Gefährliche Ignoranz! BYOD, IT Consumerization und Co. in der öffentlichen Verwaltung

Smartphones, Tablets, soziale Medien und demnächst „Wearables“? Technologien, die ursprünglich für den Endkundenmarkt und nicht primär für den betrieblichen Einsatz konzipiert wurden, haben längst die Arbeitswelt erobert. Der Einsatz neuer Arbeitsplatztechnologien durch durch Kommunalverwaltungen, gestaltet sich oft schwierig. Die Verwaltung hat mit allgemeinen, aber durchaus auch mit speziellen Herausforderungen zu kämpfen, wenn sie ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dieser Hinsicht ausstatten möchte. Der Schutz personenbezogener Daten, zum Beispiel der Bürgerdaten, ist ein wichtiges Thema auch im privaten Sektor, jedoch scheinen Entscheidungsträger in der Verwaltung dieses Argument mit einer besonderen Vehemenz vorzubringen, wenn es um IT-Innovationen geht.

Im Rahmen einer Studie der Universitäten Siegen und Münster in Kooperation mit dem Nationalen E-Government Kompetenzzentrum wurde die aktuelle Verbreitung von konsumentenorientierten Technologien in der Verwaltung untersucht. Dazu wurden 400 verschiedenen deutschen Kommunalverwaltungen nach der Nutzung von konsumentenorienten Technologien und den dazu vorherrschenden Richtlinien in der Verwaltung befragt. Je Verwaltung gab es also genau eine(n) Befragte(n). Zusätzlich zur quantitativen Erhebung wurden insgesamt 41 Interviews mit Mitarbeitern deutscher Kommunalverwaltungen geführt.

Die Ergebnisse zeigen, dass viele Verwaltungen nach wie vor nicht auf die weitreichenden Veränderungen reagiert haben. Ein paar Auszüge, aus dem festgestellten Verhalten der Verwaltungsmitarbeiter:

Richtlinien zur dienstlichen Nutzung privater IT (BYOx): In meiner Verwaltung ist die Nutzung privater Geräte / Internetaccounts für berufliche Aufgaben…
  • 72% der Verwaltungsmitarbeiter, die private Geräte für dienstliche Zwecke nutzen, tun dies ohne Erlaubnis (d. h. ohne Regelung oder gegen bestehende Verbote)
  • 46% nutzen private Geräte (z.B. Laptops oder Smartphones) für berufliche Zwecke
  • 28% nutzen dienstlich bereitgestellte Geräte (z.B. Laptops oder Smartphones) für private Zwecke
  • 19% der Verwaltungen verfolgen eine Bring-Your-Own-Device-Strategie und erlauben ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die dienstliche Nutzung privater Geräte.
  • 45% der Verwaltungen haben keine expliziten Regeln für die Nutzung privater Geräte für dienstliche Zwecke.

Nur wenige Verwaltungen setzen also auf konkrete Strategien wie Bring-Your-Own-Device oder COPE (Company-Owned, Personally-Enabled). Eine gefährliche Ignoranz, denn so verzichten Kommunen auf die Realisierung individueller Produktivitätspotenziale am Arbeitsplatz und riskieren zudem den fortschreitenden Verlust der Attraktivität als Arbeitgeber. In der Studie werden konkrete Handlungsempfehlungen für Verwaltungen aufgezeigt, die eine aktiven Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes den Weg ebnen können.


Die vollständige Studie wurde gemeinsam mit Björn Niehaves und Kevin Ortbach erstellt und kann auf den Seiten des Nationalen E-Government Kompetenzzentrums heruntergeladen werden: negz.org/downloads