็นว่าได้พื้นที่คืนมาแล้ว