[30 天打造 RPA 自動化流程]Power Automate Desktop：Outlook 信件自動化

一、前言

電子郵件在 RPA 流程中通常扮演著最後一道「輸出成果」的角色，Power Automate Desktop 內建的郵件動作為 Outlook，目前尚無直接支援 Gmail 的動作，若有需要使用 Gmail 的話，可能會需要透過網頁瀏覽器的方式進行自動化，或是將 Gmail 信箱新增至 Outlook。

這篇文章中，我會分享如何利用 Power Automate Desktop 的 Outlook 自動化功能，根據特定條件自動寄送回覆給特定條件的郵件。

二、Outlook 自動化情境說明

這個自動化流程的目標是檢索 Outlook 中來自特定寄件者的未讀郵件，並針對其第一封郵件回覆 OK。整個流程的步驟如下：

（需預先寄送測試一封信件給自己）

1. 啟動 Outlook
2. 擷取來自 Outlook 的電子郵件
3. 回覆 Outlook 訊息

參考流程腳本

流程運作影片

三、流程步驟說明

• 啟動 Outlook：
  如同 Excel 或網頁瀏覽器操作的第一步，Outlook 自動化的第一步一樣需要使用「啟動」的這項動作。
• 擷取來自 Outlook 的電子郵件：
  下一步的目標是讓 RPA 讀取 Outlook 內的郵件訊息，因此在左側 Outlook 欄位中找到「擷取來自 Outlook 的電子郵件訊息」，將其拖曳至中間的流程編輯區。
  打開此動作方塊可以看見有不少欄位內容可調整，此次情境使用到的有「帳戶」、「郵件資料夾」、「擷取」、「寄件者包含」、「附件」和調整「標示為已讀取」的這些欄位。
  比較需注意的是「郵件資料夾」欄位目前在 Power Automate Desktop 介面中，並無法直接以下拉的方式做選擇，得回到 Outlook 介面中確認此處要讓 RPA 擷取的資料夾為何。此處採用的是收件匣（若 Outlook 的介面設定為英文，則此處需改為填入英文）。

• 回覆 Outlook 訊息：
  這個動作的目標是讓 RPA 在讀完指定郵件資料夾後，設定回覆哪封信，並且回覆內容或附件為何。
  帳戶的部分填寫使用的 Outlook 帳號名稱。
  本次在「郵件訊息」的欄位中填入 %RetrievedEmails[0]% ，RetrievedEmails 這個變數是前一個擷取郵件訊息動作後儲存該訊息內容的變數，[0] 代表在這些訊息中檢索到第一封符合條件的郵件。
  此處回應動作設定「回覆」；本文則簡單的填上 OK。

四、小結

郵件自動化流程是 RPA 中相對簡單易懂且能快速應用的功能。常見的情境包括自動回覆郵件、自動下載郵件內容或附件等操作。雖然目前 Power Automate Desktop 支援的郵件系統僅限於 Outlook，但這項功能仍非常值得推薦給有相關需求的夥伴們。

透過本文介紹的簡單信件自動化流程，你可以輕鬆上手並體驗自動化的便利。同時，也建議大家探索其他未在本文提及的 Outlook 功能，如處理與儲存郵件。這些功能常用於自動化移動郵件、刪除郵件或添加標示等操作，非常實用。