CASE STUDY

Rýchla rota

ZÁMER

Zámerom štúdie je prezentovať na modelovom príklade spôsob riešenia krízovej a bezprecedentnej situácie u strednej malej firmy o počte 35 zamestnancov. Štúdia je reálny príklad zákazníka, ale firma si nepraje kvôli citlivosti situácie byť verejne prezentovaná. Zameriavame sa na hlavné potreby a ich riešenie v rozsahu 6 až 8 týždňov. Základom je zmena spôsobu práce, prispôsobenie stratégie a manažovaniu nutných zmien vo firemnej kultúre tak, aby sa znížili negatívne dopady na minimum.

Image for post
Image for post

SITUÁCIA ZÁKAZNÍKA

Firma stratila zákazky behom niekoľko týždňov a jej aktuálny obrat sa znížil o 80 %. Hlavným dôvodom bolo náhle zastavenie, dokonca aj zrušenie rozpracovaných obchodných prípadov, súčasne úplne zastavenie dopytu po službách, obmedzenie komunikácie so zákazníkmi a celková neistota vývoja trhu. Firma má svojich zamestnancov, dodávateľov a vysoké fixné prevádzkové náklady, ktoré musí mesačne pokrývať bez ohľadu na finančné výsledky.

Keďže je situácia na trhu v súčasnosti nejasná a nie je možné určiť ani termín očakávanej zmeny vývoja, majiteľ sa rozhodol hľadať externú pomoc, aby jeho firma túto situáciu zvládla čo najlepšie.

POTREBY

Firma potrebuje rýchle a účinne stabilizovať svoje príjmy a výdavky, prispôsobiť sa danej situácii a hľadať cesty k riešeniam, učiniť rozhodnutia, nastaviť proces krízového riadenia a veľa ďalších úloh. Taktiež potrebuje zapojiť a ukľudniť svojich zamestnancov, možno aj znížiť dočasne ich stav, aby bola schopná firma naďalej fungovať. To všetko súvisí s prispôsobením firemnej kultúry, tou správnou komunikáciou potrebných zmien vo vnútri firmy a snahou získať čo najefektívnejšie riešenia v rýchlom čase a za použitia sedliackeho rozumu.

VSTUPNÁ ANALÝZA

Zákazník nás cez online formulár požiadal o konzultáciu pri riešení jeho situácie, pretože potreboval externý a komplexný pohľad a nemal s kým túto situáciu riešiť (mimo svojich zamestnancov). Z počiatku očakával skôr podnety pre definovanie ďalšej stratégie a navrhnutie potrebných opatrení. Neskôr sa však rozhodol, že náš tím zapojí do riešenia svojich problémov intenzívnejšie.

Výstupy: Súhrnný dokument obsahujúci základné informácie o kríze a jej dopadoch, zoznam odporúčaných individuálnych stabilizačných opatrení, nastavenie internej komunikácie a manažovanie firemnej kultúry v krízovom režime.

RIEŠENIE

Riešenie je vždy individuálne, vyžaduje si prvotnú vstupnú analýzu, zapojenie manažmentu ako aj zamestnancov. Naše aktivity u zákazníka sme rozdelili do troch oblastí, kde sme spoločne pracovali na riešeniach a návrhoch.

BIZNIS / ĽUDIA / TECHNOLÓGIE

Image for post
Image for post

BIZNIS

Situácia bola kritická a vyžadovala rýchle riešenia v oblasti napr. zabezpečenia finančných prostriedkov, riadenia výkonu ľudí, nutné zmeny vyplývajúce zo situácie na trhu (napr. meškanie subdodávok, zníženie dopytu a pod.). Museli sme rýchlo zamerať spoločnú pozornosť na zapojenie našich expertov na financie, právo, strategické riadenie a marketing, kde sme spoločne zadefinovali základy jeho krízovej stratégie.

Náš externý pohľad bol užitočný a inšpirujúci, pretože sme sa nebáli navrhovať opatrenia, ktoré sa zdali manažmentu zo začiatku nepredstaviteľné, alebo ich ani nenapadli. Vznikol tak projektový tím, ktorý mal všetky dôležité role a ktorého sme sa stali súčasťou. Naša úloha bola pomôcť s implementáciou dohodnutej stratégie, jej komunikáciu a zároveň aj efektívne zapojenie zamestnancov do zmien, s ohľadom na ich vlastné názory a emočne vyhrotenú situáciu.

Konkrétne výstupy:

· Finančný plán

· Právna analýza a podpora

· Marketingové a produktové nástroje

· Krízová stratégia a postup krokov

· Biznis plán

Image for post
Image for post

ĽUDIA

Ponúkli sme hneď na začiatku zákazníkovi náš komunikačný kanál na riešenie požiadaviek, otázok alebo aj návrhov samotných zamestnancov, ktorí tak získali možnosť a pocit, že sú schopní aj oni ovplyvniť situáciu. Firma má totiž v rámci jej kultúry tých najlepších ľudí u seba, ktorí dokonale poznajú systém práce a môžu prísť so zaujímavými nápadmi. Problémom bol aj ich výkon, ktorý je pod ťažkou paľbou ich vlastných emócií, ako aj emócií ostatných (strach o seba a svoju prácu, zdravie rodiny, psychické problémy a pod.) a nie každý to chce alebo vie otvorene riešiť.

Firma im tak dala oporný bod prostredníctvom našej služby tak, aby sa zamestnanci mohli cítiť bezpečne a zároveň vypočutí. Našou ucelenou spätnou väzbou sa tak dostávali vždy aktuálne informácie o stave ich ľudí na manažment firmy, ktoré sme vedeli následne urgentne riešiť. Prinieslo to otvorenú a dôveryhodnú internú komunikáciu v časoch, kedy to firma potrebuje najviac.

Najťažším krokom bolo nastavenie samotných nových opatrení, udržať výkonnosť a zapojenie zamestnancov do nepopulárnych ale nutných zmien, ktorým nedôverovali alebo ich nechceli. Veľa zamestnancov bolo treba dostať zo stavu pasivity alebo stresu, do fázy aktivity a výkonu. Naša komunikácia prebiehala výlučne online a bolo treba zákazníka taktiež zabezpečiť po technickej stránke, aby to bolo možné.

Konkrétne výstupy:

· Komunikačný kanál pre zamestnancov

· Systematická a procesná podpora HR procesov

· Psychologické poradenstvo

· Tímové a osobné koučingy

· Úprava kľúčových ukazovateľov výkonu ľudí počas krízy

Image for post
Image for post

TECHNOLÓGIE

Technologická pripravenosť zákazníka bola slabá. Využíval síce voľne dostupné nástroje pre vzdialenú komunikáciu, avšak nebola nijakým spôsobom kontrolovaná, bola nemanažovaná a chýbala aj technická podpora používateľov. Taktiež sa objavili pochybnosti o bezpečnosti komunikačného riešenia, keďže zrazu sa prostredníctvom internetu zasielali strategické a firemné dokumenty, ako aj finančné údaje o firme. Taktiež bolo nutné pristupovať do firemných databáz a systémov z externého prostredia, čo nebolo dovtedy možné, respektíve úroveň zabezpečenia nebola dostatočná.

Našou úlohou bolo teda navrhnúť ideálny spôsob technického riešenia situácie a pomoc s ich implementáciou do reálnej prevádzky. Taktiež bolo potrebné zaškoliť zamestnancov do používania týchto nástrojov. Niektoré technologické firmy v tejto situácii ponúkli bezplatné používanie ich produktov, čo sme vedeli a pomohli zákazníkovi túto možnosť využiť a ušetriť tak nemalé finančné prostriedky.

Konkrétne výstupy:

· Technologické nástroje pre prácu z domova

· Pomoc s implementáciou týchto nástrojov

· Bezpečnostné pravidlá a ochrana údajov

· Podpora biznisu cez online nástroje a digitalizácia

· Zaškolenie zamestnancov v rámci používania nových technológií

Image for post
Image for post

HODNOTY spolupráce s Rýchlou rotou:

  1. Majiteľ spoločnosti ocenil rýchlosť nášho zásahu, schopnosť vybrať najdôležitejšie priority, ako aj pomoc pri nastavení opatrení k stabilizácii
  2. Firma sa teraz riadi spoločne navrhnutou krízovou stratégiou a pravidelne na týždennej báze ju prispôsobuje konkrétnych potrebám a výsledkom, zmenám a novým výzvam trhu
  3. Manažment uskutočnil niekoľko potrebných opatrení na úrovni procesov obchodu a výroby, marketingu, personálnych záležitostí a pripravuje sa aj na využitie pripravovanej podpory štátu v legislatívnej oblasti
  4. Väčšina manažérov a zamestnancov sa aktívne zapojila do procesu zmien, zmenila svoj postoj a postupne sa učia lepšie zvládať stresové situácie ako aj nový stav fungovania
  5. Firma sa plne adaptovala po technologickej a bezpečnej komunikácie na nový systém práce na diaľku
  6. Firma naštartovala zmeny v oblasti svojej online prezencie a digitalizácie

Written by

Spoločnosť, ktorá sa venuje témam firemnej kultúry a pomáha firmám rásť v oblatiach ako je biznis, ľudia a technológie.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store