CASE STUDY

Rýchla rota

ZÁMER

Zámerom štúdie je prezentovať na modelovom príklade spôsob riešenia krízovej a bezprecedentnej situácie u strednej malej firmy o počte 35 zamestnancov. Štúdia je reálny príklad zákazníka, ale firma si nepraje kvôli citlivosti situácie byť verejne prezentovaná. Zameriavame sa na hlavné potreby a ich riešenie v rozsahu 6 až 8 týždňov. Základom je zmena spôsobu práce, prispôsobenie stratégie a manažovaniu nutných zmien vo firemnej kultúre tak, aby sa znížili negatívne dopady na minimum.

SITUÁCIA ZÁKAZNÍKA

Firma stratila zákazky behom niekoľko týždňov a jej aktuálny obrat sa znížil o 80 %. Hlavným dôvodom bolo náhle zastavenie, dokonca aj zrušenie rozpracovaných obchodných prípadov, súčasne úplne zastavenie dopytu po službách, obmedzenie komunikácie so zákazníkmi a celková neistota vývoja trhu. Firma má svojich zamestnancov, dodávateľov a vysoké fixné prevádzkové náklady, ktoré musí mesačne pokrývať bez ohľadu na finančné výsledky.

Keďže je situácia na trhu v súčasnosti nejasná a nie je možné určiť ani termín očakávanej zmeny vývoja, majiteľ sa rozhodol hľadať externú pomoc, aby jeho firma túto situáciu zvládla čo najlepšie.

POTREBY

Firma potrebuje rýchle a účinne stabilizovať svoje príjmy a výdavky, prispôsobiť sa danej situácii a hľadať cesty k riešeniam, učiniť rozhodnutia, nastaviť proces krízového riadenia a veľa ďalších úloh. Taktiež potrebuje zapojiť a ukľudniť svojich zamestnancov, možno aj znížiť dočasne ich stav, aby bola schopná firma naďalej fungovať. To všetko súvisí s prispôsobením firemnej kultúry, tou správnou komunikáciou potrebných zmien vo vnútri firmy a snahou získať čo najefektívnejšie riešenia v rýchlom čase a za použitia sedliackeho rozumu.

VSTUPNÁ ANALÝZA

Zákazník nás cez online formulár požiadal o konzultáciu pri riešení jeho situácie, pretože potreboval externý a komplexný pohľad a nemal s kým túto situáciu riešiť (mimo svojich zamestnancov). Z počiatku očakával skôr podnety pre definovanie ďalšej stratégie a navrhnutie potrebných opatrení. Neskôr sa však rozhodol, že náš tím zapojí do riešenia svojich problémov intenzívnejšie.

Výstupy: Súhrnný dokument obsahujúci základné informácie o kríze a jej dopadoch, zoznam odporúčaných individuálnych stabilizačných opatrení, nastavenie internej komunikácie a manažovanie firemnej kultúry v krízovom režime.

RIEŠENIE

Riešenie je vždy individuálne, vyžaduje si prvotnú vstupnú analýzu, zapojenie manažmentu ako aj zamestnancov. Naše aktivity u zákazníka sme rozdelili do troch oblastí, kde sme spoločne pracovali na riešeniach a návrhoch.

BIZNIS / ĽUDIA / TECHNOLÓGIE

BIZNIS

Situácia bola kritická a vyžadovala rýchle riešenia v oblasti napr. zabezpečenia finančných prostriedkov, riadenia výkonu ľudí, nutné zmeny vyplývajúce zo situácie na trhu (napr. meškanie subdodávok, zníženie dopytu a pod.). Museli sme rýchlo zamerať spoločnú pozornosť na zapojenie našich expertov na financie, právo, strategické riadenie a marketing, kde sme spoločne zadefinovali základy jeho krízovej stratégie.

Náš externý pohľad bol užitočný a inšpirujúci, pretože sme sa nebáli navrhovať opatrenia, ktoré sa zdali manažmentu zo začiatku nepredstaviteľné, alebo ich ani nenapadli. Vznikol tak projektový tím, ktorý mal všetky dôležité role a ktorého sme sa stali súčasťou. Naša úloha bola pomôcť s implementáciou dohodnutej stratégie, jej komunikáciu a zároveň aj efektívne zapojenie zamestnancov do zmien, s ohľadom na ich vlastné názory a emočne vyhrotenú situáciu.

Konkrétne výstupy:

· Finančný plán

· Právna analýza a podpora

· Marketingové a produktové nástroje

· Krízová stratégia a postup krokov

· Biznis plán

ĽUDIA

Ponúkli sme hneď na začiatku zákazníkovi náš komunikačný kanál na riešenie požiadaviek, otázok alebo aj návrhov samotných zamestnancov, ktorí tak získali možnosť a pocit, že sú schopní aj oni ovplyvniť situáciu. Firma má totiž v rámci jej kultúry tých najlepších ľudí u seba, ktorí dokonale poznajú systém práce a môžu prísť so zaujímavými nápadmi. Problémom bol aj ich výkon, ktorý je pod ťažkou paľbou ich vlastných emócií, ako aj emócií ostatných (strach o seba a svoju prácu, zdravie rodiny, psychické problémy a pod.) a nie každý to chce alebo vie otvorene riešiť.

Firma im tak dala oporný bod prostredníctvom našej služby tak, aby sa zamestnanci mohli cítiť bezpečne a zároveň vypočutí. Našou ucelenou spätnou väzbou sa tak dostávali vždy aktuálne informácie o stave ich ľudí na manažment firmy, ktoré sme vedeli následne urgentne riešiť. Prinieslo to otvorenú a dôveryhodnú internú komunikáciu v časoch, kedy to firma potrebuje najviac.

Najťažším krokom bolo nastavenie samotných nových opatrení, udržať výkonnosť a zapojenie zamestnancov do nepopulárnych ale nutných zmien, ktorým nedôverovali alebo ich nechceli. Veľa zamestnancov bolo treba dostať zo stavu pasivity alebo stresu, do fázy aktivity a výkonu. Naša komunikácia prebiehala výlučne online a bolo treba zákazníka taktiež zabezpečiť po technickej stránke, aby to bolo možné.

Konkrétne výstupy:

· Komunikačný kanál pre zamestnancov

· Systematická a procesná podpora HR procesov

· Psychologické poradenstvo

· Tímové a osobné koučingy

· Úprava kľúčových ukazovateľov výkonu ľudí počas krízy

TECHNOLÓGIE

Technologická pripravenosť zákazníka bola slabá. Využíval síce voľne dostupné nástroje pre vzdialenú komunikáciu, avšak nebola nijakým spôsobom kontrolovaná, bola nemanažovaná a chýbala aj technická podpora používateľov. Taktiež sa objavili pochybnosti o bezpečnosti komunikačného riešenia, keďže zrazu sa prostredníctvom internetu zasielali strategické a firemné dokumenty, ako aj finančné údaje o firme. Taktiež bolo nutné pristupovať do firemných databáz a systémov z externého prostredia, čo nebolo dovtedy možné, respektíve úroveň zabezpečenia nebola dostatočná.

Našou úlohou bolo teda navrhnúť ideálny spôsob technického riešenia situácie a pomoc s ich implementáciou do reálnej prevádzky. Taktiež bolo potrebné zaškoliť zamestnancov do používania týchto nástrojov. Niektoré technologické firmy v tejto situácii ponúkli bezplatné používanie ich produktov, čo sme vedeli a pomohli zákazníkovi túto možnosť využiť a ušetriť tak nemalé finančné prostriedky.

Konkrétne výstupy:

· Technologické nástroje pre prácu z domova

· Pomoc s implementáciou týchto nástrojov

· Bezpečnostné pravidlá a ochrana údajov

· Podpora biznisu cez online nástroje a digitalizácia

· Zaškolenie zamestnancov v rámci používania nových technológií

HODNOTY spolupráce s Rýchlou rotou:

  1. Majiteľ spoločnosti ocenil rýchlosť nášho zásahu, schopnosť vybrať najdôležitejšie priority, ako aj pomoc pri nastavení opatrení k stabilizácii
  2. Firma sa teraz riadi spoločne navrhnutou krízovou stratégiou a pravidelne na týždennej báze ju prispôsobuje konkrétnych potrebám a výsledkom, zmenám a novým výzvam trhu
  3. Manažment uskutočnil niekoľko potrebných opatrení na úrovni procesov obchodu a výroby, marketingu, personálnych záležitostí a pripravuje sa aj na využitie pripravovanej podpory štátu v legislatívnej oblasti
  4. Väčšina manažérov a zamestnancov sa aktívne zapojila do procesu zmien, zmenila svoj postoj a postupne sa učia lepšie zvládať stresové situácie ako aj nový stav fungovania
  5. Firma sa plne adaptovala po technologickej a bezpečnej komunikácie na nový systém práce na diaľku
  6. Firma naštartovala zmeny v oblasti svojej online prezencie a digitalizácie

Spoločnosť, ktorá sa venuje témam firemnej kultúry a pomáha firmám rásť v oblatiach ako je biznis, ľudia a technológie.

Spoločnosť, ktorá sa venuje témam firemnej kultúry a pomáha firmám rásť v oblatiach ako je biznis, ľudia a technológie.