Lean Office… Como começar?

O sonho de se ter uma “linha de produção” em atividades administrativas ou em prestação de serviços já é antigo. Porém, nem todas organizações conseguem pôr em prática esse objetivo.

Por que será? Vamos entender isso ao longo do artigo…

Lean Office é uma metodologia que permite criar fluxos operacionais dinâmicos e enxutos, similares a uma linha de produção, em atividades administrativas e prestação de serviços. Seu escopo é bastante amplo e complexo, mas o começo poder ser bastante simples. Por isso, não adianta querer começar pelo final.

As organizações têm mudado muito, mas sabemos que em alguns casos, o “feijão com arroz” bem feito, ainda resolve muita coisa… O Lean Office é o feijão com arroz no capricho!

Não adianta ser disruptivo sem saber o básico… isso é como tentar ensinar a uma criança correr, antes mesmo que ela saiba caminhar… ou então, (desconheço o autor): “Está muito difícil conseguir ganhar o meu primeiro milhão, por isso, resolvi partir logo para o segundo”. Ou melhor ainda e mais adequada a este artigo, a frase que é atribuída a Bill Gates em uma de suas palestras: “Jovem! Antes de mudar o mundo, arrume seu quarto”

O começo…

Depois de dezenas de projetos de implantação de Lean Office, me atrevo a afirmar que, a porta de entrada para o mundo lean em um escritório, é sem sombra de dúvidas a filosofia/sistema 5 S’s. Por ora, por mais tentadores que sejam, vamos esquecer do fluxo contínuo, mapa de fluxo de valor (VSM), eventos kaisen, entre outras coisas…

Comece simples! Comece pela implantação do Sistema 5 S’s, até o momento em que a implantação se transforme em cultura… Ou seja, que o sistema deixe de ser sistema, e se torne uma filosofia da organização e de sua equipe.

Aproveito para destacar os 4 principais motivos para se começar pela implantação do sistema 5 S’s:

1. Simplicidade de aplicação, pois não há nada de complexo nos primeiros 3 S’s, basta um pouco de vontade e dedicação;

2. Não requer grande investimento financeiro, basta assistir alguns vídeos, ler alguns livros, pesquisar por cases de sucesso e insucesso, e no máximo, participar de treinamentos e workshops.

3. Serve como base para as grandes transformações, pois todo o processo de evolução de sistema à filosofia, será uma grande quebra de paradigma. Desta iniciativa sairão novas ideias e a equipe será mais receptiva às mudanças.

4. Resultados imediatos, são com certeza um grande atrativo para a implantação do sistema 5 S’s. Porém, o perigo mora é na continuidade do sistema ao longo dos meses, ou mesmo, semanas seguintes.

Como fazer…

A implantação dos 5 S’s se faz através da aplicação dos 5 sensos (daí que vem o nome). Cada um dos sensos tem objetivos específicos e características distintas. Não menospreze a simplicidade e “facilidade” dos 3 primeiros sensos, pois eles serão a base para os 2 últimos sensos.

Como qualquer projeto de melhoria e transformação, é muito importante que toda a equipe envolvida entenda o que está prestes a acontecer. Por isso, nada melhor do que fazer um workshop, ou mesmo uma reunião, de abertura. Trate de engajar a todos, sem exceção!

Vamos para os 5 sensos…

Seiri, senso de utilização — Neste momento começamos nossa jornada, devemos inicialmente separar tudo o que não precisamos, do que precisamos. Uma dica, pense além! Objetos que são pouco utilizados, não devem ser individualizados, mas sim coletivos… e vice-versa. Imagine uma agência bancária onde os atendentes tivessem apenas uma calculadora para dividirem entre si, porém, cada um com seu próprio perfurador de papel guardadinho na gaveta… Há lógica nisso?

Seiton, senso de ordenação — Agora chegou o momento de reorganizar a disposição do ambiente, dispositivos, equipamentos, etc. Ah… Não se esqueça de organizar as pastas e arquivos que você acessa no computador, isso também faz parte desse senso. Tudo o que for realmente necessário (selecionado na etapa passada), deve ser realocado considerando a logística do ambiente e a eliminação de desperdícios de tempo. Não se esqueça, a impressora não deve ficar ao lado do chefe, só porque que ele não gosta de levantar. A impressora deve ficar num ponto de fácil e rápido acesso a todos, ou então, ao lado da pessoa que a utiliza com maior frequência.

Seisou, senso de limpeza — Ótimo! Tiramos tudo o que estava sobrando, repomos o que estava faltando, tiramos a impressora que estava ao lado do chefe, organizamos as gavetas, armários, pastas e arquivos do PC, e mais um monte de coisas. Bora lá limpar tudo! Chegou o momento de deixar tudo um brinco…

Seiketsu, senso de saúde e higiene — Então, chegou um momento complicado, onde a minha liberdade termina, onde começa a do outro. Ou seja, vamos combinar as regras básicas de convivência e qualidade de vida no trabalho, como: falar em voz baixa, horário de café, cronograma de limpeza, etc… Sem essa etapa, os 3 S’s anteriores se perderão rapidamente. Lembre-se que em uma equipe, todos têm direito a dar a sua opinião e voto, considere sempre o consenso do grupo. Dica: Não crie dezenas de regras! Números cabalísticos como 7 e 10 costumam funcionar muito bem.

Shitsuke, senso de autodisciplina — O “S” mais complexo! O “S” dos “S’s”… Essa é aquela etapa que nunca acaba, aquela que separa os animadinhos, dos empenhados a transformar na prática. São poucas as equipes que alcançam o 5º S, mas isso é questão de tempo e prática. Provavelmente você vai implantar e reimplantar o sistema umas 6 ou 7 vezes até que essa etapa realmente comece a dar certo.

Esses são os 5 sensos, eu sei que na teoria até parece fácil, mas lembre-se, nenhuma mudança é fácil… Transformar um ambiente de trabalho usando o Lean Office demanda muito empenho e paciência, mas não desista. Não seja engolido pelo século XXI… Participe dele! Use o Lean Office como a porta de entrada para a transformação de sua organização.

www.kruppconsultoria.com
One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.